Inventario fantasma: qué es y cómo detectarlo y prevenirlo

Se llama inventario fantasma a los bienes en un sistema que están a mano en un lugar de almacenamiento, pero no están físicamente disponibles.

Esto podría deberse a que los elementos se mueven sin registrar adecuadamente los cambios en el inventario o por errores de entrada de datos.

Son los productos o elementos que se muestran disponibles en el sistema, pero no están a disposición en el almacén.

Desde la perspectiva de la cadena de suministro, el inventario fantasma puede surgir de malentendidos sobre artículos específicos, explica una publicación del portal MPT South Company Newsletter.

¿Qué puede ocasionar un inventario fantasma?

Una mala gestión de inventarios puede generar diversas situaciones.

Datos malos: Pueden hacerse docenas de cambios en la oferta de un producto antes de notar el problema del inventario fantasma.

Para solicionarlo se deben cancelar futuras órdenes de los productos y ajustar los precios de otros.

También conviene lanzar nuevas campañas de marketing.

Pronóstico inadecuado: Los datos precisos ayudan a presupuestar con certeza, mantener el flujo de efectivo positivo y promover los productos adecuados en el momento preciso.

Los datos de inventario son una pieza esencial del método de previsión de la demanda.

¿Cómo afecta a las empresas de retail?

El inventario fantasma perjudica a los retailers en varias formas.

En primer lugar, provoca una pérdida de ingresos, ya que los productos registrados como disponibles no están físicamente presentes en la tienda, lo que se traduce en una pérdida de ventas.

Además, genera ineficiencias operativas al hacer que los empleados destinen tiempo a buscar productos que no existen físicamente, afectando la productividad y aumentando los costos laborales.

También deteriora la satisfacción del cliente, ya que la falta de disponibilidad de los productos deseados genera una mala experiencia de compra que puede desalentar futuras compras.

Asimismo, el inventario fantasma distorsiona los informes y análisis relacionados con las ventas, promociones y el rendimiento de la tienda, lo que puede llevar a decisiones erróneas en la gestión empresarial.

Por último, implica costos adicionales, como contratar personal para realizar recuentos de inventario más frecuentes y reponer el inventario perdido.

Así lo detalló un artículo de la empresa de asesoría digital para operaciones en tienda Frogmi.

Gestión de turnos y polifuncionalidad, aliados del retail durante la temporada alta

Qué origina el inventario fantasma

Una de las causas habituales para el inventario fantasma es que la mercancía haya sufrido algún daño durante el transporte o en tareas de manutención.

Errores de inventario y falta de stock, principales retos para la productividad logística

El sistema reflejará el stock pero no dichos desperfectos que hacen a la mercancía no apta para su venta.

Cuando se trabaja con productos perecederos, el almacén podría contener mercancía caducada, que aparecería como stock disponible para su venta en el control de inventario, pero que podría no detectarse como no válida hasta el momento de servir un pedido.

Los robos, especialmente en el sector retail, donde las estanterías están al alcance del público en los puntos de venta, son otras de las causas por las que alguna mercancía deja de estar disponible sin que el sistema informático de control de inventario lo detecte.

En los puntos de venta donde los consumidores se sirven ellos mismos, también se producen cambios de lugar de la mercancía cuando un consumidor retira un producto de las estanterías y luego cambia de idea y lo deja en una errónea.

En ocasiones, los errores son originados por etiquetas de códigos de barras erróneas.

Eso puede deberse a errores del fabricante, o bien a fallos cuando se aplican etiquetas propias.

Dicha situación también puede producirse si no se lleva un seguimiento exhaustivo de la logística inversa.

Logística inversa: análisis de mercado y tendencias globales hacia 2032

Puede ocurrir que los códigos de barras que vienen en los embalajes de los productos se intercambien por error al prepararse para su devolución.