La importancia de la reducción de costos en la cadena
En la cadena de suministros, la toma de decisiones diarias impacta en la efectividad de las operaciones y, por ende, en los costos en que se incurren. Como es conocido en este ámbito, la reducción de costos es una de las preocupaciones primordiales de quienes gestionan la cadena de suministro.
Dicha reducción de costos va más allá de un modelo simple de reducir presupuesto. Esto se debe a operar con menor presupuesto sin cambios estructurales en sus actividades, no implica más que beneficios económicos marginales con un posible estrés operativo. Por lo tanto, identificar oportunidades de mejores formas para hacer las cosas en las operaciones a lo largo de la cadena de suministros da como consecuencia mejores costos y beneficios a la misma.
Al concebir a la cadena de suministros como un sistema, se puede inferir que los costos entre actividades están relacionados entre sí y un movimiento en un costo puede impactar en otros a lo largo de la cadena. Considérese por ejemplo que una organización identifica una oportunidad de optimizar inventarios al fusionar su red de almacenes (reduciendo el número de almacenes) sin demeritar el nivel de servicio al cliente. Si bien se eliminan costos por cierre de almacén, es probable que el almacén receptor de los clientes que atendía el primero requiera de un incremento marginal de inventarios y costos de transporte, entre otros.
Lo anterior indica que puede ser requerida una transferencia de costos en la nueva operación, por lo que la reducción del almacén cerrado no es necesariamente el 100% del beneficio. Tener claro este panorama permite contar con una visión completa del comportamiento de costos en función de la optimización de las operaciones.
Por lo tanto, la gestión en la cadena de suministros debe orientarse hacia la eficiencia en las operaciones como estrategia para la reducción de costos. Estos procesos de eficiencia deben dar como resultado la creación de valor para los clientes y las organizaciones que les sirven.
¿Cómo identificar los factores para la reducción de costos?
Partiendo del hecho que identificar una eficiencia operativa en alguna actividad de la cadena puede detonar un reducción de costos (en dicha actividad) y, por consiguiente, impactar en una variación de costos en otra(s) actividad(es) previa(s) o subsecuente(s); analizar los costos por actividades es un buen principio como insumo para tomar decisiones a lo largo de la cadena de suministros.
Esto implica que se evalúen dichas variaciones de costos con el objetivo de decidir lo más adecuado para toda la cadena, ya que una reducción de costos en una actividad con la subsecuente variación en otros costos es factible en tanto que toda la cadena se ve beneficiada con una reducción de los costos totales
Esta perspectiva da como consecuencia el análisis de una posible transferencia de presupuesto a otras actividades (en el caso de que impacte la reducción de costos de una actividad en otras). Ello si bien es entendible, en la práctica se requiere de comprensión entre quienes gestionan dichas actividades a fin de prevalecer el beneficio en la cadena de suministro por encima de los intereses entre actividades.
Considérese por ejemplo una eficiencia en inventarios de planta que diera como consecuencia un incremento de costos en la red de transporte. En tal caso, se requieren de acuerdos y entendimientos mutuos entre los gestores de cada parte. Esto se minimiza cuando existe una dirección común, pero se complica cuando la cadena está compuesta por diversas organizaciones ajenas entre sí. Por ello (y previo a tomar una decisión) se recomienda tomar acuerdos.
La compresión del comportamiento de costos y los acuerdos que se tomen en beneficio de la cadena, conlleva a un beneficio y fortalecimiento en la confianza cliente-proveedor.
Cuando se realiza una evaluación de actividades y sus costos, es recomendable contar previamente con un adecuado registro de éstos. Ello debido a que en ocasiones los centros de costos se encuentran con aplicación de costos que no les corresponden. Y considerarlos en los análisis, pueden derivar en evaluaciones erróneas. Por lo que se sugiere una revisión y una depuración previa.
Un método adecuado para la evaluación de costos y su comportamiento es ponerlos en silos y observar cómo varían en función de las acciones que se toman en las operaciones. Este método tiene la ventaja de ofrecer una visión completa de los costos y ofrece la oportunidad de medir económicamente el impacto.
Por su sencillez, este método resulta una buena herramienta para la gestión de costos. De esta forma, al formularlo en una hoja de cálculo se pueden realizar ejercicios para determinar sus movimientos y comportamientos. No obstante, continúa siendo relevante tener una claridad en los costos que serán modificados.
La generación de valor al reducir gastos
Cuando se buscan eficiencias en las operaciones, la generación del valor agregado es una consideración fundamental, ya que en términos generales se orienta hacia el crecimiento del capital.
De acuerdo con Cooper & Kaplan (1988), las actividades que se realizan en un proceso pueden ser analizadas mediante la identificación y asignación de todos los costos en que se incurren en dichas actividades en lugar de prorratear los gastos. De esta forma, se pueden identificar los costos reales de cada actividad del proceso. Este método es conocido como costo basado en actividades (ABC).
A través de los costos por actividades, se puede identificar el valor agregado para cada una de ellas mediante la relación:
Va= Vs-Ve……..Ecuación 1
En donde:
Va: Valor agregado
Vs: Valor de Salida
Ve: Valor de entrada
Desde esta perspectiva, al identificar el valor que genera cada actividad se pueden establecer indicadores de comportamiento en los costos al realizar mejoras en las operaciones. En términos prácticos, esta ecuación identifica cuál de las actividades agrega mayor valor agregado (en relación a las demás) y, por consiguiente, cuál puede ofrecer los mayores beneficios.
En algunos casos, la implementación de los cambios en las operaciones no es inmediata. Esto se debe, en parte, a la necesidad de realizar inversiones que requieren de tiempo para contar con ellas. En tal caso, es importante documentar las eficiencias a realizar en un horizonte de tiempo y aislarlas de otras iniciativas como es el crecimiento del mercado.
En las evaluaciones de los costos es importante considerar los costos de oportunidad. Aún y cuando este tipo de costos no se registran en la contabilidad, sí ayudan para la toma de decisiones. Tal es el caso del impacto de las inversiones en las depreciaciones (por elección de una u otra máquina) o los costos por atención al mercado en un determinado canal.
Uno de los elementos a considerar cuando se realizan este tipo de análisis es la dificultad que representa realizar pruebas piloto antes de cambiar un método de operación. Cuando esto es posible, por lo general basta con la ejecución del piloto y observar los resultados en el comportamiento de costos.
Sin embargo, cuando esto es difícil de realizar, el análisis se puede ayudar de herramientas de modelación y simulación. No obstante, se deberá tomar en cuenta que el éxito del modelo radica en la experiencia de quien precisamente lo construye, por lo que es recomendable que se integre un equipo conformado por el gestor de la cadena de suministros, el administrador de costos y el experto en modelación y simulación. Aunado a ello, se deberá contar con un análisis del margen de error del modelo.
A manera de conclusión, se puede establecer que los costos en la cadena están interrelacionados y, por lo tanto, para lograr una eficiencia efectiva se deben analizar los comportamientos de los mismos, dada una optimización en las actividades. Asimismo, dicha optimización es válida en tanto aporte una efectiva reducción de costos a lo largo de la cadena de suministros y cuando una optimización modifica otros costos en la cadena de suministros, se requiere de una gestión y coordinación entre partes a fin de proporcionar un valor agregado a la cadena de suministros.
* Consulte el artículo completo en la edición de julio de la revista Énfasis Logística México y Centroamérica 2014.
