7 claves para diseñar estrategias de colaboración para tu cadena de suministro

"Si quieres ir rápido, ve solo. Si quieres llegar lejos, ve acompañado”, dicta un conocido proverbio. El mensaje es claro: para que los cambios sean sostenibles, deben hacerse en equipo. Así, las estrategias de colaboración entre clientes y proveedores son vitales.

Con esta perspectiva en mente, Javier Serrano, Director de Cadena de Suministro y Compras de Alpura, compartió siete principios claves para que las organizaciones diseñen sus estrategias de colaboración y puedan beneficiarse de esta cultura.

Lo hizo como parte del pasado webinar de THE LOGISTICS WORLD, Cadena de suministro colaborativa, puntos clave y cómo desarrollarlos, con base en sus 21 años de experiencia como directivo de supply chain en empresas como Grupo Herdez, Lala y Farmacias del Ahorro.

Niveles de colaboración entre clientes y proveedores

Para que una cadena de valor, sin importar la industria, sea colaborativa, cada parte debe de tener proyectos encaminados a mejorar el servicio y el costo, buscando el beneficio de todos los eslabones. También involucra un intercambio de información.

“Básicamente, la colaboración se trata de entender las necesidades de la contraparte, pero hay que formalizar, en acuerdos anuales, cómo van a compartir la información y cómo se comprometen a trabajar en equipo”, explicó el directivo.

La colaboración entre proveedor y cliente puede diferenciarse según su complejidad.

En el nivel más básico se intercambia principalmente información, por ejemplo: el porcentaje de la entrega que está recibiendo el cliente desde los camiones del proveedor, si se está logrando la llegada a tiempo, el número de rechazos, etc.

En el modelo intermedio existen, además, objetivos compartidos conocidos como joint business plan. Se establece una vez al año y tiene como metas el crecimiento en ventas, la rentabilidad, fill rate y on time.

En el nivel más avanzado de colaboración en una cadena se comparte no sólo información y objetivos, sino proyectos específicos donde hay un beneficio concreto para ambas partes.

Quizá no con todos los clientes se pueda colaborar cuando la cadena de valor es muy compleja. En esos casos, Serrano recomendó seleccionar a aquel que más impacte en las ventas.

¿Qué beneficios se obtienen de la colaboración?

“La colaboración y el trabajo en equipo con clientes y proveedores permiten que se mejoren muchos aspectos de la operación”, aseguró el experto. Entre ellos, destacó los siguientes:

• Aumentar las ventas.
• Dar un nivel de servicio mejorado.
• Ser ágiles para atender la demanda.
• Bajar costos.
• Afinar el pronóstico de ventas.
• Optimizar el fill rate.
• Lograr las llegadas de las entregas a tiempo .
• Disminuir los inventarios.
• tener menos paros en la planta.
• Obtener costos de distribución más bajos.

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7 puntos clave para diseñar tus estrategias de colaboración

Con base en su experiencia, Javier Serrano compartió con los asistentes a este webinar logístico siete consideraciones que deben de tener las estrategias de colaboración para ser efectivas y que haya ofrezca beneficios tangibles para ambas partes.

Debe de haber confianza entre las partes

En el modelo antiguo se invertía mucho dinero, equipo y colegas en idear sofisticadas estadísticas y matemáticas para saber qué va a pedirnos el cliente.

"Pero el mejor pronóstico de venta es aquel que se logra trabajando directamente con la fuente de la demanda, acercándote con él para que te comparta su plan”, aseguró Javier Serrano.

Para obtener esa data, advirtió, debe de existir un gran nivel de confianza y de cercanía entre las partes. "Quienes están del lado de los proveedores deben desarrollar mucha inteligencia emocional y hacerle ver a los clientes que la única manera de vender más y entregar bien, es trabajando juntos".

Compartir incentivos entre áreas

Las estrategias de colaboración deben resultar un ganar-ganar. No se trata de tener un convenio donde se establezcan las penalizaciones y los castigos. Más bien, tienen que ver con qué beneficios traerá a las partes que se mejoren sus indicadores.

