La gestión del inventario óptimo en la empresa es uno de esos términos que con frecuencia se usan pero que en el fondo no se entiende a qué nos referimos. Algunos métodos para obtener resultados positivos en el control de las mercancías son:
- La programación lineal estocástica para determinar el punto de optimización
- La utilización de los recursos con base en las actividades de cada proceso
- Establecer modelos de gestión de inventarios
- Encontrar los conceptos erróneos al momento de establecer las políticas de inventario
- Estar pendientes del nivel de servicio y el stock de seguridad.
¿Óptimo en función de qué? Si preguntamos al área financiera nos dirá que es el menor posible; si nos acercamos al área operativa nos indicará que aquél que le permita tener continuidad en producción o lotes grandes; finalmente si consultamos al área comercial nos sugerirá procurar un inventario alto para cubrir las necesidades de los clientes.
Por lo tanto, definamos primero los términos de inventario y optimización.
El inventario lo necesitamos en función de la forma de producir y de surtir al mercado, es decir, que según si fabricamos bajo pedido o contra stock, será la posición del inventario en la cadena.
De acuerdo con nuestro sistema de fabricación y venta tendremos más o menos inventario y éste podrá ser más de materia prima, producción en proceso o producto terminado.
La estrategia de cuánto inventario tener es lo que veremos más adelante.
Optimizar es un término ambiguo. Por lo general en la empresa cuando nos referimos a la optimización de recursos buscamos hacer las actividades más rápido o al menor costo.
Pero más bien deberíamos considerarla en función de la definición de la palabra “optimizar” que significa: búsqueda de la mejor manera de realizar una actividad. Y de su relación con la planificación, que es lo que nos interesa: planificar el inventario.
La optimización (también denominada programación matemática), trata de tomar una mejor decisión para maximizar (ganancias, velocidad, eficiencia, etcétera) o minimizar (costos, tiempo, riesgo, error u otros factores operativos) un criterio determinado.
En resumen, requerimos planificar de la mejor manera posible con un criterio matemático de maximización o minimización de los recursos. Veamos cómo se hace esto a partir de la forma en que planeamos el inventario.
Modelos de Gestión de Inventarios
Los modelos para la planificación del aprovisionamiento se agrupan en dos categorías principales, según la demanda sea dependiente o independiente.
1. Modelos para reaprovisionamiento no programado. En los que la demanda es de tipo independiente, generada por actores ajenos a la cadena logística (clientes o consumidores), el modelo más común es el lote económico de compras (EOQ).
2. Modelos para reaprovisionamiento programado. En los que la demanda es de tipo dependiente, generada por un programa de producción o ventas, conocidos como MRP o DRP de cálculo aritmético.
A su vez los modelos no programados se clasifican en otras dos categorías:
1. Modelos de reaprovisionamiento continuo. En los que se lanza una orden de pedido cuando los inventarios decrecen hasta una cierta magnitud o punto de pedido. La cantidad a pedir es el lote económico de compra (EOQ).
2. Modelos de reaprovisionamiento periódico. En los que se lanza una orden de pedido cada cierto tiempo previamente establecido. La cantidad a pedir será la que restablece el nivel máximo de inventario asignado.
Y estos últimos también se subdividen en función de las características de la demanda, si es determinista o probabilista. Es este nivel donde nos acercamos a la realidad del día con día y donde requerimos métodos más sofisticados de cálculo, como los de optimización estocástica.
Para calcular los parámetros del inventario, una vez que se sabe dónde estará, se estudian las características de los modelos y nos preguntamos cuál usamos en nuestra empresa. Primero lo que buscamos es responder las tres preguntas básicas del reaprovisionamiento y creación de inventarios: ¿cuánto pedir?, ¿cuándo pedir? y ¿dónde pedir?
El primer modelo nos lleva a usar la famosa fórmula de Wilson o EOQ (lote económico de pedido).
Se han utilizado por muchos años los modelos clásicos de reaprovisionamiento no programados, produciéndose resultados que en general causan altos niveles de inventario y muchos faltantes.
Utilizar el modelo EOQ tiene un costo bajo en tiempo y cálculo, pero los resultados no son favorables al no cumplir con la demanda en muchos de los períodos. La razón se encuentra en los supuestos del modelo que consideran que la demanda es fija y constante.
