Un fraude se lleva a cabo después de que uno o más individuos detectan una situación que se puede aprovechar, se evalúa el nivel de riesgo y se toma la decisión de cometer el ilícito. Este acto puede ocurrir en cada uno de los eslabones de la cadena de suministro y, por consiguiente, alterar el orden en cualquier actividad que se lleva a cabo, especialmente en los pronósticos.
Los pronósticos son útiles para establecer planes y presupuestos; cuando se comete un fraude casi siempre hay dinero de por medio y por consecuencia se genera un desvío en las estimaciones, lo cual afecta en prácticamente toda la operación de una empresa y especialmente en sus finanzas. Por ejemplo, asumiendo un caso en que el área de auditoria detectara un fraude y lo comunicara a finanzas, ésta después de hacer el análisis correspondiente decide comunicar al área de ventas que se tiene que generar el ingreso suficiente para dar un repunte en la rentabilidad; la acción más obvia es solicitar un mayor volumen de ventas, lo cual implicaría incrementar la producción y que todas las áreas estén coordinadas para recibirla, hacer campañas de venta, pagar publicidad, coordinarse con proveedores para reducir los tiempos de respuesta, entre otras actividades. Cada área tiene diversas responsabilidades pero todas con un objetivo: vender más.
Otra consecuencia podría ser la reducción de gastos, entonces no se podría pensar en lograr el objetivo anterior de manera tan fácil al tener que recortar gastos. Así que cuando la empresa sufre pérdidas importantes por un fraude no es una tarea sencilla solucionar el problema y más aún con la responsabilidad de tratar de salvar a la empresa y todo lo que ello conlleva, sobre todo cuando existe el riesgo de que el fraude se presente nuevamente.
La Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) señala, en un reporte de 2012, que los tipos de personas que cometen el fraude en las organizaciones en su mayoría son los empleados, seguido de los gerentes, dueños u otros ejecutivos. Los gerentes son los que tardan más en ser detectados cuando cometen un fraude, pues pasa hasta un promedio de 24 meses en ser descubiertos; mientras que los empleados son detectados en alrededor de 12 meses.
Es claro que el caso anterior y la estadística es un poco dramática, sin embargo, ¿ha pensado que es posible que suceda?, ¿podrían mejorar las estimaciones de pronóstico?, ¿podría anticiparse en algunos casos a la detección oportuna?, ¿está preparado para enfrentar un desvío en sus pronósticos a consecuencia del fraude? Si tiene la información de su empresa, ¿por qué no organizarla de manera conveniente para hacer análisis y prevenir este tipo de situaciones?
Business intelligence para un mejor pronóstico
La creación del pronóstico debe considerar algunas variables importantes tratando de no complicar los modelos, una de éstas variables es el fraude. Sin embargo, la detección no es tan sencilla, se requiere de metodologías como el business intelligence para identificar datos que a simple vista no son visibles. Una definición resumida de business intelligence hace referencia a la combinación de tecnologías en sistemas y bases de datos, así como de modelos matemáticos que en muchos casos no son convencionales, esta mezcla permite encontrar información no evidente.
Al localizar la información no evidente se puede mejorar el pronóstico de la demanda, pues en el momento en que se incorporan los datos, las empresas tienen mayor confianza, están prevenidas y los planes y presupuestos son más confiables, por consiguiente toda la cadena de suministro es más estable.
Los pasos para lograr la implantación del business intelligence no son sencillos y tampoco se genera el cambio de una forma tan rápida y mucho menos barata; sin embargo, el futuro conlleva a que se tengan que hacer cambios tecnológicos en las empresas, así que entre más pronto se lleve a cabo, será mucho mejor. De una forma resumida, se puede decir que la implementación depende de la empresa, el presupuesto y los organigramas, pero a grandes rasgos se puede llevar a cabo formando tres equipos de trabajo:
1.El primero debe hacerse cargo de la evaluación del proyecto y donde se logren visualizar los beneficios, pero también los gastos y el tiempo en que se tendrá el retorno de la inversión; aquí también será necesario definir la plantilla de trabajadores que se va requerir. Además, se deben definir riesgos, limitaciones y supuestos, lo anterior requiere de la cooperación de diversas áreas, principalmente la de finanzas.
2. El segundo equipo debe trabajar de manera simultánea realizando análisis de fuentes de información, reconocimiento de necesidades, plataformas tecnológicas disponibles y determinar cómo unificar toda la información de la empresa en un único almacén de datos que se denomina data warehouse. Es preciso definir las estructuras de los datos y quiénes van a administrar este mundo de información. Dependiendo del tipo de datos que se tenga, se tiene que determinar cuál será el tipo de modelos matemáticos a aplicar de acuerdo con lo que ofrece la minería de datos para lograr hallar casos de fraude y empezar a enlazar el proceso con análisis de pronósticos. Por último determinar cómo se mostrarán los datos en tableros de gestión.
Este equipo debe tener toda la información bien organizada para poder aplicar los modelos que permiten hallar información no evidente. Cabe señalar que el fraude nunca se va a poder evitar, tarde o temprano las personas lo hacen, sería como nadar contra corriente; sin embargo, sí se pueden identificar los hechos y, antes de que las personas lo cometan, evitarlo o bien detectarlo en menos tiempo y ejecutar acciones en contra de los defraudadores.
3. El tercer equipo de trabajo debe crear un cronograma de actividades, asignar roles y responsabilidades para poder definir muy bien los entregables, las fechas límite de entrega, la duración y monitorear el avance. Este equipo es el responsable de identificar las barreras de implantación, sobre todo cuando existe una resistencia al cambio, pues es quien conoce los factores de éxito y fracaso del proyecto al estar en contacto con todos los miembros del equipo.
La implantación de metodologías como business intelligence ayudan a las empresas a que pasen más tiempo analizando que recolectando información, de esta forma, el proceso del pronóstico es más sencillo, entonces se genera riqueza y, obviamente, mejora la competitividad de la compañía. Buena suerte en la implantación.
* Licenciada en Matemáticas Aplicadas y Computación de la especialidad en Simulación y Análisis de Decisiones (UNAM); tiene una Maestría en Administración de Negocios por el Instituto Politécnico Nacional; cuenta con experiencia en sectores manufacturero, petrolero, desarrollo de sistemas, educativo, logística y asegurador.