Así, si un proveedor mejora su nivel de servicio, debería recibir a cambio un pronóstico asertivo y a tiempo, y que establezca las bases para manejar menos inventarios y controlar la variabilidad.

Contar con la gente ideal

Para tener un modelo colaborativo exitoso que vaya más allá de un Power Point, se debe contar con personas comprometidas y con el perfil adecuado, e invertir en ellos, en tecnología y, en muchas ocasiones, en proyectos de consultoría.

“De nada nos sirve tener un genio en inteligencia artificial o en machine learning que no sepa negociar y llegar a acuerdos”, advirtió el experto en supply chain. “Se necesita una especie de perfil de emprendedor con habilidades analíticas para establecer acuerdos entre las partes”.

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Otra recomendación para fomentar la empatía entre el personal es jugar “el juego de la cerveza” con las principales áreas internas, o con clientes y proveedores.

Este juego permite el intercambio de roles. Por ejemplo, que un vendedor se ponga del lado de la logística, o alguien de compras se vaya a ventas. “Ayuda a entender las dinámicas en el trabajo para sensibilizarnos de la importancia del trabajo en equipo”, explicó Javier.

Lograr un cambio de cultura

Antes de colaborar con un cliente o un proveedor, es importante que al interior de la empresa haya una agenda clara, indicadores compartidos y una remuneración alineada. Los involucrados deben de conocer aspectos como las políticas de compra, los tiempos de entrega, las corridas de manufactura o los términos del producción.

“En ocasiones hay un desconocimiento mucho más grande de lo que sucede al interior de la empresa en comparación a lo que se sabe de cómo se comportan nuestros clientes y consumidores”, apuntó Javier.

Para evitar esto, es clave el involucramiento del área de recursos al menos una vez al mes, pues el cambio cultural se inicia al interior.

También se puede implementar un modelo de IBP (integrated business planning), en el que el objetivo central no solo es satisfacer la demanda, sino lograr los resultados financieros.

Para ello, trabajan en equipo las áreas de ventas, marketing, logística, compras, manufactura, recursos humanos y sistemas.

Participar de los planes

Tanto de producción como de demanda. ¿Cuál es la diferencia? “Si a tu proveedor le dices ‘yo voy a vender 100’ pero tus inventarios están muy bajos y tienes que producir 30 más para alimentarte, entonces el requerimiento es de 130”, explica el experto.

La recomendación es que el horizonte sea de tres a seis meses como mínimo, aunque las empresas más avanzadas deben hacerlo cada mes, dependiendo de la industria.

La colaboración se puede formalizar estableciendo un scorecard, o una hoja de indicadores y objetivos compartidos. La sugerencia es revisarlas al menos cada 15 días con el cliente y una vez al mes con los proveedores.

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Incluir la colaboración en los presupuestos

Para que la iniciativa trascienda y vaya más allá de solo mejorar indicadores como el fill rate o las ventas, los esfuerzos deben de tener recursos financieros y de personal.

Hay organizaciones que incluso asignan a directores de colaboración con los clientes de mayor importancia.

Tener un componente digital

A veces, el 80% del tiempo de los logísticos o de los vendedores se destina a recopilar datos para saber lo que pasó ayer y el 20% restante se dedica a la negociación y a las estrategias.

Para darle la vuelta a esta realidad, la solución es invertir en la digitalización, a decir del experto en supply chain. Así, una plataforma de información permitirá más tiempo para la toma de decisiones y de acciones y menos para la reunión de datos.

Modelo de colaboración para el futuro de las empresas

Sin duda para las empresas es fundamental vender más, crecer y atender al consumidor, pero las prioridades también deben incluir estrategias de colaboración.

“No vamos a poder resolver los retos del presente y construir un nuevo mañana si no trabajamos en equipo al interior y al exterior de la empresa”, enfatizó Javier.

Si tu empresa no tiene una estrategia formal, con gente dedicada a colaborar con proveedores o clientes, es momento de que empieces a diseñar una. Puedes iniciar con un nivel básico e ir creciendo conforme la confianza y los resultados vayan aumentando.

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