Definitivamente, todos los que trabajamos en el área de logística buscamos un fin común: que el flujo de la cadena de suministro avance bien en tiempo y forma para lograr los objetivos deseados. En esta ocasión, nos enfocaremos en el tema del almacenaje por ser uno de los puntos a perfeccionar para simplificar el proceso del supply chain management.
Aunque suene más que obvio, una de las actividades de almacenamiento más importantes es la misma preparación de todo lo necesario para esta práctica. Por lo que, antes de empezar con el proyecto que se tenga, hay que entender y definir la metodología que deseamos seguir. Para ello, es preciso tratar de responder las siguientes preguntas: ¿Qué se almacenará? ¿Cuánto se almacenará? ¿Por qué se almacenará? ¿Cómo se almacenará?
El objetivo principal de conocer las respuestas para determinar las características del producto a almacenar es saber si es grande, pequeño, o requiere de alguna temperatura en especial. Por ejemplo, se necesita revisar la fecha de caducidad para establecer el tiempo que estará almacenado el artículo y analizar qué tan caro resultará este proceso.
Responder al cuestionario anterior también ayuda a definir políticas de stock, determinar espacios, considerar si es necesario almacenarlo o no y contemplar los requerimientos de almacenaje, por mencionar algunos. La idea es respaldar con una metodología eficientemente efectiva el proyecto.
El término eficiente se entiende como tener la capacidad para utilizar correctamente los recursos disponibles para satisfacer los requerimientos. Por otro lado, el término efectivo se refiere a cómo llegar al objetivo, no importando la trayectoria.
Así, con la combinación de los dos términos, junto con una operación disciplinada y ordenada, podremos asegurar la mejor práctica de almacenaje a implementar.
Siguiente Ruta a Considerar
Para lograr una maniobra exitosa es necesario tener en cuenta aspectos como los que se exponen a continuación.
Podemos comenzar con la decisión del lugar físico e instalaciones a utilizar para un mejor almacenamiento. Algunas veces es más favorable considerar una mejor opción o un cierto cambio que tener que adaptarnos a lo que tenemos hoy en día; es decir, es mejor cambiar las instalaciones que modificar la operación.
Muchas veces vivimos con el paradigma más grande del mundo: tener en mente que las cosas ya tienen una metodología asignada, una forma de ser establecida, una condición de llevarse a cabo, un procedimiento de operarse. En todos los sentidos dentro de la evolución misma, existen cambios a los cuales podemos adaptarnos fácilmente; sólo hay que contar con la actitud de adaptación y romper con la trillada actitud de paradigmas definidos. Nunca hay que dar por hecho las cosas, hay que estar abiertos al cambio y a la adaptación vanguardista.
Definición de un Objetivo Primario
Es fundamental formular un objetivo antes de comenzar cualquier tipo de trabajo. Por eso, en esta ocasión, el blanco a estudiar es el resultado final de lo que se quiere almacenar. El proceso de recolección, organización y distribución de mercancías desde una zona determinada será sólo un eslabón de la cadena de suministro para facilitar el cumplimiento del objetivo planteado.
Comúnmente por las prisas de comenzar a operar, se emprende el proyecto sin un previo análisis de las necesidades que permitan lograr un resultado eficientemente efectivo.
Empezar a trabajar sin tener un panorama completo del negocio puede resultar dos, tres o hasta cuatro veces más caro (a largo plazo) de lo que se tenía presupuestado. No por esto uno debe invertir tanto tiempo en el preanálisis. Bien dicen que un buen plan el día de hoy, es mejor que un excelente plan el día de mañana.
Sin embargo, lo que se busca aquí es un equilibrio sano, donde lo más recomendable es dedicar el tiempo que sea necesario para considerar la mayor cantidad de factores que puedan ayudar o afectar la operación el día de mañana.
Una vez definido el objetivo es muy importante comunicarlo a todos los involucrados en el proyecto, por dos simples razones:
1.- Para lograr el objetivo lo antes posible y al menor costo.
2.- Para que todos los esfuerzos individuales se dirijan siempre en la dirección correcta evitando contrarrestar esfuerzos unos con otros.
Identificación y Definición de la Operación Real
Una vez definido el objetivo, es importante analizar a detalle las necesidades reales en la operación para lograr el fin determinado de una forma eficientemente efectiva que, a su vez, aminore costos, evite accidentes, opere sin riesgos y evite complicaciones innecesarias.
