Principales KPIs de procurement: esto deben medir

El éxito o el fracaso de cualquier negocio, independientemente de su tamaño, industria o actividad, depende en gran medida de su capacidad para rastrear y medir los indicadores clave de rendimiento (KPIs, por sus siglas en inglés) correctos.

Prokuria, plataforma de automatización de adquisiciones, explica en un texto la importancia de los key performance indicators como una herramienta que para ayudar a que las organizaciones analicen si están en el camino correcto para lograr sus metas y objetivos comerciales.

Sin embargo, afirma el documento, hay muchas empresas que no están seguras o incluso desconocen la existencia de estos KPIs.

Cuando se realiza un seguimiento y se mide correctamente, los KPIs pueden ayudar a las empresas a realizar correcciones críticas en sus procesos y a mantener el rumbo hacia el logro de sus objetivos.

¿Qué son los KPIs de procurement?

Dicen los expertos logísticos que lo que no se puede medir no se puede mejorar, razón por la que los encargados de adquisiciones deben estar atentos a las métricas correctas.

Estas mediciones se definen en tres categorías y en este primer artículo nos centraremos en los KPIs generales de procurement.

Se centran en el proceso de obtener los bienes y / o servicios necesarios para cumplir con el modelo comercial de la organización.

Tareas del procurement

Entre las tareas que forman parte de las adquisiciones se encuentran el desarrollo de estándares de calidad, negociación de precios, financiamiento de compras, control de inventarios y gestión de riesgos, entre otras.

Como parte del proceso general de la cadena de suministro, las obtenciones generalmente se detienen en el momento en que la organización tiene posesión de los bienes.

Para obtener ganancias, el costo de adquirir estos bienes deberá ser menor que la cantidad pagada para venderlos, menos los costos asociados con el procesamiento de valor agregado.

Principales indicadores clave de rendimiento de adquisiciones a medir

Gasto bajo gestión: este KPI representa la cantidad total de consumos que gestiona activamente el departamento de adquisiciones.

Presupuesto contra gasto: esta métrica rastrea la realización del desembolso en adquisiciones y la compara con el consumo presupuestario, ya sea por unidad de negocio o como un total.

El costo total de propiedad (total cost of ownership, TCO por sus siglas en inglés): representa el valor acumulado de todas las compras.

Tiene en cuenta todos los costos incurridos durante el proceso de adquisición, incluidos los directos e indirectos. Este KPI va más allá del precio, incluye también las tarifas de transacción, el almacenamiento y las adquisiciones incidentales.

Ahorro de costos: Estos KPIs indicarán cómo se han cumplido los objetivos de reducción de costes.

Se logran combinando el gasto en todas las unidades de negocio, haciendo pedidos en grandes cantidades, introduciendo más competencia de proveedores, eliminando contratos a largo plazo e implementando un sistema de inventario administrado por el proveedor, entre otras estrategias similares.

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Evitación de costos: este KPI describe la efectividad de cualquier acción tomada para ayudar a la empresa a evitar absorber costes adicionales inevitables.

Ellos pueden ser el resultado de inflación, fluctuaciones del tipo de cambio, plazos de pago más cortos, características adicionales y / o requisitos de servicio, etcétera.

Esta métrica ayuda a mantener bajos los costos futuros, pero no se reflejará en ningún presupuesto o estado financiero. No obstante, se puede utilizar para medir el desempeño de las adquisiciones.

KPIs de procurement: los pagos

Condiciones de pago promedio: mide el tiempo en que se pagan las facturas.

También se calcula utilizando cada instancia de información de condiciones de liquidación. Al mejorar las condiciones de pago entre los proveedores, las empresas también ayudarán a mejorar su capital de trabajo.

Similar al KPI para evitar costos, la mejora en el capital de trabajo no se reflejará en los estados financieros. Sin embargo, los ahorros aún se pueden calcular en función de variables sustitutivas, como el costo de los préstamos.

Responsabilidad del proveedor: este KPI mide el desempeño de dichos actores logísticos en términos de cuán responsables son cuando se trata de manejar reclamos y errores.

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Algunos ejemplos de medidas de desempeño de proveedores incluyen tiempos de entrega, tasas de defectos y las cantidades acumuladas de incidentes por proveedor.

El objetivo de esta métrica es garantizar que se entregue el mejor producto o servicio posible.

La responsabilidad de los proveedores también se utiliza para desarrollar un enfoque más estratégico para mejorar las relaciones con el primer eslabón de la supply chain.

En un siguiente artículo se abordarán los KPIs más importantes a medir en la cadena de suministro.

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