Sistema de gestión de almacenes: siete recomendaciones para una elección óptima  y apegada a sus necesidades

El sistema de gestión de almacén (WMS, por sus siglas en inglés) es una herramienta con un sinfín de funciones, su selección puede ser un auténtico desafío para cualquier profesional del sector.

La evaluación de soluciones tecnológicas para las cadenas de suministro es una tarea muy ardua al existir cierta presión para incorporar herramientas digitales, esto puede llevar a tomar una decisión precipitada que no sean las adecuadas.

Gabriel González, gerente de desarrollo de negocios Miebach Consulting Colombia, sobre lo anterior expone que en el caso específico de la herramienta sistema de gestión de almacén requiere una implementación pautada de acuerdo a una planificación.

El especialista de la consultora internacional de la cadena de suministro, agregó que para seleccionar un WMS lo primero que debe considerarse son las particularidades de la empresa.

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¿Cómo seleccionar un sistema de gestión de almacén más adecuado?

La elección de un sistema de gestión de almacén debe considerar la necesidad operativa presente y fuera del centro de distribución.

González presentó siete recomendaciones prácticas para el proceso de selección de un WMS.

1.- Definir y dimensionar las necesidades logísticas actuales y futuras

El primer paso es establecer cuáles son las necesidades logísticas actuales y futuras de operación.

Para realizar este paso debe existir una metodología que describa los requerimientos que sean claros tanto para la empresa como los proveedores.

Lo anterior, sentará las bases para definir el alcance del proyecto y establecer cuáles son las funciones prioritarias a cubrir por el sistema.

La compañía debe exponer claramente cuál es la necesidad específica de la operación para garantizar que el proceso de licitación arranque con objetivos perfectamente definidos.

2.- Decidir a priori qué tipo de WMS necesita

Al inicio del proceso, la compañía ya debe tener decidido si escogerá un sistema de gestión de almacén básico o una opción robusta de mayor complejidad.

También es importante tener en cuenta que la selección debería depender de la complejidad logística de la operación y no del presupuesto asignado para el desarrollo del proyecto de implementación.

Deberá realizar un proceso de licitación limpio, donde no se mezclen soluciones complejas con básicas, ya que, normalmente no son comparables entre sí en términos de alcance funcional, precios y solidez de las empresas.

3.- Elegir la plataforma tecnológica y el modelo de licenciamiento

Actualmente las soluciones tecnológicas del mercado ofrecen diferentes modelos de licenciamiento que son soportadas por diferentes plataformas digitales.

Por lo anterior, el proceso de licitación deberá ser con al menos tres o cuatro proveedores, cada cual proporcionando alternativas, esto podría representar un retraso para tomar la decisión.

Se recomienda simplificar el proceso y decidir previamente cuál es el modelo de licenciamiento preferido por la empresa con el apoyo del área de tecnologías de información.

La implementación del sistema de gestión de almacén también permite revisar repensar de forma estratégica la estructura de sistemas con las que está operando la empresa.

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4.- Asegurar la transparencia bidireccional entre empresa y proveedores

Es de gran valor iniciar y gestionar un proceso de licitación abierto y transparente entre la empresa y los diferentes proveedores invitados a participar.

La empresa deberá presentar un documento claro de la operación que se desea solucionar con el sistema de gestión de almacén. Esta documentación deberá ser generada desde una visión funcional operativa respaldada por todas las áreas.

Se debe remarcar que aunque el proyecto de implementación se basa en una solución tecnológica, el área operativa debe empoderarse completamente del mismo.

Los proveedores deberán mostrar la funcionalidad de su solución basándose en las necesidades reales de la empresa expuestas en el documento.

5.- Solicitar presentaciones funcionales personalizadas de los WMS en vivo

Los proveedores deben realizar demostraciones para mostrar las capacidades funcionales de su sistema de gestión de almacén centrándose en las necesidades específicas del cliente.

Lo anterior permitirá que los evaluadores puedan comprobar de manera práctica y concreta el nivel de comprensión de sus requerimientos por parte del proveedor.

Dichas sesiones permitirán un análisis detallado de cada solución presentada y una discusión abierta sobre las mismas.

• Deben considerarse los siguientes aspectos durante las evaluaciones:
• Solicitar presentaciones funcionales personalizadas de los WMS en vivo.
• Experiencia y nivel de conocimientos de la industria y casos específicos del sector.
• Nivel de conocimiento de los profesionales que conforman el equipo implementador.
• Capacidad demostrada del sistema de gestión de almacén para abordar y gestionar los escenarios operativos de la bodega.

6.- Asegurar la profesionalidad del equipo implementador del WMS

Durante los procesos de licitación se presentan dos empresas:  la representante o propietaria de la aplicación y la responsable de su implementación.

La primera llevará todo lo relacionado con las licencias del software y los temas relativos a costos, límites de uso, mantenimiento y soporte.

La segunda se encargará de proveer los servicios profesionales de gerencia, consultoría y técnicos para la implementación de la herramienta.

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El éxito de la implementación de un sistema de gestión de almacén depende directamente del segundo equipo ya que serán los responsables de diseñar la solución.

Dicho personal determinará cómo gestionar el WMS en cada uno de los flujos de la bodega, funciones a configurar, interfaces, permisos, etc.

Por todo lo anterior, se recomienda que la evaluación de la empresa responsable de la implementación tenga mayor peso.

7.- Comparar las propuestas económicas

En este punto, el proceso de licitación deberá contar con una opción A desde el punto de vista de la capacidad funcional de la solución como de la capacidad demostrada por parte del socio implementador.

La comparación de las propuestas económicas debe realizarse en base a las mismas definiciones funcionales y, en

Se recomienda realizar un caso de negocio completo que apoye la elección de los proveedores.

Para alcanzar el éxito en la implementación del sistema de gestión de almacén es clave definir y exponer la necesidad operativa del centro de distribución.

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