Administración de almacenes: la fórmula del éxito de Sony para alinear tecnología, gente y procesos

Entregar el producto correcto, en el tiempo indicado, con los requerimientos necesarios, y a la velocidad ideal, es clave para la administración de almacenes efectiva. Pero para que esto ocurra, la gente, la tecnología y los procesos tienen que estar alineados.

Para lograr esta dinámica como clave del éxito en la gestión de almacenes, Alejandro Hernández, Director Senior de Logística de Sony Latinoamérica, compartió sus recomendaciones en el más reciente webinar de THE LOGISTICS WORLD Cómo alinear tecnología, gente y procesos a la gestión de almacenes.

Estos elementos conforman la triada que sostiene la excelencia operativa en la administración de almacenes. Por eso es crítico que las empresas sepan cómo ponerlos en la misma dirección.

Para que los tres pilares funcionen al unísono, el experto logístico resaltó las consideraciones de cada elemento que las empresas deben de tomar en cuenta.

También compartió con los asistentes al webinar, presentado por Infor, dos experiencias que vivió personalmente en sus esfuerzos por alinear estos factores al interior de los almacenes.

Elemento 1: Procesos

Los almacenes fungen como fábricas de pedidos en las que intervienen cinco procesos:

• Entrada del producto.
• Ingreso al inventario (que se conoce como dock to stock).
• Gestión del inventario.
• Procesos de picking.
• Embarque del producto.

Todos deben ir hacia una misma dirección. También se deben de alinear los tiempos y la velocidad con la que ocurre cada uno.

"No es lo mismo preparar un pedido de un mayorista que uno para un minorista o uno de e-commerce para el consumidor final. Los procesos, la gente y las capacidades son diferentes”.

Para facilitar la tarea, el directivo de Logística de Sony compartió el proceso que él personalmente sigue, que es el ciclo de mejora continua de Lean Logistics.

El ciclo comienza internamente con la estabilización de los equipos de trabajo. Los líderes deben de escuchar lo que necesitan sus colaboradores, detectar qué tan alineados están los procesos y, en caso de que no lo estén, qué información requieren para conseguirlo.

Lo siguiente es conectar los flujos con clientes y proveedores para definir si presentan problemas o si todo se da en tiempo y forma. Posteriormente se debe definir y poner en práctica la nueva forma de trabajo para asegurar la consistencia del proceso.

“Es decir, la repetitividad de los métodos de trabajo para que lo que se esté recibiendo de un proveedor y lo que está entregando al cliente sea continuo”, explicó el directivo.

A través de esto se pasa a la siguiente etapa en la que se identifican nuevos pasos, mejoras y áreas de oportunidad que haya que hacer al ciclo del proceso. “Siempre tiene que haber una disciplina de mejora continua en los almacenes para lograr la eficiencia”, señaló.

También lee: Logra la total visibilidad de la cadena de suministro: Fernanda guarro, Execution Leader y ex directora de Supply Chain de 3M, te dice cómo

Elemento 2: Tecnología

Un almacén requiere información de: S&OP (por las siglas en inglés de sales and operations planning), compra de proveedores, comportamiento de entrada y de ventas, y capacidad y recursos de cada micro proceso.

Para todos estos puntos se necesitan diferentes tecnologías para la administración de almacenes. Por mencionar algunas: ERP (por las siglas de enterprise resource planning), big data, modelos de simulación y de predicción, robótica, etc.

Antes de que los líderes logísticos implementen alguna de estas herramientas, Hernández sugirió preguntarse:

• ¿A dónde quiere llegar la empresa y cómo puede ayudar la tecnología?
• ¿Cuál es su necesidad? ¿Busca visibilidad, flexibilidad o rentabilidad?
• De todos los procesos, ¿cuál es el prioritario?
• ¿Qué datos necesita tener?
• ¿Se puede rentar la aplicación?
• ¿Tiene interfaces con los sistemas que ya se tienen? ¿Cuánto cuestan?
• ¿Cuál es el retorno de inversión (ROI por sus siglas en inglés)?
• ¿Un 3PL tiene lo que requiere la empresa?
• ¿Cuánto tiempo durará el proyecto?
• ¿Dónde ya está implementada la solución y cómo es su desempeño?
• ¿Qué referencias dan los clientes de esa tecnología?

Sobre el punto del ROI, advirtió que tiene que llegar en menos de un año. “No hay que ver sólo la reducción de costos, sino cómo se puede ayudar a vender más y a aumentar la participación en el mercado de la compañía”.

El ejecutivo también destacó las tecnologías existentes que son más eficientes y rentables para las empresas:

• Robots de descarga y montacargas sin operador para la entrega de producto.
• Almacén robotizado y conteo con drones para el inventario.
• Robot picking, visión picking y voice picking.
• Entregas con drones, y sistemas de monitoreo y seguridad en tiempo real para los embarques de producto.

No te pierdas: Ejecuta, equivócate y corrige rápido: las recomendaciones de Coppel para la efectiva automatización de almacenes

Elemento 3: Gente

La gente juega un rol crítico en la fórmula del éxito para la administración de almacenes pues son los colaboradores quienes ejecutan los procesos y la tecnología. Por eso, hay que tener una estrategia sólida para manejar el cambio.

