Problemática: falta de control
En las cadenas logísticas globales, los documentos se han convertido en factores clave para lograr la eficiencia y competitividad. Diversos actores y practicantes reconocen que el control y procesamiento de la documentación son muy significativos porque pueden afectar el costo y tiempo de traslado de los productos; incluso, algunos empresarios catalogan que ambas actividades son más importantes que por ejemplo la congestión en los cruces fronterizos, sobre todo aquellos procesos documentales que tienen que ver con la gestión del retorno del capital, es decir, la cobranza.
No obstante esta relevancia, existen compañías que padecen de fuertes problemas porque no tienen un control sobre la documentación; en términos generales su problemática puede deberse, entre otras razones, a que no le han dado la importancia debida a los mismos, sus procesos de control no son los más adecuados, no utilizan sistemas de información modernos o simplemente el personal no está capacitado y no es consciente de la importancia de la documentación; de hecho, algunos califican a la documentación como un proceso tedioso.
En este artículo se exponen los resultados de una encuesta aplicada a empresas del sector de la logística y del transporte, que da cuenta de esta problemática. No se pretende hacer una revisión de cada uno de los documentos que se gestionan en la cadena logística, sino más bien, y de manera particular, se busca conocer el nivel de relevancia que otorgan las compañías al sistema de documentación dentro de la cadena logística, así como identificar algunas de las consecuencias de una mala gestión de los procesos de dicho sistema.
La muestra seleccionada es meramente exploratoria, y sólo busca conocer el punto de vista e importancia que otorgan algunas empresas al proceso de gestión de la documentación.
La documentación
De acuerdo con el profesor Douglas Long “…la documentación no es sólo un pedazo de papel, sino un proceso que lleva a su creación y uso”. En este contexto, puede reconocerse que existe una gran variedad de escritos que se van generando en cada etapa del proceso y por los diferentes actores que intervienen en la gestión de la cadena logística.
Los documentos respaldan la posesión de las mercancías en su proceso de circulación y que sus principios básicos son el control y la responsabilidad, los cuales garantizan el cumplimiento de los reglamentos aplicables; en otras palabras, los documentos indican quién está en control de la carga o es el responsable de ella.
Por esto mismo, se reconoce que pueden contribuir a la disminución del riesgo de robo aumentando la seguridad con base en un proceso de verificación de errores, omisiones e incluso de posibles falsificaciones. Es preciso señalar que es muy común que la existencia de “huecos” en el sistema documental esté siendo aprovechado por la corrupción.
Ciertamente, el profesor Douglas Long reconoce que “…es verdad que los documentos pueden resolver muchos problemas, pero tienen su precio”. Añade que “…los documentos y el proceso de documentación son caros. Si bien el costo es mucho más bajo debido a las computadoras, no es la creación del documento lo que cuesta dinero sino el sistema de administración necesario para procesar y recabar la información”.
En este sentido se puede estar de acuerdo con el profesor Long, sin embargo, los efectos en el costo pueden ir más allá, y ser mucho más complejos, sobre todo en el caso de interrupciones de la cadena logística por fallas en el proceso de documentación, ya sea por información incompleta, alterada, falsa, por omisiones o errores.
En la actualidad este enfoque debe tenerse más presente, debido a que las fallas en el sistema de documentación no sólo perjudican a la compañía que comete errores, sino también puede afectar a las que conforman la cadena logística y de suministro.
Resultados de la encuesta
Por lo anterior, a una treintena de empresas de los sectores del transporte y la logística expositoras en el marco de Expo Carga 2010, realizada en junio en la Ciudad de México, se les aplicó una encuesta en la cual pudo detectarse la relevancia que dichas compañías otorgan a la documentación y sus efectos cuando se presentan fallas en el proceso.
La gran mayoría (90%) de las empresas entrevistadas pertenecen al sector servicios y un menor número al comercio (10%); no se detectó alguna del sector industrial. Del total, 44% fueron pequeñas empresas, 33% medianas, y 22% grandes. El 75% de los corporativos consideró muy alta la relevancia de la documentación en la cadena logística; el 20% alta y el restante 5% medianamente importante.
