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Con el confinamiento, las empresas que tienen necesidades de enviar grandes volúmenes de paquetes o documentos se enfrentan a nuevos desafíos, especialmente en temas de costos, ya que estos se descontrolan con el envío de paquetes empresariales desde el hogar de los empleados. Los sistemas de gestión de múltiples operadores de clase empresarial son una alternativa que pueden tomar para sortear los retos.
“El entorno de oficina en las empresas más grandes se basa en los centros de correo. Pasar de la oficina corporativa a la oficina en casa no es fácil”, opinó en un artículo Bob Malley, director general de Pierbridge.
El ejecutivo compartió 5 desafíos que se presentan con el envío de paquetes empresariales desde el hogar:
1. Flujo de trabajo descentralizado
Las eficiencias de los centros de correo corporativo son desaprovechados desde que los empleados comenzaron a trabajar desde casa. El tiempo ahorrado gracias al manejo del volumen y la complejidad reducida, así como los errores y duplicaciones en el ambiente del centro de correo, tienden a perderse estando en casa.
Los empleados de las empresas grandes necesitan autenticaciones y permisos adecuados para enviar ciertos tipos de correos o paquetes, es decir, descentralizar el flujo de trabajo. Pero esto puede generar costos extra o confusiones sobre a quién se le asignan los gastos. Las empresas deben seguir y asignar cuidadosamente los gastos a centros de costos en sus informes financieros.
2. Control de los costos
En un entorno normal, los permisos de un empleado residen en el sistema, a través del cual se imprime un código de barras y se lleva con el paquete al centro de correo. El sistema identifica y selecciona una compañía y una tarifa óptimas dentro de un conjunto de políticas, generando y registrando los gastos de envío.
En casa, los empleados no pueden tener acceso a cierta información para realizar este proceso, por lo que el sistema de tarifas óptimas se evapora. Los complejos sistemas tarifarios de las empresas de paquetería pueden confundir a los empleados y provocar pérdidas de dinero al no elegir las mejores tarifas a las que pueden acceder.
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3. Seguridad del trabajador en el envío de paquetes
Si el objetivo de enviar a los trabajadores a casa es el distanciamiento social, exponerlos con frecuencia a filas y transacciones de mostrador es un riesgo innecesario y que requiere mucho tiempo.
Los empleados necesitan un proceso simplificado para pesar, empaquetar, publicar y etiquetar el correo y los paquetes frecuentes, bajo la cuenta de la empresa correspondiente y de acuerdo con las reglas y políticas establecidas, que incluye la recogida o entrega sin contacto.
4. Plan de respaldo más inteligente.
La estrategia de mantener separados el correo y paquetería de la empresa de los envíos personales es acertada. Puede que sea más fácil y económico enviar los artículos personales a través del sistema de la empresa, pero esto pone en riesgo el control sobre los costos y la separación de los gastos necesarios que se asignaron.
5. Decisiones a largo plazo
Una encuesta de Gartner mostró que el 75% de los directores financieros declararon que después de la pandemia dejarían al 5% de sus empleados trabajando en remoto, mientras que uno de cada cuatro contestó que el 20% de su personal laboraría así.
La nueva normalidad llegó para quedarse y plantea la reestructuración de los procesos comerciales, la gestión de una fuerza laboral fragmentada y la evolución de la tecnología. Las decisiones que tomen las empresas deben estar encaminadas a evitar interrupciones en el flujo de trabajo, mantener la productividad y controlar los costos.
Lo ideal sería contar con una plataforma en la nube de gestión de múltiples operadores que le permita a los empleados remotos etiquetar, empaquetar y enviar artículos para su entrega o toma sin contacto.
Dicho sistema debe permitir enviar paquetes pequeños o grandes volúmenes. Además, debe tener una interfaz simplificada para que los empleados puedan usarla sin problema. La plataforma también debe ser flexible para acomodar envíos personales bajo un método de pago separado. Esto ahorra tiempo y elimina la duplicación de esfuerzos, tanto para el empleado como para la empresa.
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