Este es un paso importante que nos puede ahorrar mucho dinero en un futuro, ya que muchas veces, por no llevar a cabo este análisis, se pasan por alto detalles de la operación y las cosas se tienen que hacer doblemente.
Definitivamente, no es lo mismo considerar un almacén para comida que uno de muebles, no es igual definir un almacén para químicos que uno para medicinas, no es lo mismo considerar un almacén para ropa que uno de electrónicos; en resumen, cada negocio tiene sus propias necesidades y su operación adecuada a esos requerimientos.
Por eso, es imprescindible la asesoría de algún experto en el tema, o bien, el consejo de gente que no está viciada con ciertos paradigmas para impulsar el buen funcionamiento de lo planeado.
Es importante imaginar todos y cada uno de los procesos involucrados en la operación requerida. No obstante, no es tan fácil como parece: esa imaginación requiere seguir paso a paso y a detalle cada uno de los procesos, contemplando todos los factores involucrados para entender los requerimientos reales de la operación.
Factores a Considerar dentro del Almacenaje
Hace un momento, nos referimos al análisis a detalle de los procesos, lo cual se debe hacer una vez entendidas las necesidades reales.
Así, podemos apreciar que cada una de las industrias tiene sus propias particularidades. Si hiciéramos una matriz en la cual, por un lado, pusiéramos cada uno de los sectores y, por otro lado, colocáramos diferentes rubros involucrados en una operación común, podríamos percibir las características que demanda cada uno de estos segmentos.
Existen muchos tipos de industrias donde la logística es indispensable. Por ejemplo, la industria automotriz, de servicios, artísticas, de joyería, alimentos, bebidas, muebles, químicos, medicamentos, ropa, tecnología, electrodomésticos y electrónicos, como para mencionar algunos.
Para cada una de estas industrias su particularidad de operación debe ser analizada individualmente, porque no existe un listado de factores asignados a cada una de ellas. Mencionaremos algunos temas a tomar en cuenta:
• Sistemas de control (inventarios físicos y cíclicos, embarques, descargas, movimientos, maquila, destrucción, asistencia de personal).
• Áreas y layout (oficinas, recibo, almacén, racks, puertas de recibo y expedición, patio de maniobras, maquila, material promocional, vigilancia, soporte de plancha almacén y otros).
• Sistemas de almacenamiento (first in first out, FIFO; first expired first out, FEFO; last in-first out, LIFO).
• Tecnología (identificación por radiofrecuencia, servidores, WMS, sistemas y otros).
• Equipo de manipuleo (pallets, patines eléctricos e hidráulicos y montacargas).
• Infraestructura de almacenamiento (racks, conveyors, área de picking y preparado de órdenes).
• Seguridad (vigilancia, protección, sistemas contra robo e instalaciones contra incendios).
• Otros factores a considerar (producto terminado, materias primas, tiempo, temperatura, urgencia, caducidad, limpieza y flexibilidad).
Existen soluciones hechas a medida de las necesidades de cada una de las industrias y no es recomendable adaptar soluciones a una industria para la cual no fue creada la solución en un principio. Sin embargo, esa mala práctica se lleva a cabo muy seguido.
Por otro lado, no nos olvidemos del factor humano. Hay muchos procesos involucrados y muchas actividades, las cuales necesitan algún tipo de control. A veces es necesario revisar la definición de responsabilidades dentro de una operación, con la finalidad de no duplicar funciones y agilizar los procesos.
Es importante que los objetivos personales y grupales estén alineados a los objetivos principales del negocio, de forma que los colaboradores perciban un ambiente de motivación y un sentido de pertenencia dentro del negocio, provocando diversos niveles de integración.
Rastreabilidad y Control
Para dar seguimiento a nuestros productos se necesita algún tipo de identificación que indique la ubicación de la mercancía que sale de la línea de producción o cuándo ésta ingresa al centro de distribución por primera vez.
La razón principal de tener los productos identificados es conocer exactamente su ubicación, saber la cantidad disponible y contar con un historial del artículo para poder tomar decisiones sobre él en cualquier momento. Es muy útil este mecanismo para identificar la mercancía entre una gran cantidad de SKUs, hacer inventarios o llevar a cabo un tipo de trazabilidad del recorrido realizado por el producto.
