Haz gestión inteligente en los documentos de la empresa logística

89% de las empresas, a escala global, aún depende del papel, señala el reporte “Document Capture Trends 2024”. De ahí que un colaborador puede perder hasta 9.3 horas semanales buscando documentos o llenando formularios. La gestión documental se ha convertido en un cuello de botella silencioso para la logística. En un sector donde cada minuto cuenta —ya sea para liberar una carga, validar un proveedor o cumplir con una auditoría—, la automatización documental con inteligencia artificial conversacional emerge como una solución para liberar talento humano, reducir errores y acelerar procesos críticos. 

Durante la presentación de la plataforma “Document Understanding”, desarrollada por la empresa mexicana Urdaten, Sergio Haro, cofundador de la plataforma, fue claro: “Hoy muchos colaboradores dedican horas a tareas mecánicas como buscar, validar o capturar documentos; con esta tecnología, ese tiempo puede destinarse a la toma de decisiones, la innovación o la atención al cliente”. 

IA conversacional aplicada a documentos logísticos 

La solución presentada combina digitalización, análisis legal, automatización y una wallet conversacional que permite interactuar con documentos en lenguaje natural. Esto significa que, por ejemplo, un usuario puede preguntar directamente a un contrato logístico: “¿Cuál es la cláusula de penalización por retraso en entrega?” y obtener una respuesta inmediata, sin necesidad de leer decenas de páginas. 

Digitalización de documentos logísticos: el camino hacia una gestión paperless y procesos ágiles

“Más que un OCR, demostramos riesgos legales al instante. Los formularios tediosos se completan automáticamente con la información extraída. Y aún hay más: ahora, hablar con tus documentos es posible”, explicó Sergio Haro, cofundador de Urdaten. 

Impacto en tiempos operativos: caso práctico 

Uno de los puntos más contundentes de la presentación fue la comparación entre los tiempos requeridos para procesar un expediente logístico de forma manual versus con IA. Este es el cálculo de tiempos y su optimización. 

“Hoy la inteligencia artificial nos ayuda a reducir esa brecha de 80 a 30 minutos. ¿Podemos reducirla más? Sí, pero hacen falta herramientas que extraigan, digitalicen, entiendan y rellenen información automáticamente”, señaló Haro. Este tipo de eficiencia es especialmente valioso en procesos como: 

• Validación de proveedores logísticos. 

• Revisión de contratos de transporte o arrendamiento de almacenes. 

• Procesamiento de órdenes de compra y guías de embarque. 

• Auditorías internas o regulatorias. 

• El ciclo de vida documental en logística 

La solución de Urdaten se alinea con el ciclo completo de vida de un documento logístico, desde su creación hasta su conservación normativa. Este ciclo incluye: 

1. Creación y recepción: digitalización desde el origen (por ejemplo, una orden de embarque). 

2. Clasificación y organización: etiquetado automático según tipo de documento. 

3. Almacenamiento seguro: cifrado y trazabilidad con estándares bancarios. 

4. Consulta activa: acceso inmediato para áreas operativas. 

5. Uso y consulta: búsquedas por lenguaje natural o chatbot. 

6. Cumplimiento normativo y conservación: alertas sobre riesgos legales, vencimientos o listas negras (SAT, ONU, DEA, etc.). 

“Una empresa bien organizada documentalmente puede convertir su información en conocimiento útil para la toma de decisiones estratégicas”, afirmó Gabriela Flores, directora de Tecnología y Productos de Urdaten. 

Interoperabilidad: integración con TMS, ERP y sistemas de firma 

Uno de los diferenciadores más relevantes para el sector logístico es la capacidad de esta solución para integrarse con sistemas existentes. La plataforma puede conectarse vía API con herramientas como SAP, Oracle, TMS, WMS o sistemas de firma digital como DocuSign o NOM 151, lo que permite mantener flujos de trabajo sin fricciones ni duplicidades. 

“Pensamos inicialmente en el sector financiero, pero la serendipia nos llevó a la logística. Hoy vemos que esta tecnología se usa para contratos de arrendamiento, órdenes de compra, validación de proveedores y más”, explicó Haro. 

Así es como la Manifestación de Valor Electrónica transformará procesos logísticos y aduaneros

Además, el sistema permite el llenado automático de formularios para trámites ante el SAT, IMSS o aduanas, lo que reduce errores humanos y acelera la operación de áreas críticas. 

Liberar talento, no reemplazarlo 

Lejos de buscar sustituir personas, esta tecnología busca liberar talento humano de tareas repetitivas como la búsqueda, validación o captura de documentos. En logística, esto significa que los equipos pueden enfocarse en actividades de mayor valor: gestión estratégica, atención al cliente, innovación operativa o análisis de datos. 

“Una asistente conversacional es como hablar con un compañero. Puedes preguntarle dónde está la última versión de una política o contrato, y te responde con el documento, el párrafo y hasta el link”, puntualizó Flores.