19 de Junio de 2024

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Almacenes e inventarios

¿Cómo preparar una hoja de ruta para digitalizar la administración del inventario?

Un proceso automatizado permite ejecutar operaciones de manera confiable
Eutivio Toledo
administración del inventario

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Toda preparación de un proyecto es un desafío en términos de recolección de información, ordenamiento de ideas y experiencias.

También de clasificación y prioridades, asignación de tareas y coordinación de cómo emplear los recursos disponibles.

No es nada distinto cuando en nuestras operaciones logísticas nos encontramos la imperiosa necesidad, de iniciar un proceso de digitalización.

Probablemente ya tenemos lo procesos automatizados, pero acaso ¿no es lo mismo? La respuesta es, no.

Un proceso automatizado permite ejecutar operaciones de manera confiable, con un mínimo grado de error. Y ello se puede llevar adelante sin máquinas, o mejor expuesto, no es indispensable el uso de equipos.

Procesos de automatización

La automatización requiere, primero la sistematización, para luego pasar a la ejecutoria.

Por ende, los equipos son una herramienta muy poderosa, mas no indispensable.

Obviamente el deber ser de todo proceso automatizado es obedecer, a pies juntillas, una secuencia que ha sido previamente estandarizada y estamos plenamente conscientes que la conducta humana, no siempre es tan confiable.

Martin Christopher hace hincapié en el punto anterior, cuando expresa: “La agilidad de una cadena de abastecimiento se sustenta en la respuesta cónsona a los requerimientos. Por ello la automatización, como método de trabajo, permite la sincronización de todos los actores de la cadena”.

Asumiendo que nuestro proceso de administrar el inventario se rige por una acción automatizada, con tareas e instrucciones confiables y estables, entonces podemos iniciar el camino hacia la digitalización del mismo.

En este sentido, la mejor forma de diseñar una hoja de ruta es, primero estableciendo si los indicadores que estamos empleando para dicha gestión son susceptibles de ingresar a un ambiente digital.

Por ejemplo, si se emplea el indicador Análisis de Antigüedad, cómo se están registrando los datos que aportan (Input) al cálculo.

Si se emplea un equipo de registro automático, es de acción manual (Digitado) o es 100% ajeno a la manualidad.

Un ambiente digital implicaría, por tanto, poner en práctica la captura de datos en tiempo real.

Equipo de trabajo para impulsar la automatización

En segundo lugar, se debe convocar al grupo de trabajo, que nos permitirá pasar a la digitalización con certeza de alcance en uso de las capacidades vigentes, con las adecuaciones pertinentes y las inversiones requeridas.

Este equipo de trabajo ha de estar conformado por: tecnología de la información, almacenes – todos – y los socios de interés que interactúan con la administración de la logística del almacenamiento.

Como tercer paso se debe escoger la metodología de ejecución y seguimiento del proyecto.

El uso de Project Management es muy beneficioso, pues se sustenta en los siguientes puntos.

administración del inventario

Lo medular es la ejecución sistemática y constante de los puntos de cumplimiento que se coloquen en el flujo del proyecto.

Es indispensable que cada uno de ellos, se cumple a cabalidad, dentro del flujograma y que cada resultado se someta al análisis profundo – estructurado – con la finalidad de evaluar y tomar la acción correspondiente.

En cada paso a cumplir, se emplearía un modelo tipo Canvas de negocio (Business Model Canvas) ajustado al proceso de administración el inventario.

administración del inventario

Al cierre del proyecto (Ejecución), se emite un reporte de resultados con las nuevas pautas de gestión y control que se puedan derivar de los números recopilados.

Conclusiones

La comprensión de la importancia de poseer una hoja de ruta para digitalizar la administración del inventario permite a la empresa transitar, adecuada y correctamente, hacia la meta de otorgar a dicho proceso la confiabilidad que se requiere del mismo.

Todos los indicadores de la gestión son esenciales para la planeación de la demanda, del abastecimiento y de las operaciones.

Al propio tiempo, no podemos olvidar que el socio de interés, propietario del inventario, es el área de Finanzas y necesita de la mayor confiabilidad del mismo.

A todas luces la digitalización, aglutina la fortaleza de una buena administración con una adecuada ejecución.


Eutivio Toledo

Gerente general de ILETSA y master en administración de las operaciones. Con trayectoria directiva en gestión de operaciones, logística integral, administración del abastecimiento, planificación comercial, diseño y parametrización de sistemas empresariales. Especialista en proyectos logísticos. Articulista en temas de logística, administración de la cadena de abastecimiento, operaciones y tecnología aplicada a procesos logísticos.

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