El nuevo rol del almacén: 10 claves para su planeación

De acuerdo con Julio César Armendáriz Azuela —instructor certificado para CSCP por APICS International, expresidente de APICS y con más de 20 años de experiencia en el área de tecnologías de la información— hace 10 años el almacén era un sitio independiente de la compañía, un silo del que nadie hablaba, “un reino independiente que tenía su propio reto independiente, almacenábamos productos por más de un mes y medio, ahora es dinamismo, flexibilidad, rapidez, la presión de decir tengo dos meses de inventario ya no es aceptable. Si tienes 45 días de inventario estás fuera de benchmark”.

Sobre esa base, el especialista señaló que el almacén está jugando un nuevo rol en donde el tiempo en que se almacena la mercancía ha pasado de días, a incluso horas, con un flujo de productos más rápido y en el momento adecuado.

 “Sabemos que tenemos que entregar menores cantidades de mercancía, menos consolidadas en unidades más pequeñas, de manera más rápida y confirmar a qué hora puede pasar el cliente por ella”, refirió Julio César Armendáriz.

Ante ese panorama, Julio César Armendáriz estableció cinco roles del almacén moderno, los cuales deben ser analizados en las empresas y ver de qué forma pueden adoptarlos a sus operaciones para hacerle frente a los desafíos actuales:

1) Mover el almacén de una operación a una planeación. “Muchas de las empresas saben dónde están, lo que están operando, pero no saben cómo hacer para que su almacén esté donde debe estar. La operación nos come, el cierre de mes nos mata, las promociones vienen con todo, por lo que la gente acaba haciendo lo urgente y no lo importante; cuando trabajamos en área de warehouse management el 80% de las veces trabajamos en lo urgente y descuidamos lo importante”, explicó.

En ese sentido, el ejecutivo propuso mover el almacén de una operación diaria a una planeación, pues consideró que lo que viene es una visibilidad clara por omnicanal con una administración adecuada de las mercancías. 

2) De la planeación a la realidad hay un trecho. “Tenemos que estar conscientes que cada movimiento de producto es algo que no deseamos; necesitamos información que nos permita evitar movimiento de producto, darle un ingreso formal al almacén a la cadena de suministro”.

Frente a este desafío, el experto planteó la necesidad de que se analice el comportamiento de materiales de acuerdo con la temporada y a través de herramientas como analytics, como una base que “nos permita entender la operación y el mercado, a dónde vamos a mover producto y qué vamos a hacer con él”, reflexionó.

Advirtió que si no se hace un análisis de los productos, así como de las rotaciones, la estacionalidad y tendencias, se corre el riesgo de que el responsable del área de almacén sea un buen operador diario, y esa no es la idea de un buen proyecto de almacenes. En este análisis de producto, el transporte juega un papel fundamental para no hacer una evaluación a la mitad, detalló.

3) Cambio con impresoras 3D. Una de las tendencias en manejo de materiales son las impresoras 3D y materiales que son autocorregibles para evitar oxido, son menos peligrosos y permiten operar más fácilmente. Ante tipo de novedades las empresas deben estar preparadas.

Los especialistas de logística “debemos estudiar más, existe más caducidad de conocimiento y la necesidad de evolucionar, hay cada vez más información, más procesos, más análisis y cada vez menos movimiento de producto, debemos saber cuándo y cómo llegar al cliente adecuado, eso es la tendencia de hacia dónde nos vamos a mover”, precisó.

4) Eficientar recursos al máximo. “Cada vez existen esquemas adaptados a las necesidades del cliente, productos personalizados, esa configuración final a productos base va a ser un cambio sobre todo en la parte de mercadotecnia. Tenemos que ejecutar en un proceso inteligente, de datos, análisis, información a acción. Entiendo, analizo y después ejecuto, no puedo ejecutar sin antes haber pensado lo que se tiene que hacer”, refirió Armendáriz Azuela.

En esta ejecución inteligente, comentó el experto, se requiere de mayor rentabilidad, manejo de urgencia y de sistemas móviles, para que de esa forma los encargados del almacén puedan hacer cambios y ajustes en el camino.

5) Operaciones integradas. El almacén debe estar integrado en la cadena de suministro, lo cual cada vez más va brindar más visibilidad y más impacto. 

Una parte de esta integración, añadió, es atender el mercado tradicional de retail, conocer cómo funciona y cómo se va a adaptar. Aunado a eso, la venta por internet viene con mayor fuerza, así como el tema de cadenas inversas o logística inversa, en donde las empresas deben tener conocimiento de cómo el cliente va a recibir el producto y cómo lo va regresar.

