22 de Julio de 2024

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El boom de la documentación electrónica

Redacción TLW®

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La reducción y posterior eliminación de aranceles en diversas regiones del mundo ha jugado un papel crucial en el incremento de los mercados. Si bien esa tendencia parece firme, el tema de la seguridad ha sido un factor decisivo en años recientes y con ello ha traído mayores controles en los procesos logísticos.

Una manera de resolver esta encrucijada (facilitar el comercio e incrementar la seguridad) es reducir o eliminar el papeleo tradicional. De esta forma, ahora los términos paperless y digital son usados indistintamente para describir información electrónica que se ha adaptado a las tecnologías de información y comunicación (TIC´s) más avanzadas y al mismo tiempo cuentan con el reconocimiento tanto de los agentes comerciales como de las instancias oficiales involucradas (nacionales e internacionales).

Varios factores o tendencias globales favorecieron la llegada de este nuevo modo de trabajo electrónico: generalización del uso de las TIC´s; un mayor intercambio de conocimientos e información; servicios y productos que son mejor comercializados sobre las plataformas de internet; el incremento en el costo del espacio y el negativo impacto ambiental del papel, entre otros.

Pero hacer “paperless” no resulta propiamente de la buena voluntad ambientalista de las empresas ni de su afición particular por las TICs. Más bien se ha convertido la documentación electrónica en una necesidad económica para las empresas y particularmente para los operadores logísticos.

Ventajas y desventajas de la documentación electónica

Las prácticas “paperless” están produciendo profundas  transformaciones en el sector de transporte y logística, tanto a nivel personal como organizacional. En ambos planos se trata de crear valor y de ahorrar costos. Entre las ventajas de remplazar el papel con elementos digitales están:

•A los individuos les permite reducir el desorden documental y enfocarse en asuntos de mayor importancia para su empresa. Asimismo, les provee flexibilidad y libertad; la posibilidad de incrementar la productividad aumenta.

•Para las organizaciones, el boom de la documentación electrónica se traduce en ahorros de costos y espacios. Hay una mayor flexibilidad organizacional, ya que facilita el manejo de las operaciones a las unidades de trabajo, principalmente cuando se encuentran lejos una de otra.

•En especial para las empresas de transporte y logística existen dos impactos fundamentales: velocidad y agilidad en la cadena de suministro y  seguridad.

Se podría seguir hablando de las ventajas del paperless, sin embargo, se deben considerar las siguientes observaciones:

•Parece existir una brecha entre los expertos que programan las cosas y la realidad, que normalmente se niega a reconocer los dictados de los programas.
•Invariablemente, los principios de Murphy se hacen presentes en el lanzamiento de algún programa paperless. Si algo podía fallar, fallará.
•Nunca se debe subestimar la resistencia al cambio, pues en no pocas ocasiones pueden convivir dos mundos que parecen excluyentes, como sería el caso del paperless y del papeleo ancestral. (¿quién no ha impreso un correo electrónico?)

A pesar de lo anterior, parece inexorable la tendencia digital, sabemos que en un futuro no muy lejano, el paperless también alcanzará a las mejores bibliotecas personales. Por ejemplo, el año pasado (2011) se anunció la suspensión de la edición impresa de la Enciclopedia Británica.

El sector logístico y el paperless

Se debe reconocer que esta práctica incide en la competitividad de la economía del país con procesos de comercio exterior más agiles, fáciles y seguros (cuando funcionen óptimamente), como son: eliminar considerables gastos en mensajería y fletes; ahorrar tiempo en la entrega y localización de documentos; reducir costos en espacios físicos para almacenaje.

Estos puntos concentran un claro ejemplo en México para reducir costos e incrementar la competitividad internacional, el cual es la Ventanilla Única al Comercio Exterior Mexicano (VUCEM) para una modernización aduanera.

Hoy en día el comercio exterior en nuestro país involucra un alto número de trámites, papeleo y personas. Existen aproximadamente 30 actores involucrados, entre oficinas de gobierno, exportadores, importadores, transportistas y auxiliares de la función aduanera; esto representa 40 documentos, 165 trámites y 200 diferentes datos, muchos de los cuales deben entregarse varias veces.

Dada la complejidad de los trámites, el proceso de despacho toma alrededor de cinco días (aduanas marítimas). Según la encuesta Doing Business 2010 del Banco Mundial, las mayores demoras en el proceso de importación y exportación se ubican en  el rubro de preparación de documentos.

Los países con las mejores prácticas del comercio exterior han adoptado el sistema de Ventanilla Única, donde la información relacionada con el comercio es presentada sólo una vez en un único punto de entrada, a una única entidad, para cumplir con todos los requerimientos de comercio exterior. Esto es posible a través de la simplificación, homologación y automatización de los procesos de gestión.

Esta iniciativa implementada por el gobierno mexicano tiene los dos impactos prácticos, antes ya mencionados, el primero es la agilización del proceso aduanal: se elimina el papel, al convertir los procesos manuales en electrónicos utilizando documentación digitalizada y se reducen tiempos en procesos administrativos, así como en las plataformas de revisión de las aduanas del país.

Y el segundo punto radica en mayor seguridad, la VUCEM permite contar con información previa al Despacho Aduanero, para la aplicación acertada de análisis de riesgo, y facilita la búsqueda y acceso de información desde ubicaciones remotas a un Repositorio Central de Información.

Manifiesto aéreo electrónico

No todos los países en América Latina se encuentran listos para instrumentar la carga aérea sin papeles, sea por razones tecnológicas o jurídicas o ambas, pues algunas naciones ni siquiera han ratificado los convenios gubernamentales necesarios para implementar estas medidas.

Otro factor que influye, en la falta de aplicabilidad del paperless en el mundo aéreo, es que no todas las líneas de este sector como actores principales, están dispuestas a aceptar esos procesos.

Por su parte la Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA, por sus siglas en inglés) promueve la aceptación de su iniciativa e-freight, de vuelos sin papeles y busca implementar el conocimiento de embarque, o e-Air Waybill (e-AWB) al 100% en 2014.

México ha avanzado mucho en este terreno y se encuentra en una etapa de capacitación intensiva desde el año pasado. Es importante insistir en que estos procesos contribuyen a una mayor confiabilidad y eficiencia en las operaciones aéreas internacionales, pero sobre todo, la intensidad de nuestro comercio con  Estados Unidos, lo cual nos obliga al uso constante si queremos seguir comerciando con el país vecino del norte. Hay que recordar que para fines del año pasado, ya se aplicaban en el 11%  de los aeropuertos estadounidenses y esto se acelerará en este año.

Como consideración final pensamos que cualquier esfuerzo por instrumentar los procesos paperless depende en gran medida de la capacitación del personal que lo va a operar. Poner herramientas en manos de empleados no calificados no sirve de nada. Hasta la fecha, todavía dependemos del factor humano.

* Director General del Centro de Transporte y Logística; autor del Tratado Práctico de los Transportes en México y Director del Instituto Superior de Estudios Logísticos.

** Consulte el artículo completo en la edición de Énfasis Logística México y Centroamérica de agosto 2012.


Redacción TLW®

Equipo editorial de THE LOGISTICS WORLD®, conformado por periodistas especializados en la industria del transporte, supply chain, manejo de almacenes y tecnologías logísticas.

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