¿Cómo se puede aumentar la productividad y la eficiencia del espacio? ¿Cómo puede reducirse el tiempo de proceso actual en el almacén? Éstas son áreas de oportunidad para optimizar servicio, calidad y costos.
¿Es posible lograr un aumento en el rendimiento o una mejora general de la calidad de las estructuras involucradas? Dichas preguntas que pueden responderse con una auditoría logística.
Una buena razón para realizar una auditoría logística es el crecimiento de la estructura de la cadena de suministro de una empresa, debido –por ejemplo– a la adquisición de otras compañías o la expansión en el sitio propio.
Otras razones pueden ser la necesidad de tiempos de servicio más cortos, aumento en las devoluciones, cambios importantes en los requerimientos y el marco general para la empresa, y el abastecimiento global.
Una auditoría logística analiza y optimiza, paso por paso, el rendimiento general de la empresa en los diferentes niveles operativos y aumenta la eficiencia de sus procesos.
¿Cómo se identifican los beneficios potenciales en una auditoría logística y cómo se planean las medidas a implementar?
Un enfoque holístico de la logística
Una auditoría logística ofrece el potencial de reducir los costos totales en la cadena de suministro completa.
Las auditorías regulares aumentan la transparencia del proceso y llaman la atención sobre desviaciones de los procesos definidos.
Con ésta se mejora el desempeño en elementos como el servicio de entrega e identifica y disminuye impulsores de costos, como plazos de entrega demasiado largos o los retrasos.
Las oportunidades para reducción de costos, mejora del servicio y calidad a través de toda la cadena de suministro se identifican y evalúan utilizando un enfoque holístico, teniendo en cuenta el mercado y el entorno corporativo.
Se analiza la situación actual respecto a posibles escenarios futuros. Además de las medidas para el mediano y largo plazo, se identifican también quick-wins que pueden implementarse rápidamente y dan como resultado reducciones inmediatas de costos y mejoras en el rendimiento.
Una buena organización y estructuración del proyecto son requisitos indispensables para una auditoría exitosa.
1. Análisis de la situación y visualización
Todos los participantes del proyecto participan en una reunión de lanzamiento donde se analiza la situación actual y se determinan los objetivos y procedimientos.
Se debe crear una gráfica con los datos de la situación actual para identificar los flujos principales de materiales.
Adicionalmente, se analiza la estructura del pedido y la situación del stock. A partir de este punto, ya deben considerarse los escenarios de crecimiento o los cambios planeados para un enfoque holístico.
2. Identificación de cuellos de botella y puntos vulnerables
Como primer paso, se debe inspeccionar todo el nodo o instalación, realizar entrevistas y analizar la información disponible para evaluar completamente todos los factores de costo.
Entonces, se recopilan los KPI relevantes (indicadores clave de rendimiento/métricas de rendimiento) y se comparan con los mejores indicadores en la industria (benchmarking).
De esta forma, se pueden identificar las áreas de oportunidad en las que pueda mejorarse fuertemente el desempeño y puede estimarse el potencial de reducción de costos.
Todos los procesos deben ser analizados para detectar anomalías y vulnerabilidades. Las vulnerabilidades y los cuellos de botella se priorizan de acuerdo con su beneficio potencial estimado.
3. Identificación del potencial de mejora y evaluación de cursos de acción
El equipo del proyecto debe decidir qué cursos de acción tomar. Al elaborar soluciones alternativas para los respectivos cursos de acción, debe tomarse en cuenta su impacto económico (impacto cualitativo y cuantitativo).
Durante un taller en conjunto con la empresa, se seleccionan los enfoques de solución a seguir. Se agruparán según los conceptos de la solución para mostrar los potenciales de reducción de costos y rendimiento.
4. Plan de implementación
Después de identificar los factores de costo y de trabajar con los conceptos de la solución, es necesario especificarlos.
Se recomienda crear hojas de trabajo para cada concepto describiendo las medidas a implementar y un costo estimado.
Luego, se elabora un cronograma para organizar las soluciones recomendadas de acuerdo con su duración y las posibles interdependencias dentro del entorno corporativo, por ejemplo, otros proyectos simultáneos o términos contractuales.
Finalmente, la auditoría da como resultado un plan maestro, que permite la implementación exitosa de las medidas.
Identifica las áreas de oportunidad con una auditoría logística
La auditoría proporciona una base para la progresión eficiente y eficaz del proyecto, ya que se examinan todos los procesos desde la entrada hasta la salida de las mercancías.
El curso de acción sugerido para el proyecto identifica los procesos clave con el mayor potencial de mejora.
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Por otro lado, la estructura organizacional requerida también se especifica y se desarrolla. Las medidas de mejora se verifican para obtener la máxima rentabilidad y los mejores conceptos de solución se integran en un plan de implementación.
Los costos de una auditoría logística se pagan en general dentro de los 34 meses.
Una auditoría logística elimina los cuellos de botella del proceso mediante reestructuraciones. Se incrementarán los niveles de servicio y las áreas de logística se utilizan de manera óptima.
Es, por lo tanto, el primer paso para mejorar de forma sostenible las instalaciones logísticas.
Factores de éxito para las áreas de oportunidad
- Aporta una perspectiva externa e independiente.
- Sigue un procedimiento estandarizado con listas de verificación, comparación de vulnerabilidades comunes y visualizaciones predefinidas.
- Evaluación rápida de mejoras potenciales a través de benchmarks y de mejores prácticas en instalaciones similares.
- Es un proyecto gestionado por expertos en planificación de almacenes con experiencia en procesos, tecnología y TI.
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En conclusión, una auditoría logística es el primer paso para mejorar de forma sostenible las instalaciones logísticas y aprovechar áreas de oportunidad.
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