De acuerdo con Scott Hays, Director de Product Marketing de Epicor los procesos de requisición y aprobación tienen que lograr el alcance, la velocidad y el control, sin embargo no se pueden lograr con los procesos manuales, por lo que se requiere eliminar las ineficiencias en estos, de manera que sea más fácil y rápido para todos los involucrados para que se enfoquen en sus actividades.
“Muchas empresas, especialmente en el mercado medio, carecen de agentes o departamentos de adquisiciones de tiempo completo, todas sus actividades de compras se distribuyen entre las áreas operativas donde el personal las lleva a cabo como parte de otra función, por ejemplo en la gestión de instalaciones o TI. Donde es necesario, se pueden lograr beneficios reales mediante la implementación de una solución de procuración electrónica con un repositorio común de los proveedores y un rápido proceso de flujo de trabajo con requisiciones y aprobaciones en línea”, aseguró Hays.
En ese sentido, el especialista afirmó que aunque las empresas cuenten con un repositorio para este propósito, deben de sacar todos los beneficios posibles por lo que: “Sin un departamento de compras centralizado y focalizado, no hay un ‘campeón’ en la organización para llevarla al siguiente nivel de ‘la promesa de procuración electrónica”, lo que significa que la implementación de inteligencia de negocios en la procuración se vuelve víctima de una visión limitada al funcionamiento de nivel departamental”.
Por ello, hay que realizar un análisis amplio y profundo de los gastos que sacan a la luz información de proveedores redundantes, oportunidades de compras al mayoreo y posibilidades para obtener mejores descuentos, términos y niveles de servicio de proveedores existentes y potenciales.
“La inteligencia de negocios en la procuración es una ventana a los proveedores, artículos, precios, volúmenes y procesos de autorización, que presentan una gran oportunidad para la mejora continua”, abundó el representante de Epicor.
Finalmente indicó que lo que está deteniendo a algunas empresas no es lo técnico, sino lo organizacional. Algunas veces estas características existen en el software que ya utilizan. Sin embargo la utilización de la inteligencia de negocios para las adquisiciones será una mina de oportunidades sin explotar hasta que alguien en las áreas de compras o finanzas potencialice su uso en toda la empresa.