Agregar un stock de seguridad al modelo EOQ, o incluso a otro modelo que fije una cantidad de pedido, no ayuda a resolver el problema, ya que sólo incrementa el inventario y el costo debido a que la suposición de demanda constante no es real.
Conceptos erróneos al fijar políticas de inventario
Las políticas simples funcionan bien. Hablamos de políticas tipo ABCD o reglas de cobertura en días de inventarios fijos. Con frecuencia resultan en inventario de 15% a 30% mayor al requerido y con bajos niveles de servicio medido como faltantes. La razón es que esas políticas no cubren demandas fluctuantes o sobreinventarían en demandas estables.
Mantener inventario en todos los almacenes de todos los productos nos dará un buen nivel de servicio. Aún con la fuerte inversión en inventario que ello representa, al poco tiempo se acaba tendiendo mal localizado el inventario: mucho donde no se necesita y nada donde si se necesita. Debido de nueva cuenta a que en el fondo consideramos demandas estables y constantes.
El objetivo es mantener el inventario mínimo. Empresas que buscan el concepto lean sufren de largos tiempos de entrega, altos costos de abastecimiento y bajos niveles de servicio, ya que no se ajustan a la variabilidad y nivel de la demanda.
Nivel de servicio y stock de seguridad
La demanda independiente o no programada de un producto suele ser de tipo probabilista. Las demandas independientes deterministas en la práctica son más bien un recurso para simplificar la formulación de los modelos. Dicha característica aleatoria en la demanda es la causa de rupturas de los stocks con sus costos asociados y sus efectos en el nivel de servicio.
Por eso, es necesario disponer de un inventario adicional en nuestros almacenes sobre lo estrictamente necesario que haya establecido nuestro modelo de reaprovisionamiento. Dicho stock de seguridad dependerá de las desviaciones que vaya a presentar el consumo durante el período que media entre el lanzamiento de un pedido y la recepción de la mercancía, es decir, durante el plazo de entrega (lead time) o período crítico.
En consecuencia, la determinación de los stocks de seguridad estará ligada a la desviación estándar de la demanda y al nivel de servicio que queramos dar, el inventario de seguridad será el número de desviaciones estándar de reserva que nos interese mantener. A su vez, ese número de desviaciones estándar de reserva nos definirá el nivel de servicio que estamos ofreciendo.
Y lo primero que debemos hacer es fijar el nivel de servicio que deseamos dar por cada referencia o cliente y hacer el cálculo estadístico para determinar el nivel de inventario.
Programación Lineal Estocástica
En la práctica tenemos una demanda incierta y cambiante de la que sólo conocemos su distribución media y su grado de error, si es que usamos buenos algoritmos de forecast, pero también tenemos la variabilidad de la proveeduría en su entrega; y si le sumamos que nuestro catálogo de productos es cada vez mayor y cambiante relacionado a una gran base de clientes, entendemos que el nivel de cálculo que se requiere para determinar el stock óptimo por cada una de las referencias/clientes es enorme.
Eso se resuelve hoy en día gracias a soluciones especializadas en la optimización de inventario, que se basan en complejos algoritmos de programación lineal estocástica.
En ella no sólo se consideran las variabilidades de demanda y proveedor, sino que se toma en cuenta la función de contribución marginal de cada producto, es decir, se busca la solución óptima que nos dé la máxima rentabilidad económica, el mayor nivel de servicio y el menor inventario para lograrlo.
Por ejemplo, los productos navideños deben ser fabricados con anticipación a su temporada de venta, en la cantidad correcta que cubra la demanda, pero no puede quedarse la mercancía en anaquel para finales de diciembre, porque ya no la venderemos y la mezcla de productos nos da la mayor utilidad. Por eso se busca una solución única que maximice la campaña navideña.
O más simple aún, el típico problema de siembra de un granjero, quien no sabe qué productos sembrar entre maíz, trigo y fríjol, al no conocer cuanta lluvia caerá, ya que cada producto tiene un costo de siembra y un precio de venta distinto. Son líneas que se cruzan entre sí en función de la probabilidad de lluvia.
Así, las curvas stock-servicio que consideran todas las variables estocásticas de la demanda, las restricciones logísticas del proveedor y la contribución marginal de cada SKU nos dan como resultado ese punto de optimización como stock de seguridad basado en niveles de servicio individual, tanto en cantidad como en tiempo, variando de acuerdo a la demanda.
