De acuerdo con Fullstep, cumplir con los objetivos de ahorrar e innovar en los procesos de compras; buscar y homologar nuevos proveedores; además del interés de la dirección general de la organización hacia lo que ocurre en dicha área puede evitar las fugas de recursos financieros en los procesos.
De esta forma, también se impediría la fuga de recursos humanos, con lo cual se contribuye a potencializar el departamento de compras y, de forma general, a toda la empresa. A continuación, se presentan los cinco consejos de la consultora para aminorar las principales fugas de recursos financieros y humanos en los procesos de compra:
1. Plantear objetivos para el departamento de compras.
El desarrollo de metas es fundamental para medir el desempeño de una persona o el área de una empresa, en este caso, deben ser medidos por cumplir objetivos claros y realistas como ahorros, expansión de base de proveedores e innovación, por citar algunos. Lo que va de la mano de una correcta planificación de compras, ya que es sumamente importante generar y mantener un plan de compras alineado con los requerimientos de la organización.
2. Conocer las diferentes dinámicas que ocurren en compras y aprovisionamiento.
Debe procurarse no confundir la función de compras con el aprovisionamiento: En compras, se deben realizar negociaciones, buscar y homologar nuevos proveedores y potenciar a los existentes. Se llevan a cabo labores estratégicas para la organización, funciones que finalmente aportan valor a la empresa. Y las empresas que no cuentan con un sistema de aprovisionamiento, ocurre con frecuencia, los proveedores les sirven pedidos con precios y características diferentes a las negociadas por compras.
3. Claridad en procesos de compras y aprovisionamiento.
Los departamentos de compras deben hacer su trabajo sin miedo a que los observen, pues las cabezas de una organización deben tener acceso a herramientas que les muestren el estado de cada etapa del proceso, así como la trazabilidad de cada decisión. De esta forma se asegura que cada entrega ocurra por razones estrictamente económicas, financieras, cualitativas o estratégicas.
4. Involucrar a la dirección general.
Es necesario el interés del responsable máximo de una organización hacia lo que ocurre en su área de compras, pues está directamente relacionado con la cantidad de recursos que se ahorran o fugan en ésta. En general, las personas requieren percibir que son sujetos de atención o supervisión para llevar a cabo su trabajo de la manera en que se les ha indicado.
5. Homogeneizar las ofertas.
Los formatos e información de las ofertas que reciben los departamentos de compra son una de las principales razones de fugas de horas hombre. Cuando un departamento de compras lanza una convocatoria para aprovisionamiento o compra de servicios sin definir puntualmente qué información requiere de cada proveedor y en qué formato la necesita, sus miembros dedicarán de tres a seis horas, en promedio, para limpiarla y consolidarla para poder comparar las diferentes ofertas.
