En el contexto de la cadena de suministro actual, el abastecimiento exige no descuidar las facilidades que ofrece contar con un inventario organizado y disponer de la información actualizada. Hoy, las distintas aplicaciones tecnológicas facilitan el control instantáneo del stock, la precisión de los tiempos de respuesta y garantizan una comunicación efectiva.
En la siguiente entrevista, José Luis Pulido, gerente corporativo de Inventarios Sigo, justifica rotundamente las ventajas de una administración eficaz y explica cómo alcanzar la optimización del inventario, que cumple un rol importantísimo respecto a las estrategias de abastecimiento.
Énfasis Logística: ¿Qué lugar ocupa la administración del inventario en la gestión logística?
José Luis Pulido: La administración óptima del inventario es la piedra angular de la gestión logística, pues esta función tal y como la conocemos se deriva de la correcta sincronización de las operaciones de compras, transporte y almacenaje, por lo cual si somos capaces de controlar nuestros niveles de inventario haciendo compras cónsonas con nuestros niveles de consumo, optimizaremos las operaciones de abastecimiento, así como se lograría un refrescamiento importante en el flujo de caja de las finanzas, por otro lado, esto indicaría que la utilización de los transportes estaría plenamente orientada a trasladar artículos que pronto se convertirán en activo circulante (dinero) elevando la productividad de nuestra operación comercial y finalmente nuestros espacios de almacenaje se verán beneficiados en su rentabilidad, ya que el costo de almacenaje disminuiría como consecuencia de una óptima utilización del espacio versus el índice de rotación de los productos almacenados. Por esta razón, podemos determinar que existe una relación intrínseca entre la gestión de inventarios y la gestión logística.
É. Logística: ¿Cuáles son sus particularidades?
J. Pulido: La administración del inventario depende en gran medida del desarrollo de la capacidad de observar en forma objetiva el movimiento o rotación de los productos que están en nuestro universo de inventario, debemos aprender a reconocer los productos que siempre deben estar presente en nuestra existencia y cuales deben tener presencia estacional o cíclica, este “detalle” que se logra con experiencia y con atención hace posible la optimización de la gestión de inventarios.
É. Logística: ¿Qué implica administrar inventarios? Y ¿qué pasos hacen eficaz esa tarea?
J. Pulido: Como digo en mi libro: “Gestión de Inventarios, el secreto de la rentabilidad”, administrar inventarios implica optimizar el flujo de caja, elevar las ganancias y controlar los costos, ahora bien, cómo logramos eso, se sugieren tres actividades básicas:
1) determinar las existencias, saber cuánto debemos tener de cada artículo presente en nuestro inventario;
2) controlar las pérdidas, que son inevitables, bien sea por mal manejo de los productos, deficiencias del almacenaje, etc. Sin embargo, debemos desarrollar esfuerzos en transmitir cultura de control a todos los involucrados en el proceso de inventario, a fin de minimizar el efecto negativo de dichas pérdidas y
3) desarrollar un sistema de información que permita determinar el costo de los productos presentes en el inventario de manera clara y segura, donde se tomen en cuenta todas las variables que afecten el costo de los productos a fin de valorizar correctamente nuestros inventarios.
É. Logística: ¿Qué objetivos deben plantearse para emprender o perfeccionar esta tarea?
J. Pulido: El objetivo fundamental que debemos plantearnos para administrar eficientemente los inventarios es: elevar la rentabilidad, ya que de este modo podremos reinvertir esos recursos en mejoras para todos los niveles de la organización, si se desarrolla esta conciencia en todos los actores que manejan el inventario existen muchísimas probabilidades de lograr el éxito. Veamos el caso de Japón: ellos definieron el “just in time” como política de inventarios, porque se dieron cuenta que mantener existencias por tiempos perentorios era nocivo para sus finanzas, ya que generaban mermas en las ganancias y promovían la ineficiencia, haber desarrollado ese sistema les permite obtener mayores beneficios que pueden ser transmitidos a toda la organización. Ese es un ejemplo interesante de seguir.
É. Logística: El “just in time” es posible gracias a la tecnología ¿Qué otro rol juegan los nuevos sistemas aplicables al abastecimiento?
J. Pulido: Las nuevas tecnologías juegan un rol importante en el abastecimiento, ya que al ser aplicadas en la administración de los inventarios, permiten minimizar los tiempos de reacción y aseguran confianza en los registros contenidos en el inventario, desde la implementación de los códigos de barra hasta la tecnología de RFID se han promovido herramientas que están plenamente orientadas a optimizar los tiempos de respuesta y a garantizar la solidez de la información y este es un rol sumamente importante para el avance de las estrategias de abastecimiento.
É. Logística: ¿Qué sistemas de codificación de productos existen? ¿Qué beneficios conlleva su utilización?
