Diseño estratégico para la transformación digital del proceso de compras

El proceso de compras atraviesa por cambios relevantes. El origen se centra en la imperiosa necesidad que han venido asumiendo las organizaciones de ajustarse a una demanda cada vez más exigente en términos de cumplimiento en tiempos de entrega y exactitud en cantidad. De la mano de la digitalización y la automatización del relacionamiento entre clientes y proveedores.

Por ello, el uso intensivo de datos para optimizar todas las actividades de la cadena de suministro se ha convertido en un estándar. Adicional no solo basta con conocer los requerimientos y poseer medios tecnológicos. Es necesario que los procesos se encuentren perfectamente alineados conlos objetivos de estratégicos del negocio.

El punto de partida

Las compras, se requieren de estandarizar y automatizar, fortaleciendo la relación con proveedores con base a un correcto análisis avanzado de datos, con la ayuda de la inteligencia artificial. Son las piezas fundamentales para la toma de decisiones, sobre la premisa de la prospección.

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Es decir, de carácter estratégico. Para ello se necesita que el proceso se sustente en dos elementos clave: estrategias clave y el uso intensivo de tecnología. Estas son algunas de las mejores prácticas en cada caso:

Estrategias clave

• Alineación con la estrategia de negocio: Los objetivos de compra se apoyan en la estrategia general de la empresa.
• Estandarización y automatización: La digitalización y estandarización procesal, como elementos indispensables para reducir el caos y mejorar la eficiencia.
• Gestión de proveedores: Ejecución procesal para construir y fomentar relaciones sólidas y colaborativas con los proveedores, evaluando su desempeño continuamente y garantizar la operativa comercial sustentada en contratos claros en términos de calidad y confiabilidad.
• Decisiones basadas en datos: Ejecutar análisis de datos en tiempo real para predecir necesidades, optimizar inventarios, anticipar riesgos y situaciones límite, para proponer escenarios tendientes a la toma de decisiones inteligentes.
• Optimización de costos: Implementando la gestión estratégica del abastecimiento, sobre la base de la prospección del costo de adquisición, los riesgos de impacto por exceso o defecto de compra.
• Mitigación de riesgos: Incorporando metodologías para identificar, evaluar y gestionar riesgos en la cadena de suministro, establecer planes de contención o mitigación de impacto y garantizar la continuidad del negocio.

Tecnologías y herramientas

• Inteligencia de negocios e IA: Utilización de soportes tecnológicos como inteligencia artificial, analítica avanzada de datos e inteligencia de negocios, para análisis predictivo, gestión de inventario y prospección de la demanda.
• Cloud computing: Centralizar la información en la nube para que todos los miembros de la cadena de suministro puedan acceder a datos en tiempo real
• Sistemas de gestión de relacionamiento con proveedores: Integrando la gestión desde y hacia la fuente de abastecimiento a través de la aplicación, dándole seguimiento a cotizaciones, envíos, pagos, reclamos, entre otros. Permitiendo la integración con otras aplicaciones tecnológicas como el sistema de gestión de almacenes (WMS).

El doble desafío

La integración de estrategia y tecnología permite a los profesionales de las compras desarrollar acciones concretas de trabajo, siempre en carácter procesal, para gestionar los desafíos de una demanda que se caracteriza -y no luce que vaya a cambiar-, por la volatilidad.

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No solo en los tipos de productos y servicios demandados sino en la manera de cómo son requeridos. La fusión de tangibilidad e intangibilidad está presente y conforma el requisito primario del consumidor.

El profesional de las compras ha de enfrentar dicha realidad y al propio tiempo la preservación del correcto flujo de efectivo y la gestión del costo de adquisición o contratación. ¡Vaya reto!