Cómo un problema de inventarios detonó la transformación digital de Office Max

Un problema con los inventarios en los dos centros de distribución que tenía Office Max provocó estragos en el flujo de efectivo y la rentabilidad de la empresa, por lo que, hace cuatro años comenzó el proceso de ajuste y transformación digital de la empresa.

• Lograron la reducción de entre 30 a 40% en el total de sus inventarios. Anteriormente, un centro de distribución abastecía las 86 tiendas físicas y el otro, para el e-commerce y el negocio empresarial.

Gerardo García Moreno, director general de Office Max, mencionó en entrevista con medios de comunicación que al reducir el inventario de ambos Cedis se quedaron con una capacidad de 60% y trabajaron en un proyecto de consultoría en logística y cadena de abasto logrando una fusión para quedarse con un solo centro de distribución.

Entre algunas de las modificaciones implementaron el picking to light que les permitió a los operadores del centro de distribución preparar 10 veces más pedidos que antes con menos errores y en menor tiempo.

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Centro de distribución optimizado con la ayuda de la tecnología

Ambos centros de distribución estaban ubicados en Tlalnepantla muy cerca uno del otro. La decisión fue quedarse con el más grande que tiene 10 mil metros cuadrados y además, les permitía aprovechar el espacio hacia arriba y lograron establecer en algunas zonas hasta tres pisos para el surtido de pedidos. De esta manera, no sólo aprovecharon los metros cuadrados sino también la altura.

Nosotros utilizamos un cross dock y en ese tema, los proveedores colaboraron en esto, porque ya llevan los productos preparados para tiendas (predistribuidos) con esto la mercancía entra por una puerta y sale por la otra. También, nos permite liberar espacio porque utilizamos los contornos del centro de distribución y una parte del ala derecha para poder almacenar producto (muebles que tienen mayor volumen y menor rotación). El mayor cambio fue pasar a cross dock porque antes era un centro de distribución con mucho pickeo”.

Gerardo García Moreno, director general de Office Max

La consolidación de los dos centros de distribución, les permitió reducir en 30% su costo logístico, incluyendo el tema de fletes, arrendamiento y nómina.

Tiendas físicas ayudan a la distribución de productos

Office Max tiene presencia en la mayoría de los estados de la República Mexicana (excepto 4 o 5) con 86 tiendas y entre su cobertura sí está Los Cabos, Tijuana, Mérida, Cancún y Villa Hermosa. Aunque el costo de distribución a veces se pueda elevar, no es rentable contar con otro centro de distribución por que el 40% de las tiendas está en Ciudad de México y Estado de México.

Entre 50 y 60% de éstas son tiendas ancla que sirven para distribuir pedidos de e-commerce, sin embargo, una tienda en Guadalajara y otra en Monterrey son hub donde sí se almacena mercancía.

El directivo comentó que el movimiento de los productos se realiza mediante la consolidación de envíos, es decir, un camión que sale de la Ciudad de México realiza varias paradas hasta terminar en Tijuana (por ejemplo), ya sea en flotilla propia o externa. En el caso del sur del país, llega la mercancía a Cancún y de ahí se envía a Playa del Carmen o Cozumel que en este caso no es una tienda con capacidad para almacenaje.

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E-commerce y recoge en tienda con crecimiento en los últimos años

Para Office Max el e-commerce representa de manera anual entre 6 y 7% de las ventas y con una promesa de entrega de entre 3 a 5 días como dice en su página, la empresa trabaja con distintas herramientas para el tema de entregas de manera inmediata.

En el caso de pedidos de papel o cartuchos que son compras de urgencia, el pedido también se puede realizar por las plataformas como Uber o Rappi donde el pedido llegaría al cliente entre 1 o 2 horas.

Para el tema de las entregas, un modelo que ha presentado buenos resultados es "recoge en tienda" donde en un par de horas el pedido está listo para que pase el cliente, para el e-commerce esta modalidad de entrega en el último año ha registrado crecimientos pasando del 5 o 10 % a 30 o 35%.

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Uso de tecnología para conocer al cliente y encontrar la tienda perfecta

Aproximadamente 90% del Capex de cada año de la empresa se enfoca en tecnología, el año pasado la inversión se realizó en los centros de distribución, la implementación de SAP, entre otros. Además, hubo un cambio en el punto de venta por completo donde hoy la inversión está enfocada en el desarrollo de las herramientas tecnológicas para conocer mejor al cliente y mejorar el servicio.

Por el momento, la empresa está en el periodo de análisis para implementar en la tienda ubicada en la calle de Monterrey en la Ciudad de México las canastillas inteligentes y exploran las opciones para dar servicio de Copy Max a través del e-commerce buscando un pago previo y que el pedido esté listo.

La inteligencia artificial “comienza a jugar un papel muy importante en el conocimiento del cliente, antes era imposible pensar cuántos clientes entraron a una tienda y se fueron sin comprar. En el caso de las operaciones es entender cómo llegar más rápido a las tiendas y cómo tener el inventario adecuado en cada una de éstas, entre otros”, indicó el directivo durante el Retail Day México 2023 organizado por Deloitte y GS1.

Si bien, por el momento en la empresa no tienen un plan de apertura de tiendas siguen haciendo pruebas para encontrar el layout de tienda ideal probando con formatos de menos metros cuadrados aunque una ubicada por Gran Sur con 700 metros cuadrados ha funcionado bien hasta el momento.