Guía para identificar proyectos de optimización en 5 pasos

Cada año, los mercados se vuelven más competitivos debido a la variedad de productos ofrecidos y las nuevas tecnologías y soluciones que salen al mercado. Ante este escenario, los proyectos de optimización cobran vital relevancia.

La cadena de suministro, que mira el producto desde la materia prima hasta la entrega al cliente, es una de las áreas en las que es esencial la búsqueda continua del proceso más optimizado posible.

Sin embargo, poder encontrar los proyectos adecuados y generar las optimizaciones necesarias para la cadena no es sencillo. ¿Qué hacer primero? ¿Cómo priorizar?

Cómo detectar proyectos de optimización en 5 pasos

Este artículo busca ayudar a los líderes de la cadena de suministro a identificar y generar mejoras continuas con agilidad, a través de la ejecución de cinco pasos.

Primer paso

Para crear proyectos de mejora es necesario tener claro cuál es el objetivo del área que se va a analizar, siempre alineado con la visión y misión de la empresa.

Todas las actividades e intervenciones deben generarse siempre para lograr este mayor reto, que permitirá a la empresa elevar sus objetivos.

Segundo paso

Con la claridad de los objetivos, cada área traduce la misión a actividades específicas para su grupo, teniendo visibilidad de lo que es más importante y de cuáles son las entregas esperadas.

Tercer paso

A continuación, se deben mirar los procesos para llevar a cabo las actividades. Los supervisores en cada sector que participe en el proceso deben evaluar y responder las siguientes preguntas:

• ¿Se asignan las actividades de área en un diagrama de proceso y flujo?
• ¿El procedimiento de las actividades de la zona se transmitió a todos los empleados de la zona y confirman el conocimiento de la misma?
• ¿El procedimiento existente es claro y fácil de seguir?
• ¿Existen medidas de control para verificar que se está siguiendo el procedimiento?

Oportunidades identificadas

Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es "no", es necesario crear un proyecto de mejora a partir de entonces, con el objetivo de resolver las áreas de oportunidad que se identificaron.

Para muchos, la búsqueda del proyecto se completa aquí, y la importancia es entonces dar seguimiento a las actividades programadas para que, en un futuro próximo, sea posible seguir al siguiente paso.

Si la respuesta a las preguntas es "sí" o las oportunidades identificadas ya han sido resueltas, hay que dar el siguiente paso: La evaluación de las pérdidas.

Cuarto paso

Como se sabe, todo proceso tiene pérdidas, pero siempre hay un nivel óptimo que se debe alcanzar a medida que una organización desarrolla y se conocen tecnologías o soluciones.

Para evaluar las pérdidas de un proceso es necesario tener claro cuál es el resultado final esperado. Por lo tanto, uno debe seguir cada etapa del proceso, mirando las actividades y el tiempo invertido.

Es importante evaluar lo que genera valor o no para el flujo, identificando así lo que podría eliminarse.

Interrogantes en torno al análisis de pérdidas

Para hacer el proceso de análisis de pérdidas, algunas de las preguntas que pueden hacerse son:

• ¿Hay algún paso que pueda ser eliminado sin afectar el resultado final?
• ¿Existe una solución o tecnología que aporte agilidad en alguna etapa de su proceso?

A veces las pérdidas son fáciles de eliminar y el proceso se puede corregir fácilmente. Sin embargo, cuando la empresa está en un nivel mínimo de pérdidas, la inversión necesaria para eliminar la pérdida no justifica el valor generado.

Por lo tanto, es importante que en todos los análisis de pérdidas haya evidencia de qué beneficio se generará a partir de la eliminación de lo que se ha identificado. Sólo con los dos factores en la mano se puede definir la viabilidad de cambiar el proceso.

De esta manera, el liderazgo de la organización puede ayudar a priorizar los proyectos y encontrar presupuestos para financiar optimizaciones en la cadena.

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Quinto paso

El último paso, pero no menos importante, es tener en cuenta los procesos y conexiones entre áreas durante estos análisis.

A menudo, los procesos diseñados se limitan al área inicial, pero no buscan evaluar la fluidez de la información y del material entre áreas, generando comúnmente pérdidas.

El análisis como método para identificar proyectos de optimización

Este fue un resumen rápido de los cinco puntos clave a evaluar en la cadena de suministro, con el fin de encontrar proyectos que puedan generar mejoras y optimizaciones para las empresas.

La recomendación es que se realice el análisis mencionado al menos una vez al año, debido a la velocidad de la tecnología y el constante cambio en el mercado.

Puede hacerse directamente desde el proceso de análisis de pérdidas, siempre y cuando el control de los procesos y la productividad sean claros y estén debidamente documentados.

THE LOGISTICS WORLD

Adèle Magalhães

Senior Manager con más de 10 años de experiencia en Compras y Logística, en la industria farmacéutica y de bienes de consumo. Experta en negociación, abastecimiento estratégico, gestión, desarrollo de productos y proyectos de transformación de la cadena de suministro. Adele tiene un certificado de posgrado - MIT GCLOG enfocado en Gestión de la Cadena de Suministro y Logística del Instituto de Tecnología de Massachusetts y un título de Posgrado en Administración de Empresas de PUC-Rio.