5 acciones para educar con éxito en supply chain

Me apasiona el conocimiento aplicado de supply chain y la educación 4.0. Y si hay una enseñanza que nos dejó la pandemia es que si no entendemos las nuevas tecnologías o somos flexibles, es posible que nos quedemos atrás en cuanto a la capacitación de nuevas habilidades (upskilling) y el aprovechamiento de oportunidades.

Pero vayamos por partes. ¿Cuáles son las habilidades y conocimientos se deben desarrollar los profesionales de cadena de suministro? Su proceso de educación y desarrollo debe abarcar tres grandes áreas:

1. Conocimiento teórico
2. Conocimiento aplicado
3. Skills y comportamientos

Para la teoría se puede recurrir a infinidad de fuentes a fin de que el profesional conozca en qué consiste su actividad principal. Aprender cómo aplicarlo en su operación diaria puede darse de distintas formas:

• Se lo explica su jefe o quien estuvo anteriormente en el puesto (si continúa en la organización).
• Lo aprende solo, aunque normalmente con errores.
• Lo lee un manual que alguien más dejó por escrito.

La realidad nos muestra que cualquiera de esos caminos es cada día más difícil de seguir y las organizaciones están sufriendo una reducción paulatina de la transferencia de experiencias.

¿Qué deben hacer entonces los líderes de supply chain para generar un proceso de upskilling en sí mismos y en sus colaboradores en cuanto a conocimiento aplicado?

Aquí mis recomendaciones. La intención de este artículo es hacerte reflexionar, pues pensar es la fuente de mejora y de transformación. Escribe una nota por cada punto. ¡Hasta puedes darle un formato de checklist para que no se te pase ninguno!

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5 Formas para sumar habilidades en supply chain

1. Definir claramente los mínimos mandatorios de conocimiento para cada posición de supply chain

Suele suceder que los jefes no pasaron por las posiciones inferiores que tienen a su cargo, poseen poco conocimiento aplicado y están más bien dedicados a la gestión.

Por lo mismo, no tienen tan claros los conocimientos que se necesitan para realizar la actividad principal de los puestos clave de la cadena de suministro. Tampoco están bien definidos los mínimos mandatorios técnicos para ocuparlo. Por ejemplo: qué debe saber un jefe de producción o qué tareas esenciales debe cumplir éste profesional.

Ante esta situación, los colaboradores reaccionan:

• Haciendo lo que mejor crean conveniente.
• Focalizándose más en la gestión y coordinación con menor sustento técnico.
• Apoyándose en sus colegas para descubrir qué deberían saber.
• Siguiendo la agenda que marcan los stakeholders.

Para evitar que se presente cualquiera de estas situaciones y que la empresa vaya a la deriva, debemos definir ese mínimo mandatorio de todos los puestos de supply chain y asegurar el entrenamiento temprano y especifico. Este debe incluir teoría pero también experiencias positivas y negativas que NO se deben perder.

Cuando fui director de planning en Unilever lideré personalmente ambas actividades para todos los puestos de mi equipo. Ese fue uno de mis legados.

2. Desarrollar un set de videos “home made”

Puedo decir que la mejor manera de aprender a cómo NO hacer algo es equivocándose la primera vez. Pero actualmente el aprendizaje ha evolucionado a otros formatos, más ahora con la educación digital. Entonces, ¿tenemos que aprender equivocándonos o podemos aprender del error ajeno y de su acierto?

También conviene preguntarnos si como profesionales de la cadena de suministro tenemos tiempo y recursos para hacer un curso de 24 meses o un master en supply chain. Además, analizar qué se explica en ellos: ¿teoría? ¿La experiencia aplicada? Si tengo dudas de algún tema, ¿a dónde puedo llamar?

Una alternativa es desarrollar cápsulas de video, de entre 10 y 15 minutos máximo, en las que se expliquen esos mínimos mandatorios con un nivel de detalle operativo. El contenido deberá enfocarse en las soluciones a problemas crónicos y no a la teoría. Así, se aprende del error y del acierto.

