Trazabilidad: ¿cómo prepararse para el futuro?

Día con día la tecnología evoluciona en función de las necesidades de los usuarios y, como resultado, se crean mejoras en los procesos, mayor intercambio de información, incremento del control de datos y, por ende, una cantidad casi infinita de información que administrar.

En ese sentido, los profesionales de la logística debemos estar preparados para hacer frente al futuro, pues parece que actualmente tener el control de la información y los datos es complicado; si imaginamos el futuro, se requerirá un mayor control y seguimiento.

Lo que debemos resaltar es que actualmente se están generando los cimientos del futuro, ese proceso se está logrando mediante el uso de las tecnologías de la información, la definición de los datos mínimos necesarios para compartir entre las partes interesadas y la metodología de envío y recepción de información.

Y aquí surge la pregunta: ¿cómo lograr el control a través de la cadena de suministro, si cada actor tiene que compartir datos específicos? Esto resulta sencillo cuando consideramos que es posible integrar la cadena de suministro mediante prácticas de identificación y envío de información estándar.

Aunado a este control, se debe considerar un tema que toma mayor relevancia: la trazabilidad. Los controles para consolidar la trazabilidad en cualquier sector como eslabón de la cadena de suministro dependerán de la naturaleza del producto que estamos desplazando desde el lugar de fabricación o producción hasta que llega al consumidor final. Es decir, se requieren datos específicos y detallados para que en caso de presentarse una contingencia con un producto, sea posible delimitar la zona en que fueron distribuidos y contener el evento adverso en tiempo y forma, así se evitará poner en riesgo al consumidor y a la marca misma.

Por lo tanto, los controles de información cobran gran relevancia y es necesario que las empresas estén preparadas para hacer frente a las exigencias del mercado.

En un caso hipotético entre un vendedor y un receptor de mercancías, se establece, en el envío de información, que se llevarán a cabo transacciones electrónicas en las cuales se deberá declarar al menos: el código del producto, descripción de producto, cantidad, fecha de caducidad y precio. El origen de la información a compartir deberá provenir de los productos que físicamente van a viajar. Por lo tanto, debemos entender que en el proceso logístico tendremos dos flujos que interactúan: el flujo físico de productos y el flujo de información relacionada con los productos.

Ahora bien, en este caso hemos definido mensajes electrónicos en los cuales se podrá hacer el envío de la información al momento que están ocurriendo los procesos, por ejemplo, durante la recepción de una orden de compra se podría generar un mensaje de preparación de pedido al operador que se encuentra en el almacén y, una vez que éste ha concluido la preparación del pedido, el sistema generaría un mensaje para dar aviso al receptor las mercancías que recibirán previo a la llegada física de las mismas.

Siguiendo el flujo, una vez que se han recibido las mercancías en el punto acordado, el receptor enviaría un mensaje dando aviso de las condiciones de la llegada de mercancía. En conclusión, se tendría la visibilidad de las mercancías recibidas y tendremos los cimientos del futuro de la eficiencia de la cadena logística.

Sin embargo, en nuestro caso hipotético debemos definir un dato que permita conciliar la información, que tenga la funcionalidad de la columna vertebral del proceso y que en caso de requerir información específica del mismo, sea fácil realizar la trazabilidad de los datos. En este ejemplo, la orden de compra podrá ser el dato obligatorio para llevar a cabo el proceso de flujo de información y productos.

Por lo tanto, si analizamos el caso aquí expuesto, podremos ver que hoy en día llevamos a cabo transferencias de información, sin embargo, en algunas ocasiones no se lleva a cabo de una manera ordenada y estándar, por lo que resulta complicado hacer la búsqueda de datos específicos. Así podemos considerar que el gran reto de cara al futuro es comenzar con la definición de los datos que vamos a compartir, el momento en que debe ocurrir este proceso y los canales de comunicación convenientes para los socios comerciales.

Todas las acciones que sean llevadas a cabo, contribuirán enormemente en agilizar el flujo de mercancías a través de la cadena de suministro, ya que será sencillo identificar los productos mediante un código estándar y una descripción única que evite ambigüedades al momento de hablar de un producto específico.

Asimismo, se verá beneficiado el operador que tiene como actividad la preparación del pedido y su contraparte que recibirá las mercancías, ya que bastará con escanear un código de barras o radiofrecuencia para tener la totalidad de la información del producto.

Y por supuesto, será necesario tener siempre cerca la tecnología, ya que se podrá emplear desde un código de barras como los que conocemos actualmente, una variante del mismo, o bien, hacer uso de radiofrecuencia, tecnología que permite ingresar mayor cantidad de información en una etiqueta de dimensiones pequeñas y, mediante un lector diseñado para interpretar la información, puede ser vinculada a un software de control, para conseguir mayor agilidad en el flujo de mercancías, control de información, disminución de errores de captura y disminuir el uso de papel.

En resumen, para estar preparados para el futuro, debemos comenzar por revisar cómo estamos compartiendo información y qué datos son necesarios para tener la visibilidad de la cadena logística para obtener los beneficios de la estandarización en la cadena de suministro.

Hoy en día, la industria en México cuenta con controles que permiten tener la visibilidad y el manejo del flujo de información y mercancías, sin embargo, es necesario comenzar a explorar las soluciones existentes en el mercado y hacer un frente común para tener las herramientas adecuadas para el control del proceso.

Como podemos ver, el presente de la logística debe estar enfocado a su propio futuro. Corresponde a cada una de las organizaciones prepararse para los años venideros, empleando siempre en conjunto la tecnología y la identificación estándar de los productos, así comenzaremos a disfrutar de los beneficios que, aparentemente, vendrán en los siguientes 10 años.