Ubicarse en el mundo de los teléfonos inteligentes, las PDA y las terminales industriales no es una tarea sencilla. Decenas de fabricantes ofrecen cientos de dispositivos con miles de configuraciones, pero es muy posible que sólo haya uno que se ajuste a las necesidades específicas de su entorno de trabajo y personal.
Elementos para la toma de decisiones
Sin embargo, en vez de intentar abarcar todos los productos, tecnologías, aplicaciones y funciones nuevas que aparecen y se discontinúan, las empresas pueden centrarse en opciones específicas si siguen estos cinco consejos fundamentales:
1) Tener en cuenta el entorno y el usuario final. El factor más importante en la elección de la terminal portátil más apropiada es el entorno en el que se utilizará. El índice de fallas de las terminales portátiles, que puede variar mucho (desde un 11% a un 38% al año), refleja hasta qué punto es robusto el dispositivo y en qué medida es apropiado para el entorno de trabajo en cuestión. Por ejemplo, si se emplea en un lugar cuyo suelo está alfombrado, no es necesario que la terminal sea tan resistente ante las caídas, como si se utilizara en un lugar donde el suelo es de cemento. Las caídas suelen ser la causa principal, por lo que las terminales portátiles se estropeen con la consiguiente pérdida de dinero y tiempo de actividad.
Para que puedan considerarse robustas —y por lo tanto fiables—, las terminales portátiles deben ser capaces de resistir varias caídas desde 1.5 metros de altura sobre superficies que no sean blandas.
En ese sentido, es importante saber cómo se usará la terminal. No todas las tareas se desempeñan de la misma manera, así que vale la pena dedicar tiempo a observar cómo distintos trabajadores realizan las tareas diarias. Esto permite descubrir la forma de mejorar los procesos y el tipo de prestaciones que debe tener la terminal portátil.
Las terminales portátiles deben incorporar tecnologías de voz, lectura de códigos de barras y RFID; cámara y otras funciones de captura de datos, impresión inalámbrica y demás prestaciones cuando sea necesario. Si las empresas conocen a fondo el proceso de trabajo real, pueden saber con detalle qué funciones necesitan para mejorarlo.
Es esencial escoger terminales que sean cómodas de usar y transportar durante una jornada completa de trabajo. Si se reduce la fatiga del operario, aumentará su productividad, así como la fiabilidad de la terminal.
2) Seguir los estándares y las certificaciones del sector. Las terminales portátiles robustas son dispositivos especializados diseñados para capturar datos y proporcionar información en tiempo real en entornos industriales, por lo que se deben observar los estándares de la industria —en la medida de lo posible— en cuanto a conectividad, seguridad y desarrollo. El uso de dispositivos que cumplan estos requisitos ayuda a controlar los gastos en desarrollo, integración y soporte, que pueden variar mucho y constituyen una parte considerable del costo total de propiedad.
Las terminales portátiles deben ser capaces de comunicarse con los sistemas de la empresa mediante tecnologías de conectividad y seguridad estándar. Si tiene previsto utilizar conectividad WWAN, el fabricante de la terminal portátil deberá contar con acuerdos de colaboración con operadores de telefonía móvil y ofrecerle equipos que estén certificados para datos y voz en la red elegida. Para reducir aún más los costos de desarrollo, integración y soporte, se recomienda buscar fabricantes de terminales portátiles que trabajen con su proveedor de software empresarial o que tengan interfaces certificadas de dicho proveedor.
3) Simplificar el soporte. Es importante pensar no sólo en los usuarios de las terminales portátiles, sino también en los encargados del soporte. Las terminales compatibles con funciones y sistemas de administración de activos y administración de terminales portátiles ayudan a aumentar el tiempo de actividad y reducen los costos de soporte. Las funciones de administración suelen ser la principal diferencia entre las terminales portátiles profesionales y los dispositivos pensados para el consumo.
Dado que las terminales profesionales se han diseñado para grandes implantaciones (en vez de venderse a consumidores individuales), suelen disponer de funciones integradas que optimizan la implantación, permiten realizar cambios de configuración y solucionar problemas de forma remota. Los proveedores de terminales portátiles para empresas suelen ofrecer distintos servicios de implantación, asistencia y mantenimiento, que pueden evaluarse en función del tiempo de respuesta del servicio y la capacidad para adaptarse a un calendario de implantación determinado, entre otros criterios.
La administración remota es especialmente importante en el caso de terminales portátiles implantadas para servicio en campo y otras actividades móviles, ya que los trabajadores no tienen acceso inmediato a unidades de repuesto. La pérdida de productividad puede ser muy elevada si las terminales o las aplicaciones se bloquean o no funcionan bien en estos entornos de trabajo. Por lo tanto, el hecho de que las terminales admitan la solución remota de problemas es un valor añadido muy significativo, ya que éstos pueden volver a funcionar sin tener que ser enviados a un centro de reparación.
4) Exigir flexibilidad. Las terminales portátiles robustas pueden soportar las caídas, los golpes, la humedad, el calor, el frío, la lluvia, la nieve e incluso el vandalismo, pero no suelen sobrevivir a un cambio de mentalidad o de requisitos empresariales. En los sectores industrial, minorista, de distribución y servicio, la razón principal por la que las terminales portátiles se sustituyan por otras, no es que se hayan dañado o funcionen mal. En realidad, la mayoría de las terminales se cambian porque se consideran tecnológicamente obsoletas y no son compatibles con nuevos sistemas de información, aplicaciones de software o procesos empresariales.
Para evitar este gasto innecesario, es fundamental escoger terminales portátiles que puedan evolucionar a medida que lo hace la empresa y sirvan de plataforma para futuras mejoras.
Algunos de los motivos por los que las terminales deben sustituirse antes de tiempo son los cambios en los procesos de trabajo, la necesidad de mayores prestaciones de comunicación (como redes WLAN, WWAN o Bluetooth) que no pueden implantarse porque la terminal no tiene radio integrada o no dispone de capacidad de ampliación, por ejemplo, o la imposibilidad de implantar de una manera eficaz los cambios de aplicaciones o las actualizaciones de seguridad.
5) Prestar atención a la batería. Las funciones de lectura y captura de imágenes, obtención y procesamiento de datos, comunicación inalámbrica y otras aplicaciones consumen la batería de los dispositivos.
La administración de la energía es una característica muy importante (que a menudo se pasa por alto) de las terminales portátiles, ya que afecta directamente al tiempo de actividad, a la productividad del usuario y al grado de aceptación del equipo entre los trabajadores.
Es importante que las empresas diseñen sus propios patrones de uso en los que se defina cuánto se usará la terminal portátil y a qué aplicaciones se destinará (lectura de códigos de barras, comunicación inalámbrica, etcétera); de esta manera podrán establecer los requisitos de energía y obtener resultados de rendimiento a partir de pruebas piloto y otras comprobaciones, que se tendrán en cuenta en el momento de elegir el dispositivo.
Muchas terminales portátiles pueden descartarse porque sus baterías no tienen la capacidad necesaria para durar una jornada de trabajo o seguir siendo fiables a lo largo de una vida útil de entre tres y cinco años.
Características como el diseño robusto, los sistemas operativos extendidos, las interfaces estándares, la administración remota y los periféricos flexibles proporcionan un valor añadido porque evitan que las empresas se vean obligadas a sustituir sus terminales portátiles antes de tiempo.
* Directora de Ventas para Canales y Distribución de Intermec.
**Consulte el artículo completo en la edición impresa de octubre de la revista Énfasis Logística México y Centroamérica.
