War rooms, la herramienta de planeación estratégica en tiempos de Covid de Oggi Jeans

Cual escena bélica en la que los sargentos planean en un búnker su defensa contra el enemigo, durante 2020 los líderes de Oggi Jeans se reunieron en sesiones denominadas war rooms. El objetivo: la planeación estratégica en tiempos de Covid, para diseñar estrategias a fin de sortear la crisis por la pandemia.

Como cabeza de la organización, Abraham Dichi, director general de Oggi Jeans, sabía que tenía que darle claridad a la incertidumbre que se vivía al inicio del brote.

“Estábamos seguros de que íbamos a cerrar pero no cuándo volveríamos a abrir. Lo que sí sabíamos era que cuando se reactivara el mercado, teníamos que estar preparados”, relató durante su participación en el evento LDM Connect, organizado por LDM, consultora para cadena de suministro.

Análisis de los riesgos

Para entender la magnitud de la crisis que estaban enfrentando, Abraham, quien inició la empresa en 1991 junto a su padre y hermano, reunió a su equipo directivo a finales de mayo. Junto con ellos, desarrolló un plan estratégico de continuidad y recuperación.

Para armar este documento, analizaron las oportunidades y amenazas así como los posibles impactos en los escenarios financiero, operativo y de capital humano. Este fue su desglose para las distintas áreas:

Financiera: cancelaciones de pedidos, disminución en las ventas, atrasos o reducción de la cobranza, alza de precios en los insumos y manos de obra, falta de flujo y liquidez, variaciones en el tipo de cambio.

Operativa: reducción en la capacidad productiva de los maquileros, cierres en maquilas por paros técnicos, retraso en la importación de insumos, aumento en costos logísticos por disponibilidad de transporte, estancamiento global e impacto en la cadena de suministro.

Capital humano: adaptar el funcionamiento de los procesos en modo home office, reducción de horario laboral, limitación en el aforo del centro de distribución, implementación de medidas sanitarias en el lugar de trabajo, casos de Covid-19 entre los trabajadores.

Todos estos impactos se convirtieron en indicadores y el equipo empezó a monitorearlos cada semana. “Para tener la correcta planeación estratégica en tiempos de Covid teníamos que poner todo sobre la mesa para saber a qué nos íbamos a enfrentar”, recalcó Abraham.

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El plan estratégico de Oggi Jeans

Como parte de las herramientas de planeación estratégica, Abraham ideó los war rooms. Estas sesiones de trabajo se llevarían a cabo dos veces a la semana, involucrarían a las jefaturas de cada área, y en ellas, se le daría seguimiento a los indicadores previamente establecidos para actuar en consecuencia.

De estas reuniones surgieron proyectados de cobranza, ajustes para ventas con un escenario pesimista y otro optimista, y la alineación de los presupuestos de todas las áreas. Además, trazaron un plan estratégico para los siguientes meses a fin de marcar la pauta de su operación pero también de su recuperación.

Las etapas del proceso de planeación estratégica para los tiempos de Covid contemplaron:

1. Diagnóstico
2. Capacidad
3. Plan de regreso
4. Reestructura
5. Estabilización

1. Diagnóstico

Incluyó el reconocimiento de desafíos y barreras, conocer el estatus de la empresa y de su cadena de suministro al inicio de la contingencia, así como de sus clientes y del mercado.

Tener visibilidad de los riesgos que enfrentarían le permitió a los directivos de Oggi Jeans estar más conscientes de las decisiones que iban tomando porque, en cierto modo, ya habían previsto los impactos.

2. Capacidad

Consistió en encarar los retos a corto plazo en términos administrativos, financieros y operativos. Además, tener consciencia de los recursos con los que contaba la empresa en cuanto a nivel de inventarios de tela, habilitación y producto terminado.

A partir de este conocimiento, se tomaron decisiones para la compra de materia prima, y para el manejo y gestión de inventarios. “Todas las decisiones que tomamos en esta fase fueron un éxito y sirvieron para que la empresa esté bien actualmente”.

3. Plan de regreso

En esta parte del proceso se decidió cuándo iban a empezar a producir y a comprar materia prima nuevamente.

El equipo directivo de Oggi Jeans también elaboró un plan de recuperación de negocio y mapeó las necesidades para su implementación, y crearon un plan financiero para darle soporte a la organización y que se pudieran en acción todo el plan estratégico para tiempos de Covid.

4. Reestructura

Abraham sabía que una vez que reiniciaran operaciones debían adaptar el funcionamiento de la empresa al nuevo contexto, adoptando los cambios e ideando una nueva dinámica de trabajo.

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También en esta fase se planteó la diversificación del negocio como estrategia ante la pandemia y el fortalecimiento de su canal de e-commerce.

“Teníamos nuestro comercio electrónico a un nivel bastante bajo antes de la pandemia pero nos dimos cuenta que teníamos que estar preparados para afrontar el cambio y aprovecharlo más”, cuenta el director.

5. Estabilización

Para esta fase, en la que están actualmente, el equipo de Oggi Jeans se concentra en adaptar los cambios positivos que dejó la pandemia para integrarlos a la estructura organizacional. También están reforzando el posicionamiento de la marca a fin de ganar terreno en el mercado.

Los war rooms llegaron para quedarse

“Esta herramienta de planeación estratégica en tiempos de Covid resultó en un parteaguas para la organización”, asegura Abraham. “Vimos cómo se unían todas las áreas; empezamos a hablar el mismo idioma y a alinear los objetivos para trabajar en conjunto”.

Además del enfoque operativo, los war rooms fomentaron el trabajo en equipo. “Logramos que hubiera mucha empatía y entendimiento de los problemas que presentaba cada departamento y de cuáles eran sus necesidades desde sus trincheras”, asegura.

Abraham reflexiona que estos war rooms ayudaron a que hoy Oggi Jeans trabaje verdaderamente en equipo y de manera alineada hacia una meta en común. Cuestionado sobre la permanencia de la herramienta, asegura que para 2021 “¡los vamos a mantener!”.

Su entusiasmo se debe a que además de todas las estrategias para enfrentar la pandemia, dentro de estas reuniones surgieron además tres proyectos importantes.

Uno de business intelligence, otro de cultura de ahorro dentro de la empresa, y uno más para manejar toda la estrategia de marca, alineándola con las partes operativa, comercial, administrativa y de finanzas.

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“Gracias a lo que vivimos en estos war rooms a lo largo del año, entendimos que todas las áreas tenemos que estar inmersas en la estrategia de marca porque al final es una estrategia de negocio”, explicó.

Y compartió que actualmente, la empresa mantiene las sesiones: una cada martes para revisar indicadores operativos, y otra los jueves para darle seguimiento a los proyectos, tanto a los que están en marcha como a los que, seguramente, surgirán a futuro.

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