Las razones por las que se le da seguimiento al producto variarán de industria a industria. Por ejemplo, en algunas empresas consideran de suma importancia tener un control exacto de los productos (lotes de producción, lugar de procedencia, fecha de arribo para las importaciones, peso, tamaño, fechas de caducidad y conocer a quién será vendido).
El sector de productos de consumo (medicamentos, alimentos y bebidas, por ejemplo) da seguimiento a su producción para tener una capacidad de reacción instantánea en caso de necesitar detener la venta de un artículo por cuestiones de calidad o algún motivo que ponga en riesgo la salud del consumidor.
Hoy en día, existen muchas maneras de identificar los productos. Una de las más comunes es el código de barras. Frente a ello, necesitamos una infraestructura tecnológica de radiofrecuencia que permita explotar los beneficios que este tipo de herramienta nos ofrece. Pero, a pesar de ser la identificación con códigos de barras una de las formas más comunes, la metodología empieza a formar parte de un sistema obsoleto, al ser remplazado por la identificación con chips inteligentes.
Comunicación con otros Departamentos
Además de los factores físicos involucrados en el almacenamiento, resulta fundamental mencionar que el factor humano es el elemento más importante en los procesos, porque mucho se puede automatizar pero, sin el factor humano, no se podrían concluir las transacciones.
Dado que la comunicación es básica en todo momento, existen departamentos encargados para estas prácticas. Para iniciar un proyecto, el objetivo debe ser expuesto y comunicado a todos los que formen parte de él. Llega a ser primordial la necesidad de plasmar el objetivo final en cada una de las mentes para obtener la efectividad buscada en el desarrollo del mismo.
Una vez iniciada la operación, la comunicación debe seguir vigente entre los departamentos a cada momento.
A veces, resulta imposible trabajar en conjunto. En repetidas ocasiones cada departamento defiende tener el ángulo correcto en su figura, defienden sus razones cuando, en realidad, todos los departamentos tienen su verdad. De todas maneras, aun trabajando en conjunto se puede funcionar perfectamente conservando cada uno su postura y permaneciendo todos en lo correcto. Bajo esta premisa, es importante una adecuada comunicación para que los departamentos acuerden en conjunto los planes.
Tendencias en Optimización
En los negocios ya no podemos darnos el lujo de participar sólo en dos dimensiones: la del cliente y la de la competencia, porque el juego va sufriendo una metamorfosis para convertirse en tridimensional, donde no sólo se compite con compañías similares sino con uno mismo, al buscar la forma de ajustar procesos, optimizar operaciones y aminorar costos con la finalidad de lograr el objetivo propuesto inicialmente.
Dentro de las filosofías de mejora de procesos, existe un concepto de moda llamado lean management (administración esbelta) que involucra la optimización de procesos para lograr una reducción de costos en los mismos y que, al mismo tiempo, logra el objetivo sin poner en riesgo la satisfacción por el producto final.
El concepto es más utilizado en procesos de manufactura (lean manufacturing, manufactura esbelta). Este hecho no impide que la metodología o el mismo concepto sea aplicado en muchas otras áreas también. De hecho, escucharemos cada vez más el término lean supply chain.
Delgada y esbelta es como debe permanecer una cadena de suministro. Por eso, el término lean supply chain es el que sirve para definir el mantenimiento de una cadena de abastecimiento, reduciendo en sus flujos todos los extras o actividades que no aporten al resultado final un valor agregado.
Concretar Objetivos
La metáfora del vaso aplica según la visión que tenga el empresario -el optimista apreciaría el vaso medio lleno, el pesimista percibiría el vaso medio vacío- pero en la logística encontramos vasos con un gran potencial.
El concepto definido para almacenamiento no es algo que se aplica y empieza a funcionar. No es estático, se le debe dar continuidad para lograr mejoras día a día, se necesita de un compromiso de los involucrados en los procesos.
En este sentido, se recomienda comunicar las mejores prácticas de almacenamiento eficientemente efectivas para llevar a cabo los procesos de tal forma que se llegue al objetivo final a un bajo costo. No cabe duda que, para implementar una mejor práctica de almacenamiento, se requiere transmitirla: no hay mejor instrumento para la educación que el ejemplo, así que… manos a la obra.
