Durante los últimos años,la Asociación de Profesionales en Compras, Abastecimiento y Logística (APROCAL),ha monitoreado la evolución de las compras en México con el fin de identificarlas principales tendencias y ofrecer a la comunidad mexicana información quepermita acelerar la mejora de una función de negocios tan importante.
En un estudio realizadoen la última parte del 2011, se contó con la colaboración de 103 empresas delos sectores de manufactura, servicios y comercialización, 67% de ellas de másde 300 empleados, el 23% entre 101 y 300 empleados, y el otro 10% de micro ypequeñas empresas.
Resultados del estudio
Considerando que laasociación ha venido realizando este tipo de estudios desde el 2003, es posibleidentificar algunas cambios dentro de la operación del área, por ejemplo seencontró que en la mayoría de las empresas, compras reporta a una dirección decadena de suministro; en el 50% de los casos, y siguiendo una vieja tradición,algunas reportan a una dirección de administración, con el 16%, pero en estaocasión un 16% de los participantes reportaron estar bajo control directo delárea de finanzas y un 18% bajo la dirección general.
El hecho de que comprassea controlada por la dirección general representa un avance significativo, ya queindica que la función está teniendo un enfoque más estratégico que operativo;sin embargo, que compras reporte a finanzas va en contra de las tendenciasmundiales de alejarse de una obsesión por el costo y lograr una mayorconcentración en la creación de valor
Otra informaciónrelevante es conocer el control que compras tiene sobre los gastos totales dela empresa: 53% los participantes afirmaron controlar más del 75% del gasto ysólo 10% mencionaron controlar menos el 50%. En la medida en que losprofesionales de compras participen en el control de gastos de la organización,se podrá esperar un mejor uso del dinero y mejores contribuciones por parte delos proveedores.
Lo anterior no significaque compras tenga que manejar directamente todas las compras, pero sí que sea partedel equipo de evaluación y selección, y sea uno de los validadores del contratoy, en su caso, delegar la administración de la compra al área usuaria.
Una parte importante deltrabajo del comprador es formalizar la adquisición a través de un documento quegeneralmente es una orden de compra; las conclusiones del estudio es que en lamayoría de las empresas no se conoce el costo asociado con emitir y administraruna orden de compra, lo que impacta en la eficiencia y efectividad del área yde la organización, sin este dato, es posible que las empresas estén emitiendoórdenes de compra con un costo superior a los 50 dólares, que fue el valor másmencionado, para adquirir productos de menos de 10 dólares.
El estudio confirmó queel monto económico importante del gasto radica en las compras directas, 71.73%en promedio, y éstas demandan 59.68% de las operaciones en número de órdenes.El análisis de esta información nos lleva a considerar dos líneas de acción: esnecesario eficientar los procesos de compras de las órdenes directas para compararese volumen con menos transacciones, y hay que poner atención a los gastosindirectos (mro’s) que presentan cada vez un monto mayor del gasto total, con28.7% en promedio. Las compras indirectas deben dejar de ser vistas como “lasotras compras” ya que ofrecen interesantes oportunidades de ahorro y mejoras deservicio.
Un indicador indirecto dela evolución de compras es que los profesionales comprendan el impacto del áreaen el gasto total de la empresa, 17.7% de los participantes no conocieron eldato y el valor que más frecuentemente se mencionó en el 24% de losparticipantes, fue el de 60% con un promedio total del 42.43% que en generalparece poco para los referentes internacionales que se ubican por encima del60%.
El crecimiento de latercerización y la automatización de procesos han incrementado el monto de lascompras dentro de las organizaciones y el comprador debe estar consciente de suimpacto en el total del negocio para dimensionar el impacto de sus decisiones.
Un dato que la asociaciónha venido monitoreando es el cambio del perfil del comprador. En estainvestigación se comprueba que los puestos son ocupados por personas máspreparadas, que puede ser también consecuencia de contar con generaciones conmás años de estudio, pero es un hecho que la profesión requiere de ocupantescon un perfil de carrera técnica que aún no es considerado por lasorganizaciones que siguen dando preferencia a las licenciaturas administrativas,lo que origina que el comprador sea dependiente del personal técnico de otrasáreas para la toma de ciertas decisiones.
