Para vender y comprar las empresas se apoyan en su inventario , esto hace indispensable la tarea de un administrador que minimice las pérdidas. Una gestión incorrecta genera, por ejemplo, excesos en los pedidos y así, la pérdida del control. Mientras que la gestión efectiva, en principio, optimiza la utilización de los recursos financieros.
Andrés Castaño, Consultor Advanced de LOGyCA, una organización especializada en el desarrollo de mejores prácticas logísticas, revela desde adentro las características de los almacenes, cómo se alcanza la administración eficaz y qué beneficios conquista.
Énfasis Logística: ¿Qué lugar ocupa la administración del inventario en la gestión logística?
Andrés Castaño: Es uno de los puntos neurálgicos de una empresa, por un lado ayudan a cumplir con las metas estratégicas y las políticas asociadas con la oferta de servicio al target de clientes al que una empresa quiere llegar. Por otro lado el inventario se considera un activo que si no es manejado correctamente puede hacer perder mucho dinero a los accionistas.
E.L.: ¿Cuáles son sus particularidades?
A.C.: El inventario debe estar ajustado a la demanda real de los productos y servicios que comercializa la empresa. De no ser así es susceptible de incurrir en obsolescencia, deterioro de la calidad, faltantes, etc.
E.L.: ¿Qué implica administrar inventarios? Y ¿qué pasos hacen eficaz esa tarea?
A.C.: Administrar inventarios es una labor que implica la correcta administración de la información de demanda así como del producto físicamente. La información es el input para crear modelos de reaprovisionamiento de inventarios que permitan acercarse a lo que pueda pasar en el futuro y de esa forma cumplir con las exigencias del mercado de una manera más apropiada. La administración física de los inventarios tiene como objetivo garantizar la calidad y disponibilidad del producto hasta que el consumidor final lo adquiere. Los pasos a seguir:
1. Definir las políticas de administración de inventarios acordes a la estrategia
2. Identificar las fuentes de información de demanda
3. Definir herramientas de pronóstico
4. Definir modelos de administración de inventarios
5. Definir las condiciones de administración de inventarios
6. Capacitar al equipo de personas que las van administrar físicamente.
7. Definir herramientas tecnológicas que soporten la correcta administración de inventarios.
E.L.: ¿Qué objetivos deben platearse al emprender o perfeccionar la administración de inventarios?
A.C.: Los objetivos siempre deben estar alineados con los objetivos estratégicos y corporativos y es precisamente esto lo que con el tiempo se olvida. El inventario cumple la función de garantizar disponibilidad de un producto para atender las necesidades de un consumidor final. A luz de lo anterior que debo hacer para lograr que dicho consumidor este satisfecho con una operación rentable.
E.L.: ¿Qué rol juegan las nuevas tecnologías aplicables al abastecimiento?
A.C.: Tienen un rol importantísimo, se logran ventajas competitivas con la correcta administración de la información. Las herramientas tecnológicas permiten y garantizan calidad en la información necesaria para la administración de los inventarios sino también de cualquier proceso en una empresa.
E.L.: ¿Qué beneficios conlleva la utilización de sistemas de codificación?
A.C.: Existen infinidad de sistemas de comunicación. Lo importante es utilizar un leguaje común un mismo idioma, de lo contrario es poner hablar a un japonés con un italiano en su propia lengua, al final van a terminar comunicándose por señas que ambos entienden porque es un lenguaje común. Un sistema muy utilizado es el de código de barras estándar, que hoy en día es empleado por cerca de 1,3 millones de empresas en el mundo.
E.L.: ¿Qué costos se involucran directa e indirectamente con la gestión de inventarios?
A.C.: Por una lado están los costos de de mantener inventario, es decir los costos asociados a la bodega, el personal, seguros, servicios, depreciaciones de infraestructura, etc. Por otro lado esta el costo de oportunidad y es el costo que se calcula si en vez de tener el dinero invertido en inventarios, tenerlo rentando en un banco o fondo de inversiones. Muchas empresas utilizan el costo de usura para calcular este valor.
E.L.: ¿Existen modelos, o puede dar algún consejo/recomendación?
A.C.: Existen muchos modelos, lo importante por un lado es conocer la demanda de cada producto y a partir de ella asignar el modelo adecuado de reposición de inventarios. Normalmente lo que se acostumbra es dividir el portafolio de producto en un paretto y de acuerdo a esto aplicar el modelo más adecuado.
E.L.: ¿En el contexto mundial de recesión, qué puntos se deben tener en cuenta antes de realizar compras y ventas?
A.C.: Primero es importante conocer cómo el inventario afecta el balance y el P&G de la compañía. Dos entender que tanto las fuentes de reaprovisionamiento se vieron afectadas por la recesión y que tanto esto pone en riesgo atender las necesidades del cliente. Tres, identificar fuentes alternativas de reaprovisionamiento, es decir tener planes de contingencia. Cuatro hacer una análisis detallado de los costos de los procesos para identificar puntos sensibles y de posibles mejoras.
E.L.: ¿Podría explicar el concepto de “reaprovisionamiento” y con que métodos se aplica?
A.C.: Reaprovisionamiento: es mantener en el tiempo una dinámica que permita tener de primera mano las materias primas, producto en proceso y/o producto terminado que se necesita para satisfacer las necesidades del consumidor final minimizando el riesgo de faltantes al menor costo posible
E.L.: ¿Qué relación existe con el “just in time”, el outsourcing y el mercado electrónico?
A.C.: Estas son estrategias aplicables a la administración de los inventarios, que han dado muy buenos resultados en las empresas. Lo realmente importante es entender si son igualmente aplicables a la realidad de cada empresa esperando obtener excelentes beneficios. Antes de implementar una o varias de estas prácticas se debe analizar si se ajusta a la estrategia que la empresa definió.
E.L.: ¿Qué ventajas otorga lograr una administración eficiente del inventario?
A.C.: Lo más importante es minimizar el impacto de las ventas pérdidas, que debe llevar a la fidelización del consumidor final, obviamente junto con el cumplimiento de otras variables. Por otro lado, permite optimizar el uso de los recursos financieros.
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