8 claves para aplicar la automatización robótica en recursos humanos

Expertos del sector logístico exponen ocho claves fundamentales para implementar las soluciones de automatización robótica (RPA, por sus siglas en inglés) en el área de recursos humanos.

De acuerdo con el informe La robotización de RRHH en las empresas, la implementación de soluciones disruptivas en sectores como recursos humanos proporciona ventajas concretas.

Sin embargo, el éxito o fracaso en la implementación de estas soluciones RPA en el ámbito de los recursos humanos implica tener en cuenta una serie de aspectos claves.

Meta4, A Cegid Company y Future for Work Institute (FFWI, por sus siglas en inglés) recopilaron la opinión de los ejecutivos para presentar ocho puntos clave para una implementación exitosa.

1. Alineación con la hoja de ruta de automatización de la organización

Es fundamental alinear los objetivos de la iniciativa RPA y los objetivos estratégicos de la organización con la hoja de ruta de automatización (EAR, por sus siglas en inglés).

Se debe buscar el mayor retorno en términos de eficiencia y será muy importante detectar aquellas áreas de la compañía donde exista una mayor receptividad por parte de los usuarios a la adopción de nuevas tecnologías.

2. Selección del proceso a automatizar

Es necesario entender el funcionamiento y los límites de la herramienta RPA, ya que estas soluciones no son extrapolables a todos los problemas existentes en la compañía.

Se debe poseer una visión clara del proceso de principio a fin, incluyendo tiempos, ramas del proceso y excepciones, con el fin de entender qué se puede estandarizar. A su vez, se deben identificar pequeños ajustes o la aplicación de reingeniería en los procesos antes de robotizar, esto puede aportar un gran valor.

3. Selección de tecnología

Es recomendable tener en cuenta los requisitos fundamentales:

• Capacidad de integración con otras herramientas que aporten valor al proceso.
• Escalabilidad de cara a aumentar la capacidad de los procesos automatizados.
• Facilidad de uso, tanto para los consultores que automaticen los procesos como para los usuarios.

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4. Selección de un socio

En caso de que la empresa no disponga de los recursos internos para llevar a cabo el proyecto, se debe apoyar en un socio estratégico con experiencia en implementación de soluciones RPA y procesos de automatización.

La selección del socio adecuado no eliminará la necesidad de asegurar el alto grado de compromiso del equipo de tecnologías de la información de la empresa, con el proyecto de implementación del RPA.

5. Definición del Business Case

Habitualmente los proyectos con tecnologías suelen ir precedidos de un estudio de viabilidad mediante el cual se justifica la inversión a realizar y que debe contemplar.

El estudio no sólo detallará el costo total del proceso sino los beneficios derivados de gestionar el desarrollo de manera más eficiente, rápida y segura.

6. Gestión de las expectativas de los usuarios

En cualquier proyecto de cambio tecnológico, la gestión de expectativas y la facilitación del proceso son fundamentales para lograr el éxito. Por lo tanto, será necesario gestionar cuidadosamente los mensajes a los empleados involucrados desde el inicio del proceso.

Se debe asegurar que el proyecto cuente con el apoyo de los sponsors adecuados.

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7. Implementación progresiva

Los expertos coinciden que se debe empezar con proyectos cortos (PoC, por sus siglas en inglés) que permitan verificar y demostrar la fiabilidad técnica de la solución e identificar de manera temprana los problemas técnicos que pudieran surgir. Comenzar con tareas simples, también permitirá conocer la tecnología y resolver los problemas de implementación.

Una vez que se hayan lanzado con éxito los primeros bots, más enfocados hacia tareas puntuales, se podrá trabajar en bots más complejos capaces de integrarse con un mayor número de sistemas.

8. Gobierno y mantenimiento de las soluciones

Para finalizar, los ejecutivos señalan que será clave definir los nuevos roles y responsabilidades. También será necesario tener claro los nuevos procesos de gestión, el modelo de operación, los planes de continuidad del negocio y una estrategia clara para el soporte y mantenimiento de los robots.

En el estudio también participaron especialistas de Capgemini, everis, EY, IBM, Konecta, Prosegur y Uipath.

THE LOGISTICS WORLD

Carlos Juárez

Reportero de THE LOGISTICS WORLD® especializado en logística y cadena de suministro, con más de 15 años de experiencia. También cubre fuentes mundiales, de economía y negocios, y colabora para UnoTV.