La base de estos cinco roles, consideró Julio César Armendáriz, es la tecnología, pues dijo que un sistema tecnológico en una compañía bien administrada la potencializa, pero en una compañía que está muy mal administrada, a pesar de que tenga una buena tecnología, no necesariamente va a tener un gran alcance.

“El almacén no puede estar solo, forma parte de la estrategia logística, del desarrollo de talento, la gente debe tener la capacidad de mejorar su talento, necesitamos gente bien entrenada con más capacidades. El reto es cómo conjuntamos la tecnología y el personal. Sin el personal adecuado con capacidades, difícilmente van a tener un almacén bien pensado y manejado”, finalizó.

Para Rodolfo López Cerdán, Consultor independiente y Presidente de ConaLog (Consejo Nacional de Ejecutivos en Logística y Cadena de Suministro), enfrentar los desafíos de la planeación de un buen almacén implica identificar dónde se está compitiendo en el mercado y a partir de ahí hacer un diseño de éste.

¿Qué es el nuevo almacén? ¿Qué necesito para que mi almacén sea el que he soñado? Se preguntó López Cerdán. A lo que respondió: “De entrada debo tener cadenas flexibles, saber qué está pasando con la innovación, qué barreras tengo, necesitamos gente con talento, que sea el personal adecuado para la meta trazada”.

Bajo esa premisa, el Presidente de ConaLog enlistó cinco puntos que están determinando a la cadena flexible:

i. El producto es el que manda. “Si tengo un producto muy bueno la logística me indica que detrás de ese producto tengo una manufactura y una cadena muy buena”. Por lo que, todo el diseño de mi cadena de suministro está al servicio de ese producto que tiene ese mercado y esos canales, especificó el directivo.

ii) Innovación. “Las empresas siempre buscan la forma de hacer lo mismo, pero de otra manera. La que evoluciona y la que rompe todos los esquemas, evolutiva y disruptiva. Apple es innovador, ha ido mejorando paulatinamente y todos los días sorprende con una nueva cosa. Ha tenido una mejora continua, rompió el molde, eso es innovación”, afirmó López Cerdán.

iii) Mano de obra calificada. “Mano de obra calificada somos todos los que dirigimos, los que nos sentamos en un escritorio y pasamos la estafeta al de abajo. Todo viene desde la cabeza de la pirámide de esa parte logística. En este tema de personal calificado tenemos una presión de las empresas para bajar costos, sí hay que bajar costos, pero a costa de qué. La logística es la que mueve todo tu plan comercial, no importa qué tan bueno es tu plan comercial, si los logísticos no están enterados de éste, no se va a llevar a cabo”, indicó.

En ese sentido, el especialista de ConaLog consideró fundamental que el logístico vaya de la mano con el encargado del área comercial, el responsable del área financiera y el de recursos humanos; “no podemos ir separados en la infraestructura de la empresa”, sentenció.

iv) Clientes más demandantes. Hoy los clientes están mejor informados en las opciones de adquirir un nuevo producto; tenemos un mercado mejor informado, por lo que quien manda en el mercado, no es el producto, el gadget, es la experiencia de compra”, manifestó Rodolfo López.

v) La tecnología debe estar vinculada a lo que estoy haciendo. Ante los grandes volúmenes de datos y el manejo de información es viable contar con un buen programa que permita mover los datos y entregar un producto de calidad. 

“Tienes que revisar tus procesos, sin un software de calidad no trabajamos, pero debes conocer las funciones básicas del programa, debes saber de contabilidad, de finanzas, etc., estamos llegando a una etapa en donde los procesos de planeación que tenemos se están comoditizando porque potencialmente hacen lo mismo. Lo que tengo que identificar es qué de esas herramientas le sirven a mi negocio”, aconsejó el ejecutivo.

Finalmente, Rodolfo López Cerdán recomendó a los directivos analizar el tipo de almacén que necesitan, si buscan un cross dock, si requieren comprar un nuevo almacén o bien si su mejor opción es contratar un operador logístico en almacenes.

“Los almacenes no solo son los fierros, son el negocio, tienes que sentar al financiero, al de recursos humanos y juntarlos, debes contar con gente preparada. Cada vez que hagas un movimiento debes pensar en tu recurso que es la gente, saber desde dónde vas a mover la mercancía, dónde está la planta porque a la hora de hacer la planeación interna no tomamos en cuenta nada de eso”, concluyó.