Al preguntarle a loscompradores cuáles son los retos que enfrentan con mayor frecuencia hacia elinterior de la organización, los dos más mencionados fueron: mejorar los tiemposde respuesta con 70. 5%, y simplificar el proceso de compra, ya que el 50.8% delos compradores mencionaron que sus organizaciones lo consideran burocrático.Esto implica que aún hay mucho por trabajar hacia el exterior pero tambiénhacia el interior en donde la falta de proactividad y trabajo en equipo y elexceso de controles internos no permiten a la función convertirse en una realventaja competitiva.
Otro hallazgo interesantede este estudio, es el que los compradores consideran que los proveedoresextranjeros presentan un mejor desempeño. En una escala de 1 a 5, el 56% de loscompradores otorgaron una calificación de 4 o superior a los foráneos cuando solamenteel 32% consideró la misma calificación para los proveedores locales.
Al cuestionar sobre lo que serequiere mejorar en cada tipo de proveedor se identificó con los proveedoresextranjeros que hay que mejorar los tiempos de entrega y los precios, y conlos proveedores locales el cumplimiento a los tiempos de entrega y la calidad.Basado en esto, los proveedores locales aún presentan problemas muy básicos,son poco confiables y eso abre la puerta a los proveedores foráneos que puedencargar un sobreprecio a cambio de ser confiables.
En cuanto a los retos quetiene el área de compras con la organización, los dos más importantes sonreducir los precios de compra y mejorar los tiempos de entrega; sin lugar aduda ambos factores asociados con la utilidad, el flujo de efectivo y el nivelde servicio. Los problemas de calidad se habían mencionado anteriormente y seesperaba mayor atención sobre el tema de riesgo, como ocurre en otras partesdel mundo, pero es comprensible que si aún se tienen problemas “básicos” encalidad y entrega, el tema de riesgos no sea una de las prioridades en el país.
Comparación de los datos
Uno de los puntos másrelevantes al comparar con estudios anteriores fue descubrir que el área estácontrolando menos gasto que en el pasado, y resulta ser un punto a monitorear,ya que la tendencia mundial es inversa y se pretende que cualquier relación conel proveedor sea controlado directa o indirectamente por el área de compras.
A lo largo de los últimoscinco años, se le ha dado seguimiento a la composición del personal del área; es evidente que la mayorparticipación de la mujer en la economía en general se ve reflejada fuertementeen el departamento de compras en donde en los últimos cinco años haincrementado su participación 12% y es posible predecir que en un par de añosrepresente más del 50%. Este cambio enla composición representa también una afectación a las prácticas tradicionalesde ventas, ya que las relaciones interpersonales se ven modificadas al serentre personas de diferente sexo.
Finalmente, uncomparativo general sobre la preparación académica del personal que participa,nos demuestra un acelerado crecimiento en la profesionalización de losresponsables del área, lo que es una señal alentadora de que se estáconsiderando que estas posiciones demanda mejores perfiles para enfrentarnuevos retos.
Es importante que losejecutivos responsables de la función de compras y los propios compradoresconozcan la información de este tipo de estudios para que les permita tener unreferente de lo que pasa dentro del área en las industrias en lo general, parapoder comparar su realidad con la del entorno y poder diseñar planes que lespermitan mantener su organización alineada a las nuevas demandas del mercado,de su organización y de su propia profesión.
La evolución de lascompras es un proceso irreversible, las empresas deben acelerarlo para lograrbeneficios lo más pronto posible y algunas acciones básicas son:
* Darle mayor importancia al área haciéndolaparticipar en el desarrollo de estrategias y de los nuevos productos oservicios.
* Simplificando el área, reduciendo los controlesal mínimo para una pronta toma de decisiones.
* Pasar de un enfoque reactivo a uno proactivo,generador de valor.
* Invertir en las competencias de los compradorespara que cuenten con más recursos en el desempeño de su trabajo.
* Hacer con los proveedores claves, alianzas denegocio que permitan maximizar el valor al cliente y la ganancia para losmiembros de la cadena.
* Especialista en procesos de cadena de suministro y administraciónde proyectos. Socio Director de Corporate Resources Management, Presidente deAPICS Capítulo México y miembro de la mesa directiva de la Asociación deProfesionales en Compras Abastecimiento y Logística (APROCAL).
** Jesús Campos estará presenteen la mesa panel titulada Integrando la cadena de suministro, S&OP y CPFR,junto con Eduardo Cruz, Demand Planner Senior de Revlon; y Raúl Cervantes,Responsable de CPFR de Revlon.
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