Construyendo resiliencia a través del análisis de adquisiciones

La gestión de las cadenas de suministro puede ser difícil para muchas organizaciones, ya sea por demasiada complejidad organizativa, muy poca transparencia en el gasto o una dependencia demasiado grande del instinto, que suele ser el resultado de datos aislados y procesos manuales.

El Covid-19 exacerbó esos desafíos, pero en contra impulsó la analítica, que las empresas han tratado de lograr durante años.

Al utilizar mejor los datos propios de una empresa, la analítica puede ayudar a las organizaciones a gastar de manera más inteligente y eficiente, mejorando su liquidez y posición de costos, detalló un grupo de expertos de la consultora McKinsey & Company.

Mejoras con el uso del análisis de adquisiciones

Según un whitepaper, el análisis de adquisiciones puede aumentar la transparencia y la velocidad, proporcionando a los responsables de la toma de decisiones conocimientos fundamentales para determinar cuándo, dónde y cómo actuar.

En una encuesta tras un seminario web realizado por la consultora, las organizaciones de adquisiciones informaron haber visto alguna mejora en su capacidad para reaccionar ante eventos disruptivos.

Al comparar Covid-19 con la crisis financiera mundial de 2008-2009, aproximadamente la mitad de las organizaciones dicen que mejoraron la visibilidad de sus gastos y estaban equipadas para responder de manera más eficaz.

Sin embargo, más de un tercio vio solo una ligera mejora, y el 16%, o casi una de cada seis empresas, no vio ninguna mejora.

Desafíos del análisis de adquisiciones

En un entorno empresarial cada vez más volátil, ese progreso limitado no es suficiente.

Sin embargo, las empresas pueden tomar medidas sustanciales para mejorar su capacidad para responder a los obstáculos internos y externos, especialmente manteniéndose más al día con los desarrollos económicos y tecnológicos que ayudan a crear una organización más fuerte y resistente.

No es un secreto que las empresas enfrentan desafíos al intentar implementar la analítica a escala, principalmente porque los datos de adquisiciones pueden ser intrínsecamente desordenados y fragmentados.

La orden de compra de un producto determinado podría almacenarse en el sistema de compra a pago de la empresa, mientras que la factura se almacena en el sistema financiero y el contrato de referencia se almacena en el sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM).

Cuando los datos quedan atrapados en silos como estos, las empresas no pueden crear una única fuente de verdad.

Para lograr un progreso más rápido en el uso de análisis para optimizar las adquisiciones y, por lo tanto, volverse más resilientes en un momento de inmensas interrupciones y cambios tecnológicos, el documento enlista cuatro acciones importantes.

1. Mire más allá de los datos de gasto

Por razones comprensibles, las funciones de adquisiciones a menudo se centran casi exclusivamente en los datos de gastos. Pero estos dan solo una imagen parcial de lo que está sucediendo.

Para generar conocimientos verdaderos y prácticos, es fundamental desarrollar una única fuente de verdad que incorpore todos los datos relevantes a lo largo de toda la cadena de suministro, y de todas las funciones, incluidas ventas, finanzas, desarrollo de productos y operaciones.

Cuando estas fuentes no están vinculadas entre sí, los ejecutivos tienen dificultades para formarse una comprensión precisa de toda la situación de los datos.

2. Adopte una visión de un extremo a otro

Con demasiada frecuencia, los departamentos individuales toman decisiones en el vacío, en función de sus propios presupuestos, KPI y criterios específicos del departamento, lo que genera inconsistencias en el mejor de los casos y errores estratégicos en el peor.

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Idealmente, el proceso de toma de decisiones en adquisiciones también debería incorporar múltiples perspectivas, de modo que la empresa comprenda todas las implicaciones en toda la cadena de valor.

3. Cambiar la mentalidad organizacional sobre los datos de referencia

En algunas organizaciones, a los empleados les preocupa el uso de datos para mejorar el gasto en adquisiciones, y les preocupa que la aplicación de puntos de referencia y la cuantificación del desempeño exponga a las personas a consecuencias injustas.

Ese tipo de resistencia puede socavar las iniciativas de análisis desde el principio.

Para superar estas preocupaciones, los líderes pueden lanzar sólidas prácticas de gestión del cambio que ayuden a cambiar la mentalidad, para una cultura en la que los datos se consideran una herramienta poderosa para ayudar a las personas a lograr mejores resultados, en lugar de ejercicios de “nombrar y avergonzar”.

Las comunicaciones bien diseñadas refuerzan que la empresa quiere generar información objetiva y puntos de referencia, arrojando luz sobre los mejores para que sus mejores prácticas puedan ser codificadas y compartidas.

Las personas que utilizan estos conocimientos para realizar las mejoras más dramáticas en el desempeño pueden convertirse en agentes de cambio cuyas historias ayuden a inspirar al resto de la organización.

4. Agregue capacidades de automatización

Finalmente, las organizaciones de compras tienen grandes oportunidades para automatizar procesos y análisis.

La necesidad de automatizar está creciendo en consonancia con el volumen y la complejidad de los datos de adquisiciones, que son cada vez más difíciles de analizar manualmente de una manera que conduce a conocimientos específicos y procesables.

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Debido a que la automatización viene en diferentes tipos, que van desde suites analíticas completas hasta asistentes digitales, las empresas querrán probar opciones y adaptar el conjunto de soluciones adecuado a sus necesidades.

Sin embargo, el factor común fundamental que subyace a la mayoría de las herramientas de automatización es su capacidad para liberar a los empleados de tareas y procesos repetitivos y rutinarios.

Las soluciones más efectivas pueden identificar patrones de datos relevantes y desviaciones de lo esperado, explicar los resultados y su impacto e incluso sugerir medidas a tomar en respuesta.

Lo mejor también puede ayudar en la visualización de datos, sintetizando inmensas cantidades de datos y brindando información a los tomadores de decisiones en un formato claro e intuitivo.

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