El verdadero motor de la Fórmula 1: lecciones logísticas que dejó la pandemia

La pandemia dejó -y aún sigue brindando- aprendizajes en todos los sentidos y diversas áreas, incluyendo los eventos deportivos. Tras lo ocurrido en escenarios como el deporte automotor podemos afirmar que las lecciones logísticas se convirtieron en el verdadero motor de la Fórmula 1 (F1).

Pasión, adrenalina y peligro son algunas de las emociones que los fanáticos sienten al ver el arranque de cada carrera. Año con año, no sólo son los pilotos los que se preparan y entrenan para este deporte automovilístico, sino también todo el equipo de planeación y logística detrás de ellos.

Sin logística, no hay Fórmula 1

La Fórmula 1, también conocida como “El Gran Circo”, se caracteriza por ser un evento de múltiples carreras que se llevan a cabo en diferentes ciudades alrededor del mundo durante nueve meses del año.

Durante ciertos fines de semana, los 20 pilotos de los 10 diferentes equipos compiten en velocidad para obtener un lugar en el podio. Fuera de la dinámica de la competencia, la Fórmula 1 no podría suceder sin su principal proveedor logístico DHL.

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Por más de 40 años, la marca se ha encargado de transportar de un lugar a otro todo el equipo necesario para poder hacer realidad cada carrera; desde el auto hasta los suministros de catering de cada equipo.

Orquestar todos estos movimientos puede parecer una tarea fácil cuando se tiene un conocimiento claro de dónde y cuándo ocurrirá cada carrera, pero en 2020, este escenario cambió completamente.

Logística de la Fórmula 1 en tiempos de Covid: enfrentando las restricciones

En condiciones normales, la planeación de la temporada de F1 comienza con más de un año de anticipación y la ejecución del plan comienza en marzo en Melbourne, Australia.

Sin embargo, los esfuerzos globales para evitar que el Covid-19 se esparciera comenzaron justamente en marzo de 2020 y a partir de ellos se canceló la primera carrera de la temporada.

Con el plan original en marcha, los múltiples retos impulsaron a los organizadores y equipo involucrado en hacer realidad la competencia a pensar fuera de la caja.

Nuevas restricciones como distanciamiento social, protocolos de higiene, cambios de pistas y disponibilidad de modos de transporte fueron algunos de los factores que incentivaron la innovación y creatividad del equipo de planeación resultando en las siguientes modificaciones:

1. Posición de arranque

Se separó el equipo necesario para cada carrera en dos tipos; crítico y no crítico.

El equipo crítico se refiere a los elementos altamente necesarios para que la carrera ocurra. Por ejemplo: el material utilizado en pits, el auto segmentado en piezas, computadoras y servidores.

Por otro lado, el equipo no crítico se refiere a los elementos que en realidad no son indispensables, como la mercancía para los fans.

Logística de DHL para la división de los equipos

Originalmente, al dividir el equipo en estas categorías se podía elegir diferentes tipos de transporte: marítimo para el equipo no crítico y aéreo para el equipo crítico.

Preparando cinco sets de equipo no crítico, se asignaba a cada uno a una serie de destinos predeterminados con cierta secuencia para lograr llegar en tiempo y forma a cada carrera programada en el calendario. En 2020, debido a los cambios imprevistos del cronograma, la estrategia no resultaba óptima.

¿Cómo saber desde qué punto empezar tu ruta sin estar seguro de hacia dónde vas? Posicionándote en puntos céntricos a grupos de ubicaciones potenciales.

Por ese motivo se reestructuró la red de distribución de tal forma que pudiera responder al cambio en las ubicaciones de las carreras en el menor tiempo posible; se privilegió la cercanía al cliente final.

Reduciendo el número de sets de equipo no crítico a cuatro y localizando los puntos para almacenar el material minimizando las distancias, se implementó una estrategia que permitía el reparto necesario a cualquiera de las posibles ubicaciones de las carreras de F1 en un periodo de tiempo menor o igual a 10 días.

2. Viajando ligero

Las medidas de prevención de contagio de Covid-19 no sólo afectaron el calendario de programación de las carreras, sino también la dinámica de trabajo de los organizadores de la Fórmula 1.

Priorizando la seguridad y salud de los empleados de la F1, en 2020 se buscaron nuevas alternativas para lograr realizar las carreras, como la implementación de trabajo remoto.

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Se identificó que parte del equipo de comunicación para la transmisión en vivo del evento podría trabajar desde casa, por lo que se redujo el personal presencial un 36%.

La disminución del personal presente en las carreras tuvo beneficios adicionales, entre ellos la reducción en la cantidad de carga para transportar de carrera a carrera.

Durante la temporada de F1 en 2019, se transportaron mil 160 toneladas de carga, mientras que durante 2020 se transportaron 800 toneladas.

3. Libre movimiento

En años anteriores, la Fórmula 1 diferenciaba sus carreras en dos tipos; las carreras dentro de Europa y las carreras fuera de ella, conocidas como “Fly Away Races”.

Las carreras Fly Away se caracterizan por su complejidad al momento de la planeación de movimientos de equipo debido a las largas distancias que se tienen que recorrer.

La pandemia generó múltiples restricciones de viaje que forzaron al universo de carreras Fly Away a reducirse y a los organizadores de F1 a añadir nuevas pistas al calendario.

Si bien esta situación afectó al cronograma de la temporada, también brindó una oportunidad para reducir las distancias recorridas y optar por diferentes modos de transporte.

Durante 2020, el uso de transportación terrestre fue mayor que el marítimo y aéreo, debido a la cercanía de las pistas y la repetición de ubicaciones durante varios fines de semana.

Logística de la Fórmula 1: Oportunidades en medio de una crisis global

Mediante cambio de estructuras y toma de decisiones acertadas se logró revolucionar la logística de la Fórmula 1 durante 2020. Dichos cambios no sólo resultaron en el cumplimiento de objetivos, sino que también abrieron nueva perspectivas y beneficios a largo plazo.

Los aprendizajes de la pasada temporada se resumen de la siguiente manera:

• Al ubicar puntos centrales para satisfacer las ubicaciones potenciales de carreras en una ventana de 10 días, se incrementó la flexibilidad de respuesta al cambio y se disminuyeron los costos de almacenamiento y transportación de inventario de equipo no crítico, resultando también en un incremento en el nivel de servicio.
• El poder contar con personal trabajando de manera remota fue uno de los factores que permitió reducir la cantidad de inventario necesario para transportar a cada carrera.
• La disminución de carga tuvo alto impacto en el costo total de transportación, así como en los tiempos de montaje y desmontaje por carrera.
• La reducción de distancias debido a la eliminación de ciertas pistas de carreras Fly Away trajo consigo la oportunidad de optar por medios de transporte terrestres y la capacidad de reducir la huella de carbono generada por la transportación de carga.

La transformación de la logística de la Fórmula 1

En conclusión, las restricciones consideradas a partir de la pandemia en 2020 incentivaron la identificación de factores y cambios que lograron convertir la logística de la Fórmula 1 en una red más eficiente en costo, tiempo y en cierto grado también en cuestiones de impacto ambiental.

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En 2021, la apuesta es continuar en cambio y mejora continua de la planeación de las temporadas de Fórmula 1, sin perder de vista los aprendizajes del 2020.

**Imágenes cortesía de DHL y Fórmula 1

**Coautora: Andrea Rivas Herrera, Manager de Avec Brand Strategy.

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