¿Cómo mejorar la precisión de la planeación de la demanda y reabasto?

En el ambiente cambiante que enfrentan los logísticos día a día, es muy importante poder contestar ágilmente a los requerimientos de los clientes cada vez más exigentes.

• Pero, ¿cómo mejorar la precisión de la planeación de la demanda y reabasto?

Poder tener los productos indicados, en el lugar correcto y al momento preciso, se ha vuelto indispensable para quienes les interesa mantener un alto nivel de servicio al cliente.

Hacer esto todos los días y mantener los inventarios en niveles óptimos es uno de los desafíos, si no el más retador que podemos encontrar en los procesos logísticos.

Prácticas comunes para la planeación de la demanda y reabasto

A lo largo de las visitas que se realizan a los diferentes prospectos se ha identificado que para el proceso de planeación de la demanda y reabasto, a pesar de ser algo fundamental en las empresas, las herramientas de trabajo son escazas.

En algunos casos se encuentra que ambas tareas son 100% basadas en cálculos de Excel y, en algunas ocasiones, es un poco más sofisticada con sistemas básicos de reaprovisionamiento.

Por tanto, el conocimiento obtenido tiene como origen lo que ha funcionado en el pasado sin tomar en cuenta las mejores prácticas de la industria.

Es por ello que la tarea de las personas encargadas de planear y reaprovisionar con estas herramientas mencionadas es titánica y algunas veces hasta heroica.

Supongamos que se cuenta con un catálogo de cinco mil items en una cadena de 30 puntos de venta. El personal se encuentra planeando y reaprovisionando 150 mil SKUs con características de demanda completamente diferentes, tales como: tiempos de entrega, diversidad de proveedores, entre otros.

Si sumamos los niveles de servicio que crean todo un sistema complejo por administrar y tomamos en cuenta que los recursos de la empresa son finitos, mantener un inventario saludable toma mayor relevancia para que las empresas tengan liquidez financiera.

Muy importante: si no se cumple con todas estas variables no se puede ser competitivo en el mercado.

Planeación de la demanda eficiente

La planeación de la demanda correcta determina qué es lo que se necesita para cubrir los requerimientos de los clientes.

Es muy común escuchar en este punto términos como pronósticos, proyecciones y planes de venta, etc. La idea principal es poder cuantificar lo que se necesita cubrir.

Las herramientas de planeación de la demanda utilizan en su mayoría cálculos estadísticos basados en ventas históricas, mejor conocidos como pronósticos.

En las empresas que no cuentan con estos sistemas se pueden encontrar cálculos de promedios móviles de los últimos meses de venta, o tal vez del último año.

También técnicas de máximo y mínimos que guíen su demanda. En algunos otros casos, la aproximación es meramente intuitiva basada en la experiencia del planeador.

Estas dos últimas técnicas aparecen cuando no hay suficientes recursos disponibles y la mayor consecuencia es que todos los items son tratados igual cuando las condiciones de cada uno son diferentes dependiendo del país, región, temporada, el tipo de zona, etc.

Sistemas para la planeación de la demanda y reabasto

No es lo mismo vender un bloqueador solar en Cancún que en el Valle de México. Sin embargo, sin un sistema que nos ayude es prácticamente imposible llegar a este grado de detalle, pues es poco probable encontrar algún perfil matemático disponible para hacer pronósticos de demanda específicos para los items en las distintas localidades de venta.

Pero no sólo se trata de enfrentar escenarios que cambian día a día según las condiciones del mercado. Para esas necesidades existen herramientas que ofrecen más de 35 modelos matemáticos que consideran la estacionalidad y las tendencias de crecimiento.

Además, se basan en modelos fuertes para identificar pronósticos para movimientos bajos, recalculando diariamente con los parámetros suministrados.

Identificación de la demanda

Una vez identificada la demanda se puede hablar de los “re-abastos”. Es aquí en donde los sistemas sobresalen debido a la capacidad de reacción ante los diferentes cambios de la demanda.

Su importancia deriva en el conocimiento de las variables como tiempo de entrega de los proveedores, frecuencia de entrega, y mínimos y máximos de compra, y donde además intervienen los costos asociados al producto (por mantenerlo y al recibirlo).

