La tarea principal del WMS es administrar los recursos involucrados en la operación de un almacén, esto incluye, pero no está restringido, el espacio, la mano de obra, los equipos, las tareas y los flujos de bienes.
Hoy el valor de un WMS es demasiado grande para dejarlo pasar, pues las empresas que eviten adoptar uno se retrasarán cada vez más hasta que finalmente no puedan cumplir con las expectativas de sus socios y consumidores que hoy, sobra decir, son cada vez más exigentes dada la gran competitividad que prevalece. Es fundamental en tanto que las empresas que aún no lo usen se esfuercen por ponerse al día.
Un WMS mejora el movimiento de los materiales y productos; aumenta la precisión y la puntualidad; mejora el seguimiento y la elaboración de informes; proporciona flexibilidad; mejora el surtido de pedidos, y fortalece el control. Los módulos tradicionales para su gestión contemplan actividades de recibo, acomodo, inventario, surtido, embarque, cruce de andén, logística inversa y capital de trabajo por mencionar algunos de los básicos.
Una vez que se ha tomado la decisión de implementar un WMS, partiendo de que las operaciones actuales carecen de este sistema o, bien, el sistema utilizado ya no satisface las necesidades actuales y crecientes en los rubros en el que el WMS es protagonista, seguramente habrá una evaluación exhaustiva para establecer las necesidades reales: el análisis de costo beneficio con su correspondiente retorno de inversión y el proveedor idóneo, así como la necesidad o no de una consultoría que acompañe durante este proceso de cambio.
Tener claro el alcance
Es muy común que en la decisión de contar un WMS pretendamos automatizar lo que actualmente se hace operativamente y pretender que los procesos linealmente se repliquen en el nuevo sistema; sin embargo, es fundamental mapear el proceso actual y el futuro para establecer a la organización en los diferentes niveles, claramente los cambios que se harán en pro del servicio, control y eficiencias.
Es importante saber que este proceso difícilmente podrá lograrse en menos de un año, pues el éxito de esta fase es involucrarse a un nivel muy detallado en la operación, y considerar además que este sistema no necesariamente abreviará los pasos en la operación; incluso es frecuente que ocurra lo contrario, pues mayor control y trazabilidad requerirán mayores registros. Asimismo, debemos visualizar que la implementación, una vez documentado el nuevo proceso, idealmente deberá durar alrededor de un año y que la puesta en marcha tendrá una curva de aprendizaje de entre 6 meses y un año para dominar 80% de la herramienta.
Cabe mencionar que el uso del WMS requiere un importante grado de equipos inalámbricos para permitir registrar los movimientos o transacciones en tiempo real, es común que ocurra que ante insuficiencia de equipos, se registren las operaciones en papel para después su captura manual en equipos fijos o emulaciones, lo anterior desvirtuará los beneficios del sistema, pues conllevaría a errores y deficiencias en la rastreabilidad de los procesos.
2. Apoyo de la alta dirección
Una vez establecidos los pasos en un cronograma detallado con las autoridades del proyecto, es muy importante transmitir a la alta dirección los alcances e implicaciones, estableciendo tiempos, costos, requerimientos adicionales y medidas alternas en caso de fallos, para que ésta, a su vez, transmita a la organización la trascendencia del proyecto y apoye con los diferentes actores.
La comunicación desde la alta dirección debe contar con un plan que administre en conjunto con el área de capital humano el cambio, pues será muy factible que se presente cierto grado de resistencia al mismo, sobre todo en los equipos de trabajo que tienen más antigüedad con los procesos y lo pueden percibir como una amenaza. Es frecuente que existan en todo el proceso desestimaciones del proyecto, es ahí donde la alta dirección convencida deberá patrocinar la implementación, no en vano se destaca que es imprescindible este punto pues el éxito del proyecto dependerá en gran manera de dicho apoyo.
3. Equipo del proyecto y sistemas de tecnología
Aunque pareciera que se da por sentado la necesidad de contar con un equipo operativo y uno de sistemas de parte de la empresa que implementará la nueva herramienta, este equipo no siempre es el adecuado.
Aunque este equipo muchas ocasiones es seleccionado multidisciplinariamente para contemplar integralmente el proyecto, no necesariamente cuentan cada uno con el suficiente conocimiento integral, pues el que conoce sistemas solo conoce sistemas, el que conoce la operación solo conoce la operación, y el que conoce el WMS de igual forma. Por tanto, es muy importante capacitar a los diferentes actores, al menos de forma general, en todos los ámbitos involucrados, para que puedan valorar integralmente las implicaciones y resultados esperados.
4. En cuatro paredes
En línea con el rediseño de procesos, se debe organizar la operación en cuatro paredes; es decir, será necesario reforzar la operación, ya que las cabezas clave elegidas para este fin deberán estar ejecutando no solo la operación actual, sino invertir gran parte de su tiempo en el diseño, validación e implementación del proyecto, lo que demandará gran atención y tiempo de estos elementos. De hecho, cabe considerar que se debe tener, en algunos casos, replicada la plantilla para evitar deficiencias en el nuevo proyecto o descuidos de la operación actual que pongan en riesgo el desempeño logístico.
Aceptar y, en consecuencia, tomar acciones porque posiblemente habrá equipo no idóneo para integrarse a los cambios, será mejor en esta fase, para reubicarlos o prescindir de ellos. Por cruel que parezca, esto será un gran detractor de la implementación y podría generar altos costos en el proceso. Asimismo, debemos enfatizar que, previo a la puesta en marcha del WMS, se vivencie ya en la operación actual. Para ello servirá, por ejemplo, iniciar con la codificación de ubicaciones monoproducto / multiproducto, diseño y señalización del mapa de picking, zonas de recepción / despacho, devoluciones, packaging, etcétera.
Como todo proceso de mejora, es fundamental conocer los indicadores clave de su operación actual, de lo contrario nunca sabrá si la implementación del WMS contribuyó con la mejora de dichos ratios, como exactitud de inventario, tiempo de ciclo de orden, costo operativo, error de despacho, error de picking y capacidad de la operación del almacén, entre otros.
En la gestión del cambio, es importante ir preparando a la organización ya que los cambios que conllevan una implementación de WMS son importantes y no solo afectarán al personal del almacén o centro de distribución, sino también la interacción, sobre todo, con las áreas de compras, ventas y producción.
En resumen
Es necesario tener claro el alcance de los procesos a automatizar, tomando en cuenta el equipamiento tecnológico necesario; el apoyo de la alta dirección para la comunicación del alcance previsto, además de los requerimientos adicionales, alternativas en caso de fallos y, sobre todo, el respaldo para poner en marcha la implementación.
* Director de Logística de Price Shoes.