“El talento es quien sostiene la cadena de suministro. Si la gente no está convencida, tus procesos van a fallar. La clave es convencer a las personas para que den lo mejor de sí y estén comprometidas”.

Para que las empresas tengan una gestión del cambio exitosa, el directivo de Logística de Sony compartió nueve pasos que personalmente ha aplicado con resultados positivos:

1. Compartir el motivo del cambio y qué ganan la compañía y los empleados.
2. Comunicar a todos los involucrados a dónde va la empresa y cuál es el objetivo de la transformación.
3. Explicar qué se espera de ellos como colaboradores.
4. Tener un plan de implementación claro para que todos sepan cómo se tienen que ir moviendo y hacia qué dirección.
5. Definir los nuevos roles y actividades que realizarán los trabajadores.
6. Darle la responsabilidad a un líder de almacén de confianza.
7. Realizar el entrenamiento en los nuevos métodos y formas de llevar los procesos.
8. Dar retroalimentación continua a los involucrados.
9. Testear y ajustar, es decir, probar de manera permanente pues todos los procesos son susceptibles al cambio.

La resistencia al cambio siempre va a existir. Pero para facilitar el proceso, Hernández puntualizó en la importancia del paso número seis.

“Hay que identificar quiénes son esas personas que podamos tener de nuestro lado y que ayuden a convencer a los demás”, explicó. “La gente escucha a esos líderes de cambio y eso puede marcar la diferencia”.

No te pierdas: Claves para el reclutamiento y la operación de trabajadores de almacenes en la nueva normalidad

Otra estrategia es mantener a la gente motivada. Para ello, el directivo de Sony sugiere complementar los pasos con otro beneficio, por ejemplo:

• Ayudar a que la gente desarrolle un nuevo talento o habilidad.
• Dar un bono variable, un premio o un reconocimiento.
• Hacer competencias internas entre los equipos para ver quién hace mejor el trabajo. A esto se le conoce como gaming.

Las dos caras de la gestión de cambio en la administración de almacenes

Alejandro Hernández también compartió dos casos que él mismo vivió en su trayectoria profesional al ejecutar la alineación de la gente, la tecnología y los procesos hacia la efectiva administración de almacenes.

Caso 1: el negocio es primero

Una empresa para la que trabajaba el ejecutivo adquirió una solución para mejorar la visibilidad de los arribos de producto al almacén.

Los beneficios de la nueva aplicación tecnológica eran tangibles, sin embargo, cierta persona de una de las áreas de implementación se negaba a utilizarla y seguía llevando el proceso en Excel.

“Aunque lo exhortamos a que dejara de usar el Excel y le aseguramos que funcionaba todo perfectamente, no quería entender que ésta era la nueva forma de trabajo”, recordó.

Ante la constante negativa de utilizar la herramienta, el directivo deshabilitó el programa de su computadora. Dos semanas después, la persona renunció.

“Perdimos un talento de muchos años por adoptar una nueva tecnología", reconoció. "Esa siempre es una posibilidad, ningún proceso de cambio puede garantizar que esto no suceda. Pero en el paso de la tecnología, los resultados y la visión de la compañía son primero”.

Caso 2: la sana competencia

El siguiente ejemplo que Hernández compartió fue de cuando decidieron actualizar el WMS (sistema de administración de almacenes, o warehouse management system) en Sony.

Una vez elegida la mejor opción, diseñaron una estrategia de gaming. Se trató de una competencia para medir el desempeño de cada integrante del equipo con respecto a la nueva herramienta, a fin de que mejoraran su productividad.

No te pierdas: KPIs para una operación exitosa en almacenes: los consejos de Grupo Modelo

Desarrollaron un tablero que colocaron a la entrada del almacén, a la vista de todos, que hacía muy evidente quién iba escalando de nivel. Quienes tenían el mejor desempeño, o habían aprendido una nueva habilidad, eran reconocidos y premiados por la empresa.

“Eso hizo que la gente empezara a competir contra los demás de una manera muy sana”, comentó. El resultado del proyecto fue una eficiencia en la gente, en los tiempos y un nuevo diseño de su almacén.

También hubo un incremento en su productividad del 40% y lograron reducir los costos en 38%. Además, aumentó el compromiso del personal y se desarrolló al talento interno. “La gente se quería quedar con nosotros más tiempo y nuestra rotación bajó mucho”.

La fórmula ganadora para la efectiva administración de almacenes

Entonces, ¿cuál es la clave del éxito para que tu empresa tenga una mejor gestión de almacenes? El experto asegura que es una combinación entre la industria 4.0 y una disciplina de mejora continua, sumadas al desarrollo, capacitación y motivación de talentos, y a estrategias de gamificación.

“No son reglas de laboratorio ni recetas de cocina. Es lo que a mí me ha funcionado en mi experiencia de casi tres décadas y que he detectado como la mejor combinación para que los almacenes se conviertan en una máquina de ahorros”, compartió.

Pero también advirtió a los asistentes del webinar que la clave del éxito real radica en cómo los líderes logísticos apliquen las estrategias en sus empresas.

Cada compañía es diferente y las recomendaciones deben de adaptarse a la realidad de sus procesos, su gente, al ambiente de trabajo y a sus presupuestos, para que logren los resultados esperados.

THE LOGISTICS WORLD