¿Tus empleados hacen home office? Esto debes saber sobre las reformas a la Ley Federal del Trabajo

Aunque puede no ser algo común en la industria logística, si parte de tus empleados realizan teletrabajo o home office por las restricciones sanitarias y de movilidad, debes estar al tanto de las más recientes reformas a la Ley Federal del Trabajo.

Con ellas, la Cámara de Diputados pretende regular esta modalidad, que se entiende como el desempeño de actividades remuneradas en lugares distintos al establecimiento del patrón, mediante el uso de tecnologías de la información y comunicación.

Asimismo, la ley establece que se regularán las relaciones laborales bajo el capítulo que regula el teletrabajo en los casos en los que el trabajador permanezca más de 40% del tiempo en su domicilio u otro lugar que sea distinto al establecimiento del patrón.

Lo anterior se vuelve relevante ya que si esta reforma entrar en vigor el 1 de enero de 2021, y tienes personal laborando bajo esta modalidad por el Covid-19, como en Ciudad de México que volvió al semáforo rojo, tendrás que afrontar varios retos impuestos por la ley.

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Olivia Segura, directora de Asesoría en Capital Humano y Gestión del Talento de KPMG en México, y Oliver Román, socio de Seguridad Laboral y Social de la consultora, desglozaron seis desafíos que los empleadores enfrentarán, y que se enlistan a continuación.

1. Modificación de contratos y reglamentos

Los patrones tendrán que dejar por escrito las nuevas condiciones de trabajo en un contrato. En él, deben quedar asentados el equipo e insumos que le entregarás a los trabajadores, sus horarios laborales, así como los mecanismos de contacto y supervisión. 

En la encuesta Gestión de Talento ante nuevos esquemas de trabajo KPMG 2020, realizada por KPMG en México, el 72% de los encuestados resaltan que el principal requerimiento para la adopción del trabajo a distancia son los lineamientos y condiciones bajo los cuales operará esta modalidad.

Los empleadores también tendrán que negociar con los sindicatos para determinar las condiciones laborales y convenios para el personal sindicalizado que esté desempeñándose mediante teletrabajo.

2. Proporcionar el equipo adecuado para el home office

La logística para proporcionar, instalar y encargarse del mantenimiento de los equipos necesarios para el home office también será un reto, sobre todo porque queda abierto a interpretaciones

Otro aspecto que se debe evaluar es el registro contable de dichos equipos, así como su adecuado control, al estar fuera de las instalaciones del patrón.

3. Pago de servicios de telecomunicación y electricidad

Otro desafío importante para el patrón será el pago de servicios de internet, así como la parte proporcional de electricidad.

"Este punto genera varias interrogantes, desde cómo se realizará el pago a los trabajadores, si será en especie o en efectivo, hasta cómo se documentará para demostrar que no se trata de un sobresueldo sino el cumplimiento de esta nueva obligación", destacan los especialistas de KPMG.

Entre otras preguntas por responder, destacan: ¿qué registros se deberá llevar para su deducibilidad? Y, ¿de qué manera se determinará la parte proporcional de electricidad?

4. Derecho a la desconexión del teletrabajo

Una de las consideraciones de las reformas es la incorporación del derecho a la desconexión de los colaboradores en la modalidad de home office al término de la jornada.

En este contexto, deberán darse cambios en los estilos de liderazgo y definir cómo será monitoreado el acatamiento de este derecho.

5. Capacitación

Los resultados del estudio El futuro de recursos humanos en la nueva realidad de KPMG afirman que, ante nuevos modelos de trabajo como el home office, 72% de los encuestados consideran importante desarrollar nuevas competencias de la fuerza laboral.

De ellos, 77% planea desarrollar y ampliar las habilidades digitales de hasta 30% de su personal durante los próximos dos a tres años.

La estrategia y los planes de capacitación serán clave para asegurar el aprovechamiento del tiempo y la inversión destinada al desarrollo de quienes trabajan en casa. 

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6. Promover el equilibrio de la relación laboral

Un aspecto no menos importante, pero complejo de implementar, es la promoción del equilibrio de la relación laboral de los colaboradores.

La finalidad de esto es que gocen de un trabajo digno y con igualdad de trato en cuanto a remuneración, capacitación, formación, seguridad social y oportunidades.

Recomendaciones de los grandes corporativos

Las áreas de Recursos Humanos de las empresas se han encontrado con el reto de mantener la salud física y psicológica del talento humano a distancia.

Algunas estrategias que han relizado corporativos como Google, Facebook, y LinkedIn y Mercado Libre, y que puedes emular en tu organización, son:

1. Ejecuta encuestas para saber cómo los empleados se están adaptando al trabajo a distancia y cuáles han sido sus complicaciones.
2. Capacita a los gerentes para dirigir equipos de forma remota para que tengan claro qué deben entregar y qué pueden ofrecer a los trabajadores.
3. Organiza espacios de convivencia entre los empleados así como sesiones de preguntas y respuestas en vivo con los líderes.
4. Transmite decisiones de manera clara y transparente al talento humano y genera un canal de comunicación para recibir su retroalimentación.
5. Céntrate en la experiencia del empleado de manera holística. No sólo consideres la parte laboral, sino también su vida familiar y, por supuesto, su salud mental y física.

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Propuesta de valor integral del trabajo a distancia

Los patrones deben hacer una revisión completa de esta modalidad, atendiendo las necesidades particulares del esquema para cumplir con lo previsto en la reforma y cuidar a su talento, mejorando su compromiso y brindando las condiciones que los hagan más productivos y eficientes, señalan los especialistas.

Según la encuesta Gestión de Talento ante nuevos esquemas de trabajo KPMG 2020, 19% de las organizaciones analizan qué nuevos beneficios o prestaciones pueden solventar los gastos de los colaboradores de home office.

Otros resultados de la encuesta indican que:

• 74% de los encuestados ya contemplan dar ayuda para compra de mobiliario de oficina para el hogar.
• 63% analiza dar ayuda para gastos internet o pagarlo.
• 28% evalúa eliminar o replantear la ayuda de comedor.
• 22% se replantea el otorgamiento de vales de gasolina y ayuda de transporte.

"Sin duda, todo lo anterior traerá retos a las organizaciones al tener que diseñar cambios en sus políticas, lo que requiere de la participación articulada, armónica y multidisciplinaria de diversas áreas de sus organizaciones", señalan los especialistas.

Y advierten algunas preguntas que deben analizar los patrones:

• ¿Cuáles son las nuevas necesidades de mis colaboradores?
• ¿Cómo puedo ayudarles para que su productividad trabajando a distancia no disminuya?
• ¿Qué herramientas o compensaciones debo proveerles?
• ¿Se entregarán estas ayudas en especie o en efectivo?
• Para efectos de deducibilidad, ¿qué controles internos debo diseñar a fin de comprobar dichos gastos?

Por último, Segura y Román aconsejan a las autoridades laborales ser claras, específicas, y homologar las nuevas disposiciones con las leyes fiscales y de seguridad social para evitar malentendidos o abusos que lleven a no pagar los impuestos o las cuotas de seguridad social correctamente.

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