4 ventajas de tener una fuente de datos única en tus procesos

A pesar de que a diario tu compañía produce miles de datos sobre proveedores, clientes y procesos, es posible (y recomendable) que toda la información esté almacenada en un único lugar. Para ello, el planificador de recursos empresariales (ERP por las siglas en inglés de enterprise resource planning) debe ser el guardián de los datos oficiales para obtener la información más correcta y actualizada para los procesos de negocio.

Rodrigo Sartorio, director de productos de TOTVS y Adriano C. Martins, gerente de TI de Harley-Davidson Motor Company, explicaron en un comunicado que es fundamental implementar una cultura de uso del ERP como fuente de datos que generan información oficial dentro de la empresa.

Esta práctica denominada fuente única de datos tiene cuatro ventajas:

1. Ganancia significativa en la integridad de los datos.
2. Se potencia el acierto de las acciones tomadas por los colaboradores.
3. Evita que los elementos se dupliquen o desactualicen.
4. Reduce los esfuerzos del equipo para el análisis, la consulta, los informes y la toma de decisiones.

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¿Cómo funciona la fuente de datos única?

Por ejemplo, si tu empresa decide lanzar un nuevo producto, se crean miles de nuevos códigos en un sistema para identificar cada pieza y accesorio. Cuando se registra una de las piezas, ya sea para fabricación, reventa o asistencia técnica, el sistema central debe garantizar que existe un código único para la misma. Así se evitan duplicidades y se simplifican los procesos.

Cada rubro recibe constantemente nuevos datos, como código fiscal, impuestos o certificaciones. Se recurrirá al ERP siempre que se necesite disponer de información del negocio de manera completa y fiable. Así se garantiza una única fuente de datos de principio a fin.

Respetar al ERP como única fuente de datos

Es común que una empresa cuente con varios sistemas, ya sea en la tienda física u online, en producción o en envío. Sin embargo, es importante, suministrar y respetar el ERP como centro de información. Incluso los datos que no son comercializados por ERP pueden retroalimentarse y almacenarse en él.

Esto no significa que el ERP por sí solo resuelva todos los problemas de gestión de información. Herramientas de gestión de datos maestros (MDM por las siglas en inglés de master data management) suelen ser de ayuda en situaciones donde la recopilación y complemento de datos es constante y descentralizada.

Sartorio y Martins recomendaron retroalimentar los datos en toda la cadena de sistemas vinculados a MDM, a la vez que se asegura que el ERP sea el punto principal de la cadena.

“Sabemos que gran parte del proceso es humano y requiere del adoctrinamiento de los procesos hasta que se convierta en una cultura en las empresas. Pero invertir en el correcto almacenamiento y evangelizar a los empleados para que tengan una única fuente para consumir estos datos como información es garantía de retorno y precisión en todas las operaciones diarias”, concluyeron los ejecutivos.

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