El corazón de la problemática de almacenes
Hoy en día, las compañías se esfuerzan constantemente por eliminar costos en su cadena de suministro. Los profesionales del almacén enfrentan constantes desafíos para reducir el costo de la operación, mejorar la productividad y aumentar la exactitud mientras reducen globalmente los costos operativos.
En este sentido, el picking es una de las labores que mayormente inciden en los costos de operación de un almacén, es por eso que las empresas ponen foco en esta área para automatizar los procesos usando nuevas tecnologías. Aunque tradicionalmente se ha logrado el éxito utilizando etiquetas de papel –logrando mayor eficacia y exactitud–, el aumento de la demanda al proceso para los niveles aun mayores de servicio continúa levantando las expectativas para eficacias aun mayores y mejoras.
La tecnología de voz es específicamente el reconocimiento y la síntesis del habla, combinadas en una computadora inalámbrica y conectada en tiempo real al sistema de administración de almacén (WMS, por sus siglas en inglés). Al analizar el proceso de picking tradicional, la mayoría de los errores ocurre debido a distracciones y esto genera un costo significativo.
Los métodos tradicionales con equipos portátiles con escáner y etiquetas de papel con códigos de barras requieren más tiempo para llenar la preparación de órdenes. La producción del empleado, las barreras del idioma y el aumento de empleados de medio turno reducen la habilidad de una organización para mantener una productividad alta, lo que termina en un proceso de picking menos eficaz.
Para establecer una comunicación directa con el WMS o el sistema principal, las soluciones de tecnología de voz facilitan una simple y natural comunicación entre los preparadores y el sistema, acelerando el proceso e incrementando la exactitud de la preparación de órdenes.
Las compañías encuentran que las soluciones de depósito dirigidas por voz pueden mejorar operaciones y manejar los costos de la cadena del suministro.
Ventajas del picking o preparación de pedidos
- El picking de sistemas dirigido por voz es más preciso y más productivo que la misma operación con dispositivos móviles scanner y métodos basados en papel.
- Una compañía puede lograr una reducción hasta de 50% en los costos de picking después de implementar tecnología de voz en el primer año.
- A mayor cantidad de movimientos físicos requeridos para la preparación de pedidos con scanner, se incrementan las inexactitudes en el preparado de órdenes. Después de mudar a la tecnología de voz, las devoluciones pueden reducirse un 11% y los errores de preparación 25%.
- El uso de soluciones con tecnología de voz disminuye los tiempos de entrenamiento.
- Las soluciones de almacenes dirigidas por voz le permiten a las compañías lograr eficiencias que se traducen en ganancias operativas mensurables respecto de soluciones tradicionales de captura de datos.
Los usuarios reportan aumentos en productividad y exactitud, así como también un repago directo —todos los beneficios significativos que no puede ser ignorados— probando el valor de la implementación de soluciones de voz. Si la meta es reducir los costos laborales u obtener mayor eficiencia operativa en operaciones de almacenamiento y distribución, la tecnología de voz permite lograrlo.
La evolución de la preparación
La preparación de órdenes es la función que los profesionales del almacén consideran ser una de la más críticas en sus operaciones de distribución. Recepción, guardado, entre otras, son funciones de igual importancia; sin embargo la preparación de pedidos es la función de almacenamiento que absorbe la mayoría de los recursos, además de ser la más sensitiva frente al cliente.
La preparación de pedidos puede absorber entre el 40% y 60% del presupuesto de mano de obra directa en un almacén. Como consecuencia, una herramienta que nos facilite esta labor nos provee la habilidad de reaccionar positivamente frente a cambios en la preparación de pedidos, generando indicadores económicos cruciales de costos y productividad. En el fondo, aun el almacén más automatizado está bajo la dependencia de sus operadores para que trabaje eficazmente y con exactitud.
Para la mayoría de compañías, la alta rotación de empleados en el almacén es una realidad. Constantemente se generan costos adicionales para contratar y entrenar a los empleados nuevos y, a menudo, la exactitud y productividad sufren por esto.
Para conservar altos niveles de productividad, manteniendo los costos controlados, las compañías han recurrido a tecnologías como scanning, pick-to-light y otras para reducir los costos de la orden escogiendo procesos. Para preparar este informe, se evaluó la efectividad de dos soluciones ampliamente usadas para preparación de pedidos: dispositivos handheld con escáner y dispositivos dirigidos por voz.
a) Scanning
Un gran rango de dispositivos basados en pantallas y que utilizan un scanner láser han tenido un rol protagónico en los almacenes. En un clásico escenario de escáner, un sistema basado en un host muestra una pick list de artículos para ser seleccionados desde las posiciones del almacén. Esa lista es exhibida en la pantalla de una terminal de mano o en una montada en vehículo con información de la posición y las directivas a escoger.
Para escoger un producto, un operador es dirigido a una posición mirando el indicador en el dispositivo de mano, después apunta con dispositivos de mano hacia el código de barras y finalmente escoge el artículo listado y confirma la cantidad en el teclado pequeño del dispositivo de mano. Una vez completada esta operación, el operador coloca los productos encima de un pallet o en una caja de cartón.
El escáner de código de barras a menudo produce tasas de exactitud de datos de hasta 99%. Esta tecnología supera por mucho la entrada de datos manuales, sin embargo, esta pequeña diferencia de exactitud afecta negativamente tanto al almacén como más adelante a la cadena del suministro, la exactitud de inventario y la satisfacción del cliente.
En este sentido, el escáner no es la última solución. Las tasas de lectura del código de barras pueden ser afectadas por condiciones medioambientales, iluminación, suciedad y calidad de impresión. Para que el escaneo sea efectivo, todas las etiquetas deben tener un códigos de barras que cumplan con especificaciones de tamaño y formato estándar; además de que la etiqueta debe estar en buena condición y legible. Por otro lado, para leer los códigos de barras en forma exitosa debemos tener línea de visión directa dentro de un rango especificado.
