Eficiencia logística y su impacto en la fuerza de ventas y la asignación de territorios

Más allá de lograr la meta de ventas, los equipos comerciales y de logística, de empresas de consumo masivo, tienen el objetivo común y el gran reto de organizar con eficiencia sus territorios, una tarea que implica la planeación y la optimización de rutas.

• No es un tema menor. Al buscar la eficiencia logística en la empresa y tener la correcta hoja de ruta, podrán cumplir sus objetivos, atender puntualmente a sus clientes actuales y ampliar sus carteras, logrando asumir correctamente los compromisos de entrega.

De ahí la importancia de contar con estrategias y herramientas que les permitan mejorar sus tiempos de visita y su nivel de servicio, explica Marco Jiménez, consultor de QuadMinds.

Esta plataforma software as a service (SaaS) de eficiencia logística tiene presencia en América Latina y España, se enfoca en la mejora de la planificación de recorridos de entrega y organización de los territorios de venta.

3 desafíos de la gestión comercial en ruta y sus consecuencias

El experto en logística enlistó algunos de los puntos débiles que adolecen a la gestión comercial en las compañías de la industria de consumo masivo.

Mala distribución territorial

A esto se suman las visitas inadecuadas de la fuerza de ventas, ya que no existe una frecuencia definida de atención.

Los vendedores suelen ir de negocio en negocio para tomar pedidos. Si uno no levanta orden y esto se repite con varios más, no llegarán a la meta del día en su territorio.

“Quizá el vendedor ‘salve el día’ yendo con un cliente que no esté en la ruta. El problema es que cuando tenga que visitarlo según el calendario, nuevamente no podrá meter un pedido”, explica Jiménez.

Planeación fallida

Otro inconveniente es la forma en que se generan las estrategias comerciales.

Por lo general, las organizaciones revisan anualmente su presupuesto analizando lo que sucedió el año anterior y a qué resultados llegaron con cierto número de vendedores.

De ahí determinan qué nuevos territorios abordarán, así como la red de distribución que tendrán.

Pero si el número de vendedores aumenta o disminuye, hay que redistribuir las rutas y hacer un nuevo plan al menos cada seis meses”.

Así, este proceso debe ser dinámico porque los objetivos y los escenarios cambian, y lo que funcionaba anteriormente puede ya no ser la mejor estrategia en el presente, sobre todo si los resultados no son satisfactorios en un territorio.

Nula tecnología

Es muy común que aún con toda la tecnología existente, las compañías no aprovechen soluciones logísticas para eficientar tareas que se llevan a cabo en calle y que les permitirían dar seguimiento puntual al desempeño.

Esto provoca que se queden sin visibilidad de que lo que pasa en la operación comercial y en la distribución. Es decir, no saben qué efectividad tienen sus vendedores en la calle. Pueden tener 25 personas en ruta, pero ¿qué efectividad tienen? ¿Contra qué lo comparan?”, advierte el consultor de QuadMinds.

Estos desafíos impactan en la toma de decisiones y también los resultados de la fuerza de ventas. Lo ideal, dice el experto, sería ajustarse para cumplir con las metas y optimizar los recursos de forma eficiente.

Algunos clientes han acudido a nosotros cuando ya están desbordados y necesitan reorganizar su red de distribución y optimizar sus rutas comerciales. Esa es la consecuencia de no tener visibilidad del negocio y desconocer el impacto de una mala gestión”.

La eficiencia logística mejora la gestión comercial

Las empresas deben de monitorear lo siguientes indicadores clave para tener una planificación de territorio perfecta:

• Tiempo en ruta o la permanencia de los vendedores en la calle.
• Medios por los que se hacen los trasladados.
• Kilómetros que recorrerán los transportistas en las rutas optimizadas.
• Cuántas ventas se van a recolectar en un día en particular.

Además de lograr una gestión comercial verdaderamente eficiente, el análisis de estos indicadores repercute en los siguientes beneficios:

• Se consigue una redistribución de los territorios geográficos en función de las metas de venta.
• Se reducen los costos logísticos.
• La asignación de camiones en un mismo territorio se hace de forma eficaz.
• Las rutas son sectorizadas y más convenientes para la fuerza de ventas, con una frecuencia definida acorde a la estrategia comercial.

Más allá de la optimización de rutas

Las empresas deben tomar un sector geográfico y decidir de qué manera lo atenderán, de forma ordenada, para privilegiar a los clientes que les compran todos los días. De ese nivel de atención depende que no se vayan a la competencia.

Pero también deben ser capaces de detectar qué tan saturadas están las rutas de sus vendedores a fin de determinar si hay espacios disponibles para atender nuevos compradores o reconquistar a aquellos que se fueron.

Pero los beneficios no son solo para el área comercial. Lograr una alta eficiencia con soluciones como la que brinda esta plataforma permite, además:

• Ahorros de 85% en tiempos de planificación.
• Ahorros de 22% en costos asociados al transporte.
• 6% de mejora en el nivel de servicio.
• Monitoreo de rutas y entregas en tiempo real.
• KPIs de performance de logística y generación de reportes y estadísticas que aumentan la visibilidad del negocio.
• Apoyar la toma de decisiones con relación a los recursos (humanos y de vehículos) que se utilizan.
• Ordenar el territorio para alcanzar los objetivos planteados.
• Mantener un nivel óptimo de ventas, pero con menos recursos.

La tecnología como aliada de la toma de decisiones

La decisión de cómo organizar los territorios siempre recae en un líder comercial, quien se basa en aspectos como la geografía, el número de órdenes y pedidos, y la cantidad de kilos que se manipulan según el producto que se comercialice o el volumen de carga que se mueva.

Sin embargo, en opinión del especialista, el uso de una solución de optimización de rutas como la que ofrece QuadMinds para la toma de decisiones comerciales ayuda a que la planeación sea más certera.

Además, permite automatizar procesos para agilizar la actividad logística y comercial.

Tenemos un producto que ha ido evolucionando. Incluimos la mayor posibilidad de escenarios que se puedan suscitar en la calle para que cuando en efecto suceda algo, el conductor sepa qué hacer”.

La herramienta es muy intuitiva y su implementación toma alrededor de ocho sesiones, dependiendo de la disponibilidad de los usuarios y sus recursos. Respecto al retorno de la inversión y los resultados tangibles, pueden darse entre los cuatro y los seis meses.

*Contenido elaborado en colaboración de QuadMinds.

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