J. Pulido: Existen varios sistemas de codificación de productos, tanto numéricos como alfanuméricos, diseñados según las conveniencias del software utilizado y la información contenida en el mismo código, sin embargo el sistema de codificación mas recomendado hasta ahora sigue siendo el código de barra, ya que este sistema permite codificar la mayor cantidad de productos posible y además permite almacenar en el sistema informático, muchísima información relativa al producto, incluso la tecnología de RFID prefiere este tipo de sistema de codificación por lo versátil que resulta en la colocación de la información contenida en el código.
É. Logística: ¿Qué costos se involucran directa e indirectamente con la gestión de inventarios?
J. Pulido: El ciclo de los costos puede dividirse en tres partes: almacenamiento de materiales, proceso productivo, y almacenamiento de productos terminados. En cada una de estas fases la contabilidad de costos, emplea tres cuentas de inventarios:
• Inventario de materiales y suministros.
• Inventario de productos en proceso.
• Inventario de productos terminados.
Además, utiliza cuentas transitorias (costos indirectos de fabricación y nómina) para registrar y acumular aquellos insumos que no son susceptibles de ser almacenados, como la mano de obra y los costos indirectos.
Los materiales, la mano de obra y los costos indirectos van a conformar el valor de los inventarios, tratamiento diferente al otorgado a los costos del período (costos incurridos fuera del área de manufactura) los cuales son registrados como gastos operativos en el momento en que se incurren. Los costos inventariables una vez registrados como costos de los productos terminados se convierten en gastos o costos del período, cuando éstos últimos son vendidos.
É. Logística: ¿Existen modelos, o puede dar algún consejo/recomendación?
J. Pulido: Si existen distintos modelos para valorizar y/o costear los inventarios, pero a partir del año 2006 se establecieron a través de las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera) y las NIC (Normas Internacionales de Contabilidad) dos métodos únicos para valorizar los inventarios siendo estos:
1) método PEPS (primero que entra primero que sale) y
2) método del valor razonable, el cual sugiere valorizar el inventario según su valor actual en el mercado, para el caso de activos para ventas y enajenación el primer método es el más recomendado, pero para el caso de activos fijos o bienes inmuebles el segundo método es el más aceptado.
É. Logística: ¿En el contexto mundial de recesión, qué puntos se deben tener en cuenta antes de realizar compras y ventas?
J. Pulido: No creo que existan dos recetas, una para vacas gordas y otra para vacas flacas o recesión, si mantenemos políticas uniformes de administración de inventarios, estas nos permitirán disfrutar de altos beneficios en épocas de altos niveles de consumo, de igual modo cuando aparezca la recesión en nuestro escenario económico, estas políticas eficientes de administración de inventarios nos protegerán de tal modo que la crisis no nos afectará en gran medida. Por lo cual prefiero concluir que los inventarios deben manejarse según lo exija el mercado y evitar la “tentación” de comprar mucho cuando está barato o comprar poco cuando está caro, hay que comprar lo que el mercado proyecta vender y no especular en forma subjetiva, sino proyectar en forma objetiva. Estoy seguro que la gente de finanzas de su empresa se lo agradecerá y su mercado estará satisfecho, por cierto, ¿esa no es la razón de ser de la empresa?
É. Logística: De todas formas, la administración eficiente sería una “gran receta” ¿Qué ventajas otorga lograr un buen gerenciamiento del inventario?
J. Pulido: En las economías latinoamericanas, donde existe hiperinflación desde hace más de medio siglo, no es fácil administrar eficientemente los inventarios, por lo menos no como en el caso de los países asiáticos y europeos (los EEUU es un caso muy especial, donde los niveles de consumo en muchos casos sobrepasan los niveles de producción y la inflación es prácticamente nula), en estos países (asiáticos y europeos) no sólo se cuenta con una cultura y una conciencia milenaria en control de recursos y administración eficiente de inventarios, sino que además sus economías por ser tan estables, permiten desarrollar metodologías muy efectivas en cuanto a la rotación de los productos y la relación con los procesos de compras y almacenaje, además de contar con sistemas de abastecimiento sólidos y confiables.
É. Logística: ¿Y qué sucede en América Latina?
J. Pulido: En Latinoamérica, un comprador te dice “debo sobrestockearme, porque si no compro ese lote completo, no me garantizan abastecimiento futuro”. En este contexto parecería que todo lo que se ha dicho en función de controlar las existencias es una verdadera falacia, el punto es que no todos los productos sufren de ese “mal”, ni todos los productos son de alto consumo y sería permitido arriesgarse al sobrestock, por eso dije al principio que la particularidad fundamental de la administración de inventarios, es el desarrollo de la capacidad de observación objetiva que podamos desplegar en función de reconocer a cuáles productos se les puede permitir un sobrestock, cuáles debo dejar de comprar a corto plazo y cuáles son estacionales o cíclicos, de manera que se puedan conjugar todas estas variables en una eficiente gestión de inventario. No es fácil, pero es un reto interesante disfrutar de las ventajas que nos ofrece una administración eficiente del inventario.