La forma de uso sería en un entrenamiento inicial del puesto, de máximo dos horas (es decir, el colaborador vería alrededor de 10 a 12 videos). El diseño del contenido debe ser de tal que la persona entienda que eso es “lo mínimo que debe saber”. Aunque seguramente no logrará asimilar todos los conocimientos, sabrá a dónde acudir cuando tenga una necesidad futura.

El objetivo del set de videos es que NO se equivoque la primera vez que lo haga y sostenga el proceso y las experiencias que recibió. Y este contenido visual estará a su disposición siempre que lo necesite.

3. Usar otras tecnologías disponibles para capacitación

Suele suceder que cuando las personas comienzan una nueva posición, utilizan el 50% de las herramientas heredadas y crean el otro 50% por que no encontraron o no entendieron lo que había antes, o bien, inventaron un método mejor. Conclusión: avanzamos un paso y retrocedemos uno, sistemáticamente.

Se puede, entonces, armar un set de aplicaciones o un software de soporte para explicar las tareas básicas del puesto. Estas herramientas pueden ser contenedores de conocimientos. Tanto técnicos para explicar la teoría detrás, como de conocimiento aplicado, es decir, los trucos, experiencias, vivencias y aprendizajes . Además, resultan de bajo costo y son perdurables.

En este mundo 4.0, el costo de la tecnología y la variedad de productos hace que estas opciones sean accesibles para todas las empresas pues no se necesitan grandes softwares para contener los conocimientos básicos. Incluso podemos encontrar desde cosas gratis hasta megasoftwares.

La contraprestación de estos softwares es que las personas ocupen su tiempo para generar valor agregado y buscar oportunidades dentro de la información que encuentren en estas herramientas.

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4. Fomentar el aprendizaje continuo en supply chain

Ya no existen manuales. Al último que vi leer uno fue a mi abuelo, que tardó tres días en leer el de la televisión (y no la usó hasta terminar de revisarlo). Hoy nuestra realidad es otra, pues aunque es más fácil “googlear” la teoría, no hay paciencia para leer mucho ni tampoco se puede descargar experiencia.

Por eso, tenemos que rejerarquizar el conocimiento como una ventaja competitiva. Debemos fomentar el aprendizaje continuo en supply chain, no solo de conocimiento técnico y aplicado sino de transferencia sistemática de expertise y de habilidades.

Así, logaremos que las herramientas antes descritas se conviertan en una herramienta de upskilling en estos tres aspectos y no solo un entrenamiento inicial.

5. Ocupar mejor nuestro tiempo

En muchas posiciones de supply chain, el 70% del tiempo estamos haciendo reuniones, presentaciones, reportes, análisis de datos, persecución de personas u otros temas de planeación táctica.

Incluso hemos realizado estudios que revelaron que, por ejemplo, un demand planner sólo utilizaba 15% de su tiempo en calcular, analizar y preparar su forecast. El resto eran tareas de gestión y, en muchos casos, de soporte a otras áreas. ¡Este es todo un tema para realizar otro artículo!

La recomendación es reorganizar nuestro tiempo. Didivir el 100% de nuestro día así:

• Destinar máximo el 50% del tiempo en e-mails, reuniones y presentaciones.
• Un 30% en el cálculo y análisis de las actividades core de nuestro puesto.
• Un 20% en los planes de acción para crear el futuro.

¡Inténtalo! Parece fácil, pero cuesta lograrlo.

Mi reflexión final sobre la capacitación en supply chain

Estos cinco puntos nos impulsan a definir otra forma de encarar el upskilling de nuestros equipos. Debemos encontrar métodos para que el conocimiento aplicado de nuestra organización retome la senda del crecimiento.

Estoy seguro que si hacen una evaluación, el camino que estás recorriendo es el contrario.

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