A pesar de todo, a menudo, cuando el número de usuarios conectados a través de un solo punto de acceso aumenta, puede causar retrasos en el tiempo de respuesta a los usuarios y degradar la productividad.
b) Voice technology
Desde su surgimiento en los años cuarenta, la tecnología de voz (o voice technology) ha impactado una variedad de industrias. Hoy, la tecnología de voz es utilizada por los fabricantes de autos para dirigir a los automovilistas con seguridad hasta a sus destinos.
Otras compañías están usando sistemas de voz para automatizar servicio de post-venta, transacciones bancarias y difusión de información. Como el uso de esta tecnología continúa aumentando, los usuarios progresivamente toman conciencia y aceptan la tecnología de voz en sus vidas diarias.
Al mismo tiempo, la tecnología de voz ha obtenido significativos avances en las funciones más robustas de trabajo en la industria, manufactura y distribución, donde la utilización de sistemas dirigidos por voz, literalmente eleva las habilidades de los trabajadores generando ambientes de trabajo más seguros, operadores más precisos en sus funciones y enfocados en el trabajo manual.
Para la industria de distribución, la tecnología de voz provee una alternativa a la ejecución en forma intensiva de múltiples tareas, que es el que típicamente se conoce como el picking de órdenes. La contribución inmediata de la utilización de tecnología de voz para el preparado de órdenes con mayor exactitud, eficiencia, y efectividad condujo a muchas de las cadenas de distribución minorista, en ser de los primeros en adoptar esta tecnología.
Las constantes presiones dentro de estas industrias para mejorar productividad respecto de la competencia y “hacer más con menos”, orilló a los minoristas hacia la búsqueda de tecnología que pudiera ir más allá de métodos tradicionales de picking para mejorar el meollo del asunto.
Los sistemas de voz dejan a los operadores comunicarse directamente con el WMS para escoger órdenes rápida y eficazmente sin usar ningún papel o dispositivos de mano para registrar el picking. Los operadores necesitan sólo un headset o diadema con un auricular y un micrófono, una computadora de voz en el cinturón cargado con una batería, ojos y manos libres para poder concentrase en escoger producto y moverse fácilmente de posición en posición.
La tecnología de picking para hoy
Para cualquier organización que busca mejorar la exactitud en la preparación de órdenes y mejorar los costos de productividad, la tecnología de voz ha probado su valor en:
- Mejoras en la exactitud y productividad.
Deja los ojos y manos libres a los operadores para trabajar más eficazmente sin tener que llevar un equipo difícil para colgar y que perturba su foco en la operación. Además, la productividad y exactitud aumentan al reducirse las tasas de error, provocando menos devoluciones y mejorando la eficiencia en la cadena de suministro.
- Beneficios en los tiempos de entrenamiento.
Los reportes de las compañías acostumbran expresar abrumadores resultados con respecto al éxito en entrenarse para el uso de la tecnología de voz. La tecnología de voz rompe las barreras idiomáticas para operaciones multilingües. Para muchos usuarios, la rotación ha disminuido desde la implementación de voz y las ganancias de productividad continúan creciendo a medida que los operadores son más expertos en el uso de dicha tecnología.
- Operaciones con muchos SKU y volumen intensivo de trabajo.
Los supermercados y los distribuidores minoristas han logrado mejoras operativas significativas utilizando tecnología de voz en sus operaciones de picking.
- Complementar la tecnología RFID.
Al igual que la voz, el RFID promete una Cadena de Suministro libre de scanner. De la misma manera que los tiempos anteriores a la implementación de un estándar en codificación de los códigos de barras cuando los escáneres típicamente podrían manejar sólo una simbología del código de barras, hoy muchos lectores RFID son capaces de leer una frecuencia y un protocolo en las etiquetas.
Como las operaciones están obligadas a integrar tecnologías múltiples, la tecnología de voz libera las manos para leer la etiqueta RFID con un lector que se puede poner incorporada en la terminal de voz. El lector RFID integrado en la computadora conducido por la voz, puede permitir a los operadores leer etiquetas RFID mediante una orden de voz y mantener una conversación con la etiqueta donde puede estar indicado que acción debe ser tomada. Esto puede estar ocurriendo mientras simultáneamente pasando datos pertinentes de la etiqueta RFID directamente al sistema WMS sobre el WLAN.
En conclusión podemos decir que establecer cuáles son las mejores prácticas de picking de órdenes en su almacén u operación del centro de distribución es una tarea significativa. Una solución apropiada para una operación no puede ser la solución más ideal para otra. Evaluar cualquier solución requiere un análisis a fondo de las necesidades actuales y futuras de una organización.
Para compañías que necesitan mejorar su exactitud, aumentar productividad y reducir costos laborales, las soluciones de tecnología de voz presentan una alternativa viable para alcanzar estas metas. Las compañías que han invertido en los sistemas de voz exitosamente utilizan la tecnología para lograr tasas de exactitud de hasta 99.9 %, incrementos de productividad por sobre un 25% y están satisfechas con el reducido tiempo de entrenamiento para su fuerza laboral. Quizá más importante está el hecho que las soluciones de voz demuestran un retorno de inversión normalmente menor a un año.
Los incrementos significativos en la productividad y exactitud, las reducciones de errores en el picking, además de los cortos de tiempos de entrenamiento indican que esta tecnología definitivamente debería ser considerada cuándo buscamos reducir los costos operativos. Creemos que este tipo de tecnología seguirá siendo adoptada por un número creciente de industria de distintos segmentos.
* Directora de Ventas para Canales y Distribución de Intermec LATAM.