Según los entrevistados, 11 son los documentos que presentan mayor número de problemas, entre ellos destacan en primer lugar las facturas con 40%, y en segundo el manifiesto de carga con el 15%; el restante 45% lo conforman una serie de diversos documentos que se mencionan a continuación: lista de empaque, confirmación de carga, pedimentos, certificados de origen, carta de instrucciones, permiso de importación, guías aéreas y la carta porte. Algunos opinaron haber tenido problemas en todos los escritos, principalmente en los de importación.
Entre los problemas más comunes destaca la información incompleta (62%) y errores de captura (33%), sin dejar de preocupar que el 4% presenta dificultades por falsificación de datos. Sin embargo, lo más alarmante es que más de la mitad (55%) manifestaron tener con mucha frecuencia dichos inconvenientes, por ejemplo 20% declaró que los problemas de documentación se presentan en uno de cada cinco embarques realizados, es decir, muy frecuentemente; el 35% dijo que uno de cada 25 embarques tienen conflictos, es decir, frecuentemente; otro 40% de los entrevistados opinaron que uno de cada 100 embarques poseen errores en el papeleo medianamente frecuente; y tan sólo 5% manifestó tener complicaciones poco frecuentes.
Sobre esto, una empresa comentó que el error o falta de información para exportación en el manifiesto y falsa declaración en facturas de acuerdo al contenido les ocasionó problemas con aduanas al realizar el cruce fronterizo provocándoles costos extras y demoras importantes.
Entre las principales afectaciones que las empresas sufren por problemas en la documentación se encuentran las entregas retrasadas (57%) y las demoras en el cobro (34%); no obstante, el 7.0% reportó haber perdido la carga como consecuencia de una mala gestión en los documentos; esto último desde luego debe poner en alerta a las empresas porque un mal manejo del sistema de documentación puede ser motivo de pérdidas cuantiosas o de alto impacto, tal y como lo consideraron el 15% de los entrevistados para el caso del proceso de entregas retrasadas.
Sin embargo, para este proceso la mayor parte (65%) calificó a los problemas de mediano impacto, y el otro 20% como bajo. Para el proceso de cobranza, el 25% de los entrevistados indicaron que la afectación por fallas en la documentación es alto, y el 45% y 20% de mediano y bajo impacto; hubo quien aseguró que no les ha impactado en nada.
En términos generales, el 29% de los encuestados externó no haber tenido problemas de costos debido a una mala gestión de la documentación, sin embargo, la gran mayoría (71%) reporta haber incurrido en algún tipo de costo. Al respecto, destacan las penalizaciones por entregas rezagadas y costos por moratoria en la cobranza, éstos últimos principalmente se refieren a los costos de capital.
Según las encuestas, el 75% de los entrevistados hacen estimaciones del costo logístico del proceso de documentación. Como puede observarse, el 55% de las empresas manifestó que dicho valor se encuentra entre 1.0 y 5.0% del precio de su producto o servicio que venden; por su parte, el 15% reportó que dicho costo representa menos del 1.0%; y para el 10% de los entrevistados llega a ser superior al 7%.
Lo anterior ha obligado a los empresarios a recurrir a las tecnologías de la información para hacer más eficiente el proceso documental y abatir los problemas antes mencionados y, por tanto, reducir el costo logístico.
Con el uso de las tecnologías, el 20% de los empresarios señalaron haber abatido entre 1 y 10% sus problemas ocasionados por errores en la documentación; 35% expresaron que dicha reducción estuvo entre el 21 y 40%; pero hubo quien afirmó (20%) haber mejorado sus procesos documentales en más del 40%. Sólo el 10% no conocen cómo impactaron las tecnologías en su sistema de información.
En la escala del 1 a 7 —de poco relevante a altamente relevante— los empresarios calificaron al proceso de documentación como altamente notable respecto de otros procesos o actividades de la cadena logística, otorgando un promedio de 5.6 puntos en dicha escala.
Con base en estos resultados, puede inferirse que el sistema documental es uno de los procesos más importantes dentro de la cadena logística, el cual se encuentra por encima de otros como el proceso de embarque, la gestión de inventarios, el proceso de entrega, el proceso de fabricación de sus productos o servicios, la infraestructura logística (por ejemplo carreteras), el proceso de abasto de insumos o servicios que recibe y el proceso de los cruces fronterizos.
* Investigadores del Instituto Mexicano del Transporte.
