La administración de flotillas es una tarea cotidiana que realizan muchas personas en las empresas donde se requiere llevar el control de todos los vehículos que destinan para las labores de trabajo
Ya sea que una empresa se dedique a la repartición de flores y tenga a su cargo cinco vehículos, o bien, una trasnacional refresquera que ocupe 3 mil camiones.
Todos y cada uno de estos transportes requieren la vigilancia, administración y control de todos los trámites que conlleva manejarlos.
Quizás estas labores no estaban en tu panorama, ya que muchas veces damos por sentado que los canales de distribución funcionan per se y no nos ponemos a pensar todo lo que implica administrar el medio de transporte que hace llegar todo a su destino.
No obstante, esta tarea puede resultar mucho más complicada de lo que te imaginas.
Para empezar, es importante destacar que las flotillas pueden ser el medio de transporte de un producto o servicio, o ser en sí mismos el servicio que se brinda, como una flotilla de taxis.
Estos vehículos suelen ser operados por un chofer que es contratado por la empresa y el cual solo debe ocuparlos para las funciones establecidas.
Dado que no es un vehículo de uso de personal, la empresa debe hacerse cargo de sus obligaciones tributarias y administrativas.
¿Qué suele fallar en la administración de flotillas?
Las flotillas pueden ser un gran dolor de cabeza para las empresas si no llevan un control estricto de sus trámites.
Por tan solo enlistar algunas de las tareas que deben realizar los administradores de flotillas, se encuentra comprar y cerrar la venta de unidades, así como capacitar sobre la administración de expedientes y reporteo.
También se encargan de firmar contratos y dar seguimiento con proveedores; levantar denuncias de siniestros, valoración, pago de daños y multas, y gestionar el servicio a proveedores de mantenimiento para autorizar trabajos.
Pero no para ahí: además administran pólizas y seguros; tienen que procesar facturas por compras, mantenimientos y seguros, y revisar los modelos y compras, etcétera. ¡Todo esto implica una inversión de más de 2 mil 200 horas laborales en total!.
Por otra parte, imaginemos que un chofer se pasa un alto y es infraccionado. Esa multa llegará a conocimiento de la empresa quizá tres meses después a las oficinas si no lo reporta con sus superiores, y se habrá perdido el plazo de condonación.
Peor escenario se vislumbra si vence el seguro del vehículo y por desgracia se tiene un percance. Se tendrá un gran problema si se requiere pagar alguna indemnización a raíz de esto y el seguro no puede ampararlo.
Aunado a esto, es necesario considerar que en México puedes tardar entre dos y tres horas para hacer trámites de un vehículo. Multiplicado por 10, 100 o mil, suena bastante complicado.
Por otra parte, los riesgos que se tienen en las calles, avenidas y carreteras de nuestro país son altos ya que sólo el 41% de los caminos se encuentran pavimentados.
Existen más de mil 200 combinaciones de trámites vehiculares para las empresas de transporte.
Nuevas soluciones para la administración de flotillas
Para los vehículos particulares ya existen soluciones tecnológicas que llevan la administración y control de un vehículo de manera simple y segura.
Se han creado apps y plataformas en línea —incluso mexicanas— que pueden decirte cuándo no debes circular, cuál es la refaccionaria más cercana y hasta los precios de la gasolina para que puedas ahorrar.
Podrías pensar que llevar el control de muchos vehículos no es tan sencillo o que no cualquiera puede hacerlo. No obstante, en México se han creado herramientas de vanguardia que permiten administrar flotillas fácilmente.
Imagina que en una página web puedes llevar el control de pagos, impuestos, servicios, multas, y hasta calendarios de los vehículos que están al servicio de tu empresa.
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Esto no solo significaría un gran ahorro en pagos de trámites por vehículo, sino la optimización del tiempo de los administradores, además de que estos podrían enfocarse en los aspectos más importantes de las flotillas y dejar que la tecnología haga su trabajo.
En un mundo interconectado se puede sacar ventaja de todas las bondades que ofrece, desde recibir automáticamente reportes con los temas importantes a atender de tus vehículos (mantenimientos, verificaciones, etc.), pasando por la detección oportuna de adeudos.
También te facilita el cálculo de la inversión que debes realizar para su mantenimiento. Las nuevas plataformas permiten relacionar todos los datos que nosotros deseemos para no perder de vista un solo detalle.
Cambiar para permanecer
No obstante estos avances, una de las barreras más importantes para que las empresas puedan explotar su potencial, consiste en la resistencia al cambio y el desconocimiento sobre lo que la tecnología puede hacer por sus negocios.
No son pocas las marcas que ven con ojos de recelo los avances tecnológicos que permiten automatizar y acelerar los procesos.
A pesar de ello, las opciones y atajos se encuentran cada vez más al alcance de los empresas sin importar si son chicas, medianas o startups.
Poco a poco e inevitablemente, este tipo de soluciones serán de uso común, así como todos los adelantos tecnológicos han ido incorporándose a la vida diaria de las personas.
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La tecnología, entendida en sentido global, tiene diferentes tipos de consecuencias mismas que pueden ser controladas de forma beneficiosa para la sociedad.
Es importante recordar que, la tecnología al igual que la ciencia, genera soluciones, artefactos y procesos que mejorar nuestra vida, ¿por qué no aplicarla a nuestro trabajo y empresas?
Por esto, no sólo es preciso entender cómo pueden ayudarnos en nuestras tareas sino dar el paso siguiente y dejar entrar a soluciones que nos proveen opciones vanguardistas.
*Business Development Head de Auto Fleet
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