De acuerdo con Arturo García, Gerente de Marketing y Desarrollo de Negocios de Ticket Car, el entorno en México es cada vez más favorable para la implementación y adopción de nuevas soluciones para la administración de flotas, gracias a la acelerada adopción de los Smartphones y a la facilidad de acceso a internet (que ya ofrece paquetes de datos más baratos y de mayor capacidad), así como a la digitalización de servicios.
En entrevista con Énfasis Logística, el ejecutivo indicó que dichas soluciones son cada vez más amigables en el uso, tanto para los administradores de las flotas de las organizaciones, como para sus conductores. Un ejemplo cotidiano y no muy lejano -consideró- es el uso de la aplicación Waze, que básicamente te indica la mejor ruta para llegar a tu destino considerando la información que millones de usuarios generan del tráfico y de percances.
“Para las empresas existen diversas opciones de plataformas y aplicaciones que les pueden ayudar a incrementar la eficiencia de su operación. Por ejemplo, con información en tiempo real sobre las condiciones de tráfico, caminos bloqueados, plantones. Hay aplicaciones que se conectan a servicios de gobiernos locales para monitorear el estatus de las placas o de las multas.
“Otro ejemplo son los GPS vehiculares, que además de brindar información de la salud del vehículo a los administradores de flota, también les proporcionan hábitos de conducción como aceleraciones o frenadas bruscas, así como la información relevante de diferentes sensores”, mencionó el gerente de marketing y desarrollo de negocios de Ticket Car.
En cuanto al impacto de la mala administración de los gastos de combustible en los procesos operativos de las compañías logísticas, refirió que en todas ellas existen procesos administrativos y operativos dedicados a la gestión de los gastos en general, incluidos los gastos del combustible y de la logística, por lo tanto, una forma conveniente de dividir la gestión y hacer un mejor análisis de estos gastos es considerar los tres siguientes momentos:
-Antes del viaje. Si la ruta o los destinos son conocidos, se podría anticipar el gasto en litros de combustible con una precisión bastante aceptable, de tal forma que se pueda presupuestar el gasto con mucha precisión para no tener recursos parados en forma de saldo excedente para el pago de combustible
-Durante el viaje. Asegurarse de solicitar todas las facturas de cada una de las cargas de combustible (una factura mal emitida o pagada en efectivo no es deducible, por lo que afecta directamente en el gasto y en la utilidad). Tomar en cuenta que se puedan implementar restricciones en el sistema de gestión de pago de combustible para que estén alineados a la operación del negocio; cada pago no debe exceder la capacidad del tanque del vehículo y no debe haber más de un pago de combustible en menos de 12 horas.
Tomar en cuenta que el rendimiento de la unidad debería mantenerse en un rango saludable de acuerdo al nivel de mantenimiento de la misma; no debería recorrerse más distancia que la marcada por la autonomía de la unidad; que en algunos sitios, se permite la carga de combustible en días y horarios particulares; el pago de combustible únicamente debería realizarse si el vehículo de la flota corporativa está en la estación de servicio (para no utilizar el recurso de la empresa como un medio de pago personal de los conductores).
-Después del viaje. Para monitorear a través de reportes algunos indicadores relevantes como los conductores que no respetan las restricciones (pagar más litros de la capacidad del tanque); cuando exista más de una transacción en un corto tiempo (en el lapso de algunos minutos o algunas horas) o cuando el odómetro capturado durante un pago no corresponda con el odómetro real del vehículo.
En este contexto, el experto mencionó varias formas de gestionar el gasto de combustible. Una es el pago en efectivo, aunque tiene en su contra que no es deducible el pago de combustible con efectivo, un alto riesgo de pérdida o de fraude y que el ahorro es nulo. Las tarjetas bancarias de débito o crédito presentan las desventajas de que el estado de cuenta no es deducible, por lo tanto, los usuarios tienen que solicitar la factura a la gasolinera al momento de la compra y tampoco tienen controles de consumo.
Los convenios con gasolineras presentan desventajas, como una cobertura limitada pues es complicado hacer demasiados convenios con diferentes gasolineras a nivel nacional; asimismo, por cada gasolinera tendría que hacerse una administración de gastos y facturas; presentan poco control con los boletos o tickets que se dan como contraseña cuando el conductor se presenta a cargar. El ahorro es nulo y tienen un deducible por todos los consumos del mes con esa gasolinera.
Y la aplicación o sistema de pago con el que cuenta Ticket Car para una mejor gestión de la flota es el monedero electrónico del mismo nombre con uso para el pago de combustible y certificado por el Sistema de Administración Tributaria (SAT). El cual consiste en una plataforma online desde la que se administran las asignaciones de saldo a las tarjetas, de forma programable y automática y por centro de costos o regiones.
Asimismo, gestiona la activación opcional de controles en el gasto de combustible, como los límites de carga por días, horarios o capacidad del tanque de gasolina; se detecta el rendimiento de combustible del vehículo, validar la presencia del vehículo en la estación de servicio al momento de realizar la carga de combustible mediante un TAG con tecnología NFC.
Se pueden descargar reportes operativos, administrativos y financieros de los gastos de combustible de la flota, además de la posibilidad de tener una administración de los conductores, las fichas técnicas del vehículo. Cuenta también con una app para administrador de flota con la que puede hacer las principales funciones de la operación o asignar saldo a las tarjetas, bloquearlas o revisar movimientos, así como geolocalizar gasolineras.
Retos en la distribución de mercancías en México
García señaló que existen varios desafíos que enfrenta la distribución de mercancías en el país, mismos que se pueden visualizar como grandes oportunidades, aunque todo depende el tamaño y la madurez de cada organización.
Entre estos retos está la profesionalización de los conductores: cursos de conducción o mejores prácticas. El mantenimiento de los vehículos, la profesionalización de la gestión, el mantenimiento preventivo y correctivos. Incluso está pendiente la gestoría documental alrededor de las flotas, las multas y las licencias. Así como la identificación de las mejores rutas en cuestión de tiempo o de costo, tomando en cuenta la variación de los precios de los combustibles.