Un ejemplo que detalla esto es el “costo de recibo”. En él se observar que cuesta lo mismo para recibir un producto que recibir mil; es decir, se debe optimizar la cantidad de recibos anuales.

Esto se traduce automáticamente en un aumento en el costo de mantener inventario, ya que hablando de re-abasto, existen dos tipos opciones:

• A mayor costo de recibo, menor costo de almacenaje (recibo muchas veces pocas cantidades).
• Menores costos de recibo, mayor costo de almacenaje (recibo pocas veces mucha cantidad).

El "lote económico"

En la teoría tradicional podemos encontrar el “lote económico”. Éste es el cálculo para identificar la cantidad que hay que comprar.

Dicho cálculo toma en cuenta los costos de recibo y de almacenaje y éstos se interceptan, iterando entre cantidad de recibo y de almacenaje, ese es el lote que debe ser comprado.

Una visión más clara puede ser la “cantidad óptima de reabasto”. Además del costo de recibo y almacenaje incluye los costos de producto y del stock de servicio, y lo proyecta en el tiempo para encontrar el costo total anual más bajo.

De esta manera se calcula la cantidad a comprar. Ese es el primer gran paso. El siguiente es hacer el plan de re-abasto basado en el tiempo de entrega y la frecuencia de compra.

Qué tanto funciona la planeación de la demanda

¿Cuántas veces un plan se ejecuta tal cual fue pensado? La realidad es que esto sucede poco, por lo que se debe reaccionar ágilmente a los cambios.

Por ejemplo, un proveedor que en vez de entregar en cuatro días, entregó en siete. ¿Qué hace el centro de distribución? ¿A quién se le manda el producto existente?

También surgen las interrogantes: ¿el primer punto de venta que pide es el que se queda todo el producto existente? ¿Acaso esta tienda es la que genera mayores ingresos?

Es muy común ver la generación del requerimiento según se va surtiendo y enviando la mercancía sin tomar en cuenta si ese es el lugar donde nos deja mayores ganancias o si es donde nuestros productos tienen una mayor rotación.

En el día a día, con operaciones que no se esperan, es difícil analizar e identificar todas las variables que permitan responder eficazmente.

Sin embargo, existen sistemas con la capacidad de trabajar sobre excepciones, para que los encargados se enfoquen en aquellos items que salen de los planes y pueden distribuir eficientemente los recursos.

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Así, en caso de estar cortos de inventario con respecto al plan, el inventario se enviará a donde se generen mejores resultados al tener mejores ganancias y mayor nivel de servicio al cliente final.

Planeación de la demanda y limpieza de inventarios excesivos

Finalmente, junto con la planeación de la demanda y el reabasto de los items, una correcta mezcla de productos y de nivel de servicio permitirá la detonación en la limpieza de los inventarios excesivos (llenos de productos de baja rotación).

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De esta manera es posible aumentar los de alta rotación, para que los inventarios sean óptimos y ayuden a generar mayores ingresos.

Recuerda que tener un excedente de lo que no vendemos es sinónimo de dinero detenido, que no refleja utilidad. Esto es resultado de que los parámetros de reabastecimiento son fijos e iguales para todos los artículos.

Incluye los de bajo desplazamiento y los altos inventarios de seguridad que se manejan de manera arbitraria para todos los items.

Ajustes en la inversión

Si se plantea una estrategia en la que la empresa integre una herramienta que permita realizar todo aquello descrito con anterioridad, se puede asegurar que la inversión realizada se retribuya cuando se comienzan a ver los resultados del movimiento adecuado en el inventario correcto.

Comúnmente, el reabastecimiento se basa en reposiciones, es decir, el inventario de baja rotación siempre se mantiene alto.

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En tanto, los items de mucha rotación, al venderse más, nunca están en un nivel “saludable” al siempre estar topados por las políticas.

Es necesario invertir en los artículos de alta rotación y en lo que realmente hace falta para identificar los de baja rotación, a fin de comenzar a limitar su compra.

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