Business intelligence: cómo Vanity aprovecha los datos para la toma de decisiones

Contar con un ERP muy robusto no era suficiente para la empresa de retail Vanity. Si bien se le daba un uso adecuado para cosas contables o fiscales, “al no analizarla, desaprovechábamos los datos para la toma de decisiones”, explicó Roberto Kichik, e-commerce manager de la empresa.

Otra de las áreas de oportunidad era que la marca de ropa para mujer, con 65 años en el mercado, realizaba todos sus procesos de manera manual. Esto limitaba la cantidad de información que podían tener a su disposición por lo que tardaban en recopilarla.

“En lugar de desgastarnos en eso, podríamos invertir ese tiempo en analizar la información para aprovecharla mejor”, señaló Kichik en su participación durante LDM Connect, evento organizado por LDM Consulting.

Para evitar que esto siguiera pasando, la empresa optó por iniciar un proyecto de business intelligence en el primer trimestre de 2020. Este incluyó la capacitación de los directivos para que pudieran revisar los datos, agruparlos y hacer los cruces necesarios aún sin ser expertos en analítica o en informática.

Implementación del business intelligence

De acuerdo con el sitio de IBM, el business intelligence (BI por sus siglas en inglés) brinda la capacidad de recolectar, organizar y analizar rápidamente los datos. A partir de ahí, se puede averiguar qué ha sucedido y por qué ocurrió. Estos resultados se pueden utilizar para trazar y mejorar los resultados de un negocio.

El proceso de implementación de esta tecnología de analítica de datos para la toma de decisiones de Vanity constó de varias fases:

1. Alineación de la estrategia con la tecnología

Lo primero fue establecer cuáles eran las expectativas y necesidades de la empresa. Para ello, la empresa realizó sesiones de estrategia con los directivos clave que usarían el sistema para definir los indicadores clave, vistas y reglas de negocio para accionar con los tableros de monitoreo.

“Era muy importante que la entrega y los avances se dieran rápido, porque la información se genera cada minuto, mucho más con el tema del e-commerce porque es una tienda que no cierra”.

Sus expectativas se cumplieron pues el proveedor de la solución empezó a entregar los tableros informativos sólo dos semanas después de arrancado el proyecto. Eso les permitió proponer modificaciones y agregar indicadores que no habían previsto al inicio.

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2. Desarrollo tecnológico

Con el apoyo del equipo de tecnologías de la información de la empresa, se desarrollaron los medios de consulta de información para construir la solución dentro de la herramienta de BI.

Gracias a los tableros que desarrollaron en conjunto con la proveedora, la empresa amplió sus posibilidades de información. “La cantidad de reportes de Excel o de consultas que hubiéramos tenido que generar de la manera tradicional para lograrlo se hubiera vuelto infinita e inoperable”, considera Roberto.

3. Valor a través de la solución

Al ocupar los tableros para monitorear sus ventas por tienda, gestión de inventarios y flujo de efectivo, el equipo de Vanity detectó otras oportunidades que, al atacarlas desde la perspectiva de BI, generaban valor al negocio. Por ejemplo: qué descuentos podían aplicar, qué diseños gustaban más a las clientas, y qué datos financieros mejoraban.

¿Cómo funcionan los datos para la toma de decisiones?

Según explicó Roberto, los directivos primero deben seleccionar el requerimiento que desean visualizar. Por ejemplo, las piezas vendidas, los tickets generados, el importe de utilidad, etc. Luego, determinan la variable de tiempo, ya sea día, semana, mes o año.

Después pueden realizar cualquier tipo de agrupación: por temporada, por tipo de prenda, por coordinado, por color, por punto de venta, por tipo de tienda, por nivel de descuento, etc.

“La información la necesitamos aquí, ahora y perfecta. Al tener un mundo de información como el nuestro, no sólo es importante tenerla de manera oportuna y ágil, sino también ordenada”, advierte el directivo.

¿Cómo se traducen estos datos para la toma de decisiones? Pensemos que, por ejemplo, Vanity quiere ofrecer un descuento por color. Entonces, en lugar de tener que solicitar un reporte que agrupe las ventas de todos los estilos por color, por puntos de venta, etc., basta que el usuario seleccione las variables a considerar para que el sistema arroje los datos y se pueda detectar si ese descuento es o no viable.

Resultados de agilidad gracias al BI

Aunque la empresa lleva pocos meses con esta tecnología, el e-commerce manager asegura que ya están viendo cambios. Por un lado, el enfoque de su personal se transformó: pasaron de construir reportes a analizar la información para poder accionar.

“Obtener los datos antes nos tomaba mucho tiempo. La agilidad que se obtuvo al obtener esta herramienta fue impresionante y hoy podemos analizar toda la información a través de gráficos interactivos”.

Por ejemplo: pueden conocer las ventas de una de sus 54 tiendas y detectar una que tiene pocos tickets pero mucha venta. Y con un par de clics, pueden llegar al detalle de cada transacción, de cada cliente y de cada estilo. O bien, pueden ir a la inversa: ver qué estilo fue el más comprado por ciertos clientes, cuánto se gastaron en promedio, y hacer comparativos entre tiendas.

El cambio en la cultura laboral también fue importante. “El equipo directivo antes basaba sus decisiones en opiniones personales o en lo que había escuchado en una tienda y hoy ya se apoyan más en lo que arroja la herramienta porque sus hipótesis se pueden poner a prueba y comprobar rápido”.

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También eliminaron el factor de “las prisas” para decidir y aumentaron la precisión. “Muchas decisiones representan oportunidades. Ahora con la información a la mano, el mayor logro es la certeza que tenemos al momento de aprovecharlas o dejarlas ir”, señaló Roberto.

Más que entregar un mundo de reportes, la mayor ventaja de esta herramienta tecnológica es ver los datos de manera diferente. “Te ayuda a entender al cliente, entender cuál es tu producto y cómo puedes sacar ventajas competitivas de los datos que se están generando en tu negocio”, detalló Johnny Turquie, director de Ibso, consultora que acompañó a Vanity en la implementación de BI.

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