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La pandemia por el Covid-19, caracterizada por severas disrupciones en las cadenas de suministro nacionales y extranjeras, orilla a las áreas de administración y auditoría de las empresas a encontrar una manera más efectiva de mitigar riesgos de fraude y corrupción al operar con terceros (proveedores, contratistas, subcontratistas, socios, agentes, distribuidores y gestores).
Debido a que la mayoría de las empresas afrontan casos de corrupción de manera reactiva, es necesario blindar la organización ante los riesgos financieros, operativos y de reputación al operar con terceros, escribió José Claudio Treviño, socio líder de Forensic KPMG Accountants B.V.
Para asumir una perspectiva de prevención es necesario establecer un programa integral de prevención de fraude y corrupción en las cadenas de suministro. Aquí cuatro pasos básicos para hacerlo.
1. Identificar quiénes son esos terceros en las cadenas de suministro
Se debe identificar con qué terceros se está interactuando y contestar:
- ¿A quién se le está pagando?
- ¿Qué bienes y servicios se están comprando?
- ¿Cuándo fue la última vez que se le hizo un pago a un tercero?
- ¿Qué tanta calidad y actualidad tiene el catálogo de proveedores?
- ¿Cuándo fue la última vez que se hizo una depuración de proveedores?
- ¿Cuáles son los nuevos proveedores a quienes se les dio de alta recientemente para asegurar la continuidad de las operaciones?
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2. Evaluar riesgos de terceros
Debes identificar si los terceros son de riesgo bajo, mediano o alto considerando criterios como: el rol que juega el tercero, el servicio que le brinda a la empresa, si tiene vínculos con el gobierno, si opera en una jurisdicción o industria de alto riesgo en materia de corrupción, la criticidad de los servicios o bienes que proveerá el tercero y el nivel de madurez del control interno del tercero y de su gobierno corporativo.
3. Realizar un due diligence de integridad
El tercer paso consiste en llevar a cabo due diligence (diligencia debida) en las cadenas de suministro que tienen el objetivo de reunir y analizar la información pública y privada de las organizaciones y personas a las que debe darse seguimiento.
Dicha información consiste en expedientes con información fiscal, financiera y bancaria. Además vale la pena considerar datos como quién es el dueño o beneficiario real de la empresa, cuáles son los antecedentes financieros, qué tanta competencia tiene, su reputación, y su madurez ética y de gobierno corporativo.
4. Evaluar y monitorear
Un programa de administración de riesgos de terceros debe acompañarse de una continua medición de indicadores clave de desempeño operativo y de confirmación, en especial con los terceros de alto riesgo.
No basta la confianza que se tenga al tercero, KPMG recomienda visitarle para cerciorarse que se está actuando de la manera correcta. Así se protegen las cadenas de suministro de una manera más óptima.
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