El aspecto más trascendental, y de hecho el alma de la gestión de compras, es la negociación. Esta negociación es esencialmente la convención a través de la cual una propuesta u oferta es aceptada por una de las partes. La relación vendedor - comprador. Pero, aunque luce simple, en la ejecución no lo es.
¿La razón? Los elementos (intereses) que sustentan esta relación oferta – demanda, es un flujo bidireccional, de aportes, interrogantes, concesiones y convenios: juegan un rol clave en cómo se concreta la negociación, cómo se desarrolla y cómo concluye.
Ante esta descripción, la forma adecuada de conducir una negociación relacionada con las compras, no se diferencia en cómo se ejecuta en otros ámbitos. Como son partes contrapuestas, en términos de objetivos, el convenir puntos de fiel cumplimiento, es la meta general.
El elemento distintivo, en el caso de las compras, es el hecho de que las mismas persiguen mantener la rentabilidad operativa de la empresa y al propio tiempo garantizar su continuidad operacional.
Vaya reto, ¿verdad?
Para lograr el cometido y adicional hacer de la experiencia un proceso confiable, se tiene que partir de dos premisas esenciales:
- ¿Cómo prepararse para la negociación?
- ¿Cuáles son los resultados que se persiguen obtener de la negociación?
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Prepararse para la negociación
El primer elemento es establecer, claramente, cuál será el objetivo de la negociación. Éste no puede ser un cúmulo de exigencias abstractas o de anhelos inalcanzables por parte del proveedor.
La determinación del objetivo inicia al involucrar y solicitar la asistencia de los socios de interés, que integran el proceso de compras. Operaciones posee un interés específico, así como finanzas, calidad, marketing y los propios proveedores.
De la gestión informativa se podrán establecer los objetivos marco que guiarán las negociaciones.
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El segundo paso, es prepararse para la negociación. La misma se guiaría por el objetivo y consiste en ubicar la información necesaria para alcanzar los mismos. También implica conocer, correctamente, los puntos clave que los socios de interés requieren de cumplimiento y que se establecerían mediante un consenso estratégico.
El tercer paso es diseñar cómo conducir la negociación, es decir, establecer lugar, ambiente y soportes que permitan exponer argumentos valederos, para ambas partes. La improvisación debe quedar descartada, de manera absoluta. La condición será la hoja de ruta a seguir.
Cuarto, establecer internamente los resultados que se esperan obtener de la conducción de la negociación. Con base a puntos que se puedan alcanzar, sin tenores maximalistas o que sean percibidos como efectos de manipulación por parte del proveedor.
Los resultados que se perseguirían obtener han de quedar descritos, con suficiencia, en un compromiso inteligente, es decir, realista, suficiente y operacional.
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Resultados a evidenciar
La negociación que se plasme en el compromiso ha de ser la mejor alternativa a lograr. Que sea suficiente para ambas partes. Percibido como justo y soportado con criterios de legitimidad.
Los resultados de la negociación deben ser de amplia visibilidad, que reflejen la idea completa – motivo y aplicación – y que sea el soporte para un esquema de seguimiento sistemático, sobre la base de indicadores de resultados, previamente convenidos de emplearse con dicha finalidad.
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Conclusiones
- Una negociación exitosa parte por comprender e internalizar que la misma es un proceso estratégico, que persigue obtener la mejor forma de equilibrio en objetivos contrapuestos, acordando puntos en común de cumplimiento obligatorio.
- Las negociaciones en el proceso de compras, no son solo un esquema para llegar a un acuerdo, sino que poseen la característica de requerir también lograr convenimientos con los socios de interés internos. De hecho, es una arista bastante laboriosa de trabajar, incluso hasta más compleja que la externa.
- Una negociación exitosa no solo brindará a la organización la posibilidad de lograr sus objetivos de rentabilidad. Permitirá una relación de negocios sana y diáfana con los proveedores, en términos concretos, medibles y sujetos de seguimiento.
- Una negociación exitosa también apuntala a la gestión interna de compras, eliminando sesgos y posiciones principistas, que no aportan valor a un proceso estratégico de compras.
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