La ejecución de la estrategia de las cadenas se ve obstaculizada por la falta de información confiable y más cuando se encuentra expuesta a riesgos como los cambios de la demanda y fallas en la calidad del producto. Las condiciones impredecibles de hoy en día obligan a contar con la información suficiente para tomar decisiones de forma ágil. Es ahí donde la inteligencia de negocios cobra relevancia al colocar la información en el centro de todas las decisiones.
¿QUÉ ES LA INTELIGENCIA DE NEGOCIOS?
La inteligencia de negocios o inteligencia empresarial (business intelligence), es el análisis y uso de datos para que estos se transformen en información útil y valiosa que pueda ayudar a las organizaciones en su toma de decisiones. La inteligencia de negocios implica contar con un buen entendimiento de la organización y del ambiente externo a fin de poder:
• Definir de manera clara y precisa qué información se requiere.
• Identificar las fuentes de datos a ser utilizados.
• Identificar qué datos deben ser discriminados o depurados para evitar sesgos o ruidos.
• Definir la forma en que dichos datos deben ser estructurados y analizados para obtener información que pueda tener un significado y utilidad para la organización.
Como resultado de dicha inteligencia de negocios la organización debe ser capaz de identificar áreas de oportunidad que a su vez le permitan generar ventajas competitivas de mercado a nivel estratégico y táctico
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La inteligencia de negocios permite conocer el comportamiento de alguna(s) variable(s) en la organización en el pasado, en la actualidad o inclusive alguna proyección hacia futuro.
EL RETO DEL BI: INVERSIÓN VS RESULTADOS
Organizaciones de todo el mundo están gastando cantidades significativas de dinero en proyectos de inteligencia de negocios para sus cadenas de suministro. KPMG estima que al menos el 40% de las organizaciones está interesada en implementar algún tipo de iniciativa asociada a BI en los próximos 12 meses. Sin embargo, muchos ejecutivos se preguntan si estas inversiones realmente conducen a una mejor toma de decisiones en su red de suministro.
Lo que hemos observado es que las organizaciones que tratan de resolver sus problemas de información sólo por medio de grandes inversiones en herramientas de TI obtienen resultados muy limitados.
La Universidad de Cambridge realizó —por encargo de KPMG— el estudio Spending on Business Intelligence and Performance Management, con el fin de determinar el grado en que las empresas están listas para implementar de manera exitosa la inteligencia de negocios en sus organizaciones. Los resultados de esta investigación parecen demostrar que muchas de las empresas examinadas no fueron capaces de darse cuenta de las ventajas previstas de inteligencia de negocios, tales como la mejora de información sobre el comportamiento del cliente y los resultados operativos
• Factores críticos de éxito a cuidar
El éxito de la inteligencia de negocios depende de varios factores, entre los que destacan:
a) Propiedad. Uno de los errores típicos en las empresas es que pueden llegar a ver a la inteligencia de negocios como responsabilidad de sus áreas de tecnologías de la información, por ser ellas las que tradicionalmente asisten en la implementación de las soluciones tecnológicas que soportan este tipo de iniciativas o por ser las que cuentan con los accesos a la información con las que están soportadas. La inteligencia de negocios debe ser responsabilidad de los dueños de los procesos de negocio de la organización.
b) Aceptación al cambio. Los ejecutivos deben estar convencidos de que deben dejar de formular sus propios informes, ya que éstos a menudo se basan en información secundaria que es cualitativamente inadecuada.
c) Conexión con la estrategia de gestión por desempeño. Los indicadores clave de desempeño o key performance indicators (KPIs) cobran relevancia en la directriz que tomará la inteligencia de negocios en la organización.
Para lograr lo anterior es necesario adoptar un enfoque más holístico:
• Empezar con las necesidades de los usuarios y propietarios de la información, no con las posibilidades que ofrece la solución tecnológica que soportará la inteligencia empresarial.
• Cambiar el proceso de recolección, medición y reporteo de información mediante la creación de una arquitectura que asegure qué indicadores de rendimiento son confiables.
• En la asignación de los recursos dar prioridad a la mejora de la calidad de los datos más que de la tecnología.
CINCO COMPONENTES EN LA IMPLEMENTACIÓN EXITOSA DEL BI
Para una implementación exitosa de business intelligence en la cadena de suministro se requieren de cinco componentes clave:
1) Alineación con los objetivos de la cadena. Las cadenas de suministro solamente pueden beneficiarse de una inteligencia empresarial si la información que ésta les proporciona permite a sus ejecutivos contar con la información sobre el cumplimiento de los objetivos asignados para una mejor toma de decisiones tanto estratégica como táctica.
2) Gobierno de la información. Se genera una inteligencia empresarial efectiva cuando las organizaciones definen claramente los propietarios, usuarios y solicitantes de la información y sistemas que la generan, así como la forma en que ésta se presenta. Definiciones claras de propiedad y de gestión ayudan a asegurar que la arquitectura para reportar la información clave sea útiles.
3) Gestión por desempeño. Se deberá poner foco en generar información de cómo cada participante en la cadena logra contribuir al cumplimiento de los objetivos del negocio. En ocasiones la gente recibe su compensación variable por el cumplimiento de tareas que no necesariamente contribuyen al cumplimiento de los objetivos de la cadena de suministro.
4) Plataforma de BI. Hay que entender que ésta no es solamente un paquete de software, sino un conjunto de aplicaciones que permiten extraer, limpiar y uniformar datos de diferentes fuentes o sistemas, y que le permite dar una visión holística del negocio a sus usuarios. Dentro de las aplicaciones típicas que podríamos encontrar están: BI; ERP (enterprise resource planning); DPS (demand planning system); OMS (order management system; WMS (warehouse management system); TMS (transport management system); CRM (customer relationship management); POS (point of sales); y reporteadores.
5) Infraestructura de BI. Es la infraestructura que permitirá a las aplicaciones de BI funcionar adecuadamente. Es fundamental tener claro qué información es realmente la necesaria proporcionar, dado que hasta un 40% de los costos en este rubro pueden llegar a resultar innecesarios si se trata de satisfacer demandas vagas o infundadas de información.
Las empresas que han logrado una implementación exitosa de BI han obtenido hasta un 5% de mayor retorno sobre su capital en cadena de suministro que cuando no contaban con este soporte, sobre todo por obtener mejores rentabilidades sobre las inversiones que realizan, así como por una mejorada capacidad de respuesta a nuevos desarrollos en el mercado.
De igual forma tienen mejores posibilidades de entregar la información correcta, en el momento oportuno, a las personas adecuadas y a un menor costo.
Las organizaciones que enfocan la implementación de inteligencia de negocios en sus cadenas de suministro de una manera más estratégica e integral incluyendo elementos de control de datos e infraestructura, obtienen mucho mejores resultados. El éxito se da cuando las empresas ven la información como su activo más valioso y crean una arquitectura de información que elimina todo obstáculo a su circulación libre y eficaz.
De esta forma, la información puede darles una ventaja competitiva y real, tanto a nivel estratégico como a nivel táctico. Sin embargo, para lograr lo anterior es muy importante efectuar un cambio fundamental en la forma en que los datos se recopilan, procesan y presentan.
* Gerente Senior de Management Consulting de KPMG en México
