La razón de ser de todo almacén, estriba en el hecho de que el hombre debe guardar aquello que produce, para consumirlo con cierta dosificación. Y ésta es precisamente la razón última (o primera), de la existencia de los almacenes. El hombre produce bienes en un lugar determinado en el tiempo, pero precisa consumirlos con regularidad, todos los días.
La necesidad de mejorar la productividad viene del mundo de la competencia entre las empresas. Cuando un mercado permanece estable, las empresas pueden sobrevivir sin manejar sus activos con eficiencia, es decir, pueden malgastar recursos o subutilizarlos, ya que hay pocos competidores que ofrezcan mejores productos a precios accesibles a los clientes. Pero la creciente inestabilidad nacional e internacional de los mercados, además del creciente número de empresas multinacionales que se están abriendo paso en los mercados internos y externos (entre las cuales las venezolanas no son una excepción), constituye una posibilidad de oportunidades y amenazas para las empresas, que tienen que ser obligatoriamente mas productivas para mantenerse competitivas.
En el estudio de la administración moderna, el almacén es un medio para lograr economías potenciales y para aumentar utilidades de la empresa.
El manejo de inventarios, ha llegado a la cumbre de los problemas de la administración de empresas, debido a que es un componente fundamental de la productividad. En mercados altamente competitivos, las empresas trabajan con inventarios cada vez más bajos y con niveles de servicios cada vez más altos.
Las empresas en estos tiempos modernos, están acondicionándose para ser competitivas, eficientes y abiertas a cambios que ayuden a optimizar los sistemas de gestión (almacenamiento, inventarios, etc.), ya que es vital para el buen funcionamiento de los almacenes a corto, mediano y largo plazo.
El outsourcing es una práctica que data desde el inicio de la era moderna. Este concepto no es nuevo, ya que muchas compañías competitivas lo realizaban como una estrategia de negocios. Al inicio de la era post-industrial comienza la competencia en los mercados globales.
Por outsourcing o subcontratación, se define la gestión o ejecución diaria de una función empresarial por un proveedor externo de servicios. La empresa subcontratante deberá transferir parte del control administrativo y operacional a la empresa subcontratada, de modo que ésta pueda realizar su trabajo apartada de la relación normal de la empresa subcontratante y sus clientes. La subcontratación también implica un considerable grado de intercambio bidireccional de información, coordinación y confianza.
Las organizaciones que ofrecen estos servicios, creen que la subcontratación requiere la cesión de la responsabilidad corporativa para gestionar una porción del negocio. En teoría, esta porción no debería ser crítica para el funcionamiento de la empresa, pero la práctica indica a menudo lo contrario. Muchas compañías contratan a empresas especializadas en la subcontratación, para encargar la administración de las áreas más propicias a ser tercerizadas. Entre éstas se pueden encontrar las de informática, recursos humanos, administración de activos e inmuebles, almacén y contabilidad. Muchas empresas también subcontratan el soporte técnico al usuario y la gestión de llamadas telefónicas, manufactura e ingeniería. En resumen, la subcontratada está caracterizada por la especialización no intrínseca al núcleo de la operación.
La importancia de la tercerización, radica en que ésta pretende concentrar los esfuerzos de la compañía en las actividades principales del giro de negocios. De esta manera, se pretende otorgar mayor valor agregado para los clientes y productos, mediante: agilidad y oportunidad en el manejo de los procesos transferidos, una reducción de los tiempos de procesamiento e inclusive, en la mayoría de los casos, una reducción de costos y de personal, así como una potencialización de los talentos humanos.
El outsourcing es importante porque le permite a la empresa centrar sus mayores energías en lo que realmente sabe hacer y conoce. Uno de los campos en los que se realiza outsourcing es en RR.HH., nómina, selección, reclutamiento, capacitación, desarrollo del personal, etc.
Una de las razones principales, mas no la única importante, es la de reducir los costos de operación de la empresa; pero encontramos también que cuando se contrata a una empresa externa, ésta es especializada en el servicio que ofrece, por lo tanto nos genera una mayor calidad en el servicio prestado. Además en lugar de tener todos los datos de nómina -seguro social, sindicatos, etc.- se le asigna un sólo pago a la empresa proveedora del servicio y ella, debe encargase de todo lo referente a pagos de empleados y lo que esto conlleva. La empresa solicitadora del servicio, tiene así más margen para enfocar su tiempo y esfuerzo a su giro principal.
Muchas actividades de la empresa se pueden arrendar por outsourcing, para esto es imperativo hacer una comparación de los costos, financieros y de tiempo, que a la empresa le generan tener dicha actividad o departamento, con los costos resultantes del alquiler de los mismos servicios por una empresa ajena a la nuestra. Se puede dar el caso de que los costos financieros sean muy semejantes, pero la perdida de tiempo y los problemas que a la empresa le generan sean muy elevados, entonces sería recomendable recurrir a este medio, para no perder el enfoque en actividades secundarias de la empresa y poder enfocarse en el rubro principal.
Suena un poco absurdo, que contratando a alguien ajeno el costo pueda disminuir, pero lo que causa esta disminución en el precio, es que el giro principal de la empresa que se contrata es el servicio que presta, y a mayor escala de servicios se pueden dar menores costos.
(*) Gerente de Proyectos Logísticos y Marketing de Gefco Argentina.
