Guía para tener una tercerización exitosa con un proveedor logístico

Tercerizar la operación ya es un commodity y una forma de trabajo para muchas empresas, al grado que se requiere hacer una planeación para que la alternativa de un proveedor logístico sea exitosa.

Entregarle a un tercero parte de tus operaciones puede ser una buena estrategia para mantener tu operación rentable cuando:

• Necesitas cubrir picos de demanda temporales.
• Quieres desarrollar tu e-commerce.
• Careces del espacio para ejecutar varios proyectos.
• Debes reducir tus gastos, ahorrar o amortizar ciertos servicios.
• Tienes un desabasto.
• Deseas cubrir la responsabilidad de la carga patronal.
• Estás viendo a futuro como parte de tu mejora continua.

Mirta Bonilla, especialista en cadena de suministro, distribución, 3PL y mejora continua, compartió en un webinar para APICS México, cuáles son los puntos que se deben cuidar para tener tercerización exitosa.

¿Qué tipo de proveedor logístico necesita tu cadena de suministro?

Si tu empresa requiere tercerizar sus operaciones, considera que actualmente hay cinco tipos de proveedores logísticos según su nivel de integración de la cadena de suministro, es decir, cuántas actividades o servicios va a cubrir y, llos servicios que ofrece a la operación.

Si estás creciendo, no cuentas con flotilla propia y quieres tener una distribución controlada, un proveedor de transporte puede ser una alternativa.

En caso de requerir también la parte de almacenamiento, un operador logístico te puede aportar los beneficios de estar en un parque industrial, con los sistemas de seguridad, controles de ingreso y prorrateo de gastos.

El escenario más común, señala la especialista, es la opción de los third party logistics o 3PL, abarcando transporte, almacenamiento y organización de operaciones.

A pesar de esto, "la realidad es que el 4PL o el 5PL es lo que actualmente está tomando mayor impulso porque el proveedor logístico ahora es un experto no sólo en un nicho de mercado, sino en varios. Eso implica que puede tomar lo mejor de las varias prácticas para ofrecerlo a sus diferentes clientes”.

Para determinar qué nivel de proveedor logístico necesitas, hazte las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el nivel de madurez de tu empresa?
• Internamente, ¿qué puedes realizar porque eres un experto?
• ¿Cuáles actividades necesitas delegar a un tercero para mejorar tu operación?
• ¿Qué resultados esperas obtener de esta alianza?

Inspírate con: Logística tercerizada: ventajas que te impulsarán a usarla

Recomendaciones para elegir a un proveedor logístico

Firma convenios

Si vas a pedirle la cotización de un servicio a un tercero, la información podría estar enfocada en las tarifas de sus servicios base o estándar.

Para recibir mayores datos, Bonilla recomienda firmar convenios de confidencialidad para que los proveedores logísticos puedan tener la confianza de ofrecerte verdaderos trajes a la medida que cubran todas tus necesidades.

Involucra a tu equipo

No tomes la decisión solo. El equipo de evaluación de un proveedor logístico debe incluir a las áreas Comercial, de Operaciones, de Finanzas, de Calidad y/o Mejora, y PMO (por las siglas en inglés de product manager office, u oficina de administración de proyectos).

Cada una analizará distintos aspectos de las opciones disponibles, desde la negociación, el alcance, la inversión y su retorno hasta la gestión de recursos, las certificaciones necesarias, la relación de gastos y el reporte de los avances.

Evita riesgos

Si no le das un seguimiento a las tareas, si asumes que la gente conoce lo que tiene que hacer, documentas a medias, o no identificas los riesgos, lo más seguro es que el proyecto de tercerización arranque pero con deficiencias que después deberás corregir.

La especialista advierte: “estas cosas son prioritarias porque pueden cortar tu operación a futuro. Más vale tener más personas que revisen los requerimientos y hagan observaciones desde un inicio a después tener un problema porque no se esté cubriendo”.

También lee: Consideraciones para tener una mejor relación con tus proveedores

Revisa los términos del contrato

Define muy bien cuáles son los alcances de cada una de las partes, qué KPIs se van a medir y cada cuándo, qué pasará si hay alguna queja o si se requieren auditorías.

De presentarse algún incumplimiento, salida o movimiento de inventario, hay que estipular las cláusulas necesarias desde el inicio de la relación de negocios.

“Hay que ser muy específicos en los requerimientos. Tú como cliente eres el dueño de la mercancía, pero el proveedor será el responsable o custodio del inventario y la administración de procesos”.

Define qué tipo soporte quieres

Un proveedor logístico podría darte un BPM (acrónimo de business process management), o bien, un sistema de gestión de calidad.

El primero aporta procesos identificados, documenta controles e indicadores para lograr la estandarización e implica la revisión periódica de resultados operativos, de soporte y financieros. También identifica mejoras.

El segundo, además, realiza auditorías y análisis de riesgo y te da visibilidad de tu proceso de producción.

Ya sea que necesites uno u otro, debes dejarlo claro desde el inicio para que se cumplan tus expectativas en tiempo y forma, y el proveedor se asegure de tener lo que necesita para entregártelo.

Considera las certificaciones

Ciertos procesos estratégicos necesitan cumplir ciertas certificaciones, como la ISO 9001:2015, y si los vas a tercerizar, debes verificar que el proveedor cuente con estas normativas.

Debes ser muy claro en este punto y comunicarlo para evitar confusiones. Sobre todo si esto se vuelve crítico en tu operación, pues un incumplimiento podría llevar al rechazo de tu producto, su devolución o a que seas acreedor de multas.

La especialista advierte que aunque un proveedor no esté certificado, puede demostrarte que está bajo el requerimiento y que trabaja todo el "esqueleto" de los diferentes puntos que piden las normatividades internacionales.

Busca la automatización

En caso de que tu operación todavía está en papel o en un Excel, busca la automatización de tus procesos para reducir tiempos, disminuir los errores, tener información en vivo y ser más eficientes operativamente.

Define hasta dónde quieres automatizar y qué alcances quieres del sistema. ¿Quieres que tenga un escaner? ¿Que esté monitoreando? ¿Que sea por voz?

No te pierdas: Por qué invertir en una adecuada automatización de almacén

Esto no sólo para la parte de almacenamiento. También para la distribución debes definir si quieres que sea un TMS, si necesitas un rastreo a lo largo del trayecto, si necesitas que se monitoree la temperatura, etc.

“Si ya estás pidiendo a un experto que lleve tu operación, automatiza”, enfatiza la especialista en cadena de suministro.

Un proveedor logístico tiene que ser tu socio de negocios. Si no cuestas con mucha experiencia, busca un 3PL que cubra los requerimientos que necesitas, que aporte las mejores prácticas y que sea tan completo como lo necesitas para mejorar tu operación.