¿Cómo diseñar un plan de continuidad del negocio? Una guía en 5 pasos

El plan de continuidad del negocio (BCP, por sus siglas en inglés) es clave para lograr que las empresas puedan entregar servicios o productos durante y después de un evento disruptivo. Se estima que 80% de las empresas mexicanas cuentan con un BCP y, tras la crisis provocada por el Covid-19, los negocios restantes podrían integrarlo en el corto plazo.

Durante su participación en el webinar gratuito organizado por el Logistic Summit & Expo, Cómo diseñar y ejecutar el plan de continuidad que necesitas para tu operación, Claudia Nuñez, Directora de Supply Chain de Unilever Latinoamérica, compartió 5 pasos para establecer un plan de continuidad del negocio ante eventos inesperados.

Paso 1

Identificación de Recursos y Riesgos

En una etapa inicial se recomienda mapear los recursos fundamentales del negocio a fin de identificar cuáles de ellos pueden faltar ante un evento disruptivo. Estos recursos pueden incluir: máquinas y equipos, personal, transporte, sistemas de información, instalaciones, fuentes de energía, materias primas, permisos de operación.

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“Las empresas entregamos productos o servicios a partir de los recursos con los que contamos. Si súbitamente estos recursos dejan de estar disponibles tenemos un evento de discontinuidad”, mencionó Claudia Núñez.

En este primer paso también es importante identificar los riesgos potenciales para el negocio. Algunos de ellos pueden ser: desastres naturales, accidentes internos y externos, disturbios sociales, actos vandálicos, ataques cibernéticos o enfermedades endémicas.

Como regla, precisó la experta, si el incidente identificado es menor al 15-30% del negocio, se debe evaluar cuidadosamente si se trata o no como un incidente disruptivo.

Participa en la Conferencia Online Gratuita “Cómo diseñar y ejecutar el plan de continuidad que necesitas para tu operación” junto a Claudia Núñez, Directora de Supply Chain de Unilever.
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— Logistic Summit & Expo (@LogisticSummit) July 16, 2020

Paso 2

Análisis de Impacto (BIA –Business Impact Analysis)

En este paso la organización se debe preguntar ¿cuánto tiempo voy a parar realmente? y ¿cuánto tiempo necesito para regresar a las operaciones? Para tener estas respuestas, es preciso conocer cuál es el límite de interrupción de negocio (Business Interruption Limit o BIL) y cuáles son los objetivos de tiempo de recuperación (Recovery Time Objective o RTO).

El BIL se establece desde el momento en que pasa el incidente disruptivo hasta el día en que realmente deje de poder entregar servicios y productos al cliente. Si se trata de bienes, lo más probable es que la diferencia entre el BIL sea igual al número de días de inventario que el negocio mantiene de los productos principales.

El RTO es el cálculo sobre el tiempo que tomará la recuperación de las operaciones.

Paso 3

Estrategia de Recuperación

Consiste en el diseño de la estrategia de recuperación. Con el análisis del impacto (BIA), se definirán cuáles son los incidentes disruptivos observados, para los que se elaborará un plan de acción específico, es decir, se debe tomar en cuenta en qué puntos del evento se debe enfocar la acción de respuesta y cuánto se va a invertir para estar preparado.

En este paso también se debe cuantificar si la estrategia de recuperación definida está alineada con el tiempo objetivo de recuperación (RTO). Es poco probable encontrar el incidente disruptivo tal cual se definió en la estrategia, pero contar con una guía definid de qué dirección tomar es de extrema ayuda en el momento de crisis.

Paso 4

Gestión de crisis

Tener escrito lo que se debe hacer cuando ocurra la crisis es sumamente importante para sobrellevar la emergencia y mantener las operaciones. Claudia Núñez destaca cuatro puntos clave para gestionar eventos disruptivos.

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Tener un equipo predefinido para participar en la estrategia de gestión de crisis
Contar con un líder predefinido para el equipo de gestión de crisis
Tomar como base las acciones de la estrategia de recuperación definidas en el paso 3
Elaborar un timeline de actividades empezando desde el día 0

Cada rol en el equipo de gestión de crisis, recomienda Núñez, debe tener al menos un sustituto y mínimo dos medios de contacto.

Paso 5

Mantenimiento y pruebas

El plan de continuidad del negocio debe ser actualizado constantemente a fin de contar con la información sobre posibles nuevas líneas de productos, cambio de proveedores críticos, nuevas sucursales o, incluso, cambio de roles en los participantes del equipo que participa en el BCP.

También se recomienda realizar un simulacro del plan de continuidad del negocio al menos una vez por año. Este simulacro tiene como finalidad preparar al equipo para enfrentar un incidente disruptivo.

The Logistics World

Erik Escudero

Periodista y generador de contenidos para THE LOGISTICS WORLD®, con más de 10 años cubriendo fuentes especializadas como logística, alimentación, packaging, negocios, y tecnologías de la información.