Una herramienta de cambio y competitividad
En nuestros tiempos, uno de los principales objetivos de las compañías es lograr la integración y colaboración con sus proveedores y sus clientes. Esto ya hoy es posible debido al desarrollo de las tecnologías de información (TI).
El e-procurement (procuración electrónica) es la compra-venta de suministros, trabajo y servicios usando como plataforma el internet. Este proceso se puede realizar a través de algunas de las modalidades de comercio electrónico, dentro de las que la fundamental es el business to business (B2B).
El volumen de operaciones comerciales usando como plataforma a internet, ya alcanza la cifra de varios trillones de dólares a nivel global, y la mayor parte del mismo se desarrolla dentro de la modalidad anteriormente mencionada.
El e-procurement es una tecnología relacionada con la administración de la cadena de suministros y entre sus principales características se puede mencionar la utilización de información de requerimientos, inventarios, material en tránsito, entre otros, desplegados a través de una página web. El flujo de información se realiza en tiempo real y permite conocer los datos al instante si se produce algún cambio en las variables.
Entre las ventajas para las empresas con e-procurement, están:
a) Integración y colaboración entre los proveedores y los clientes.
b) Reducción de los tiempos de compra considerablemente, pues ésta puede ser realizada desde la comodidad del hogar, la oficina y desde cualquier parte y en cualquier momento usando la tecnología inalámbrica.
c) Disminución del proceso de la compra, y por tanto los gastos de operación disminuyen, lo que redunda en un aumento de las utilidades operativas de la empresa.
d) Identificación, con mayor facilidad, de mejores proveedores dentro de los mercados domésticos o de cualquier parte del mundo.
e) Reducción de los precios de adquisición de las mercancías y servicios de un 5% a un 10% debido a la existencia de un mayor número de proveedores de todo el mundo compitiendo entre sí.
f) Reducción de las solicitudes de compra fuera de contrato.
g) Mejoras en la negociación con los proveedores.
h) Disminución de stocks, al haber una mayor compenetración entre proveedores y clientes. Esta reducción se traduce también en beneficios operacionales importantes.
Para los proveedores se automatiza la recepción de pedidos y se reducen de los costes asociados, los errores y las devoluciones. Además, da un inmenso valor agregado que representa la creación de un nuevo canal de venta a través de internet.
El e-procurement es una tecnología que facilita la integración, al comunicar de manera rápida y confiable la información necesaria para anticipar problemas, establecer acciones correctivas y alternativas que permitan el buen funcionamiento de ambas organizaciones (proveedor-cliente). La integración requiere de intercambio de información y apoyo mutuo para el logro de objetivos comunes. Todo lo anterior ayuda a las empresas proveedoras y clientes a lograr un mejor posicionamiento en el sector industrial en el cual desarrollan sus actividades.
E-procurement y desarrollo de la nueva organización celular
Esta metáfora sugiere que la organización de negocios es como un ser vivo, compuesto por células que en su caso son los grupos autodirigidos de trabajo o unidades autónomas, que pueden operar tanto solas como con otras, para crear mecanismos de negocio superiores y generar por tanto ventajas competitivas importantes para la empresa.
Cada célula tiene una responsabilidad bien definida dentro de la organización y con la organización. Los clientes de una unidad pueden ser también clientes de otras. Es necesario que posean las competencias adecuadas y colaboren con otras dentro de la organización.
Para reforzar el comportamiento deseado, cada célula es recompensada de acuerdo con sus resultados, ya que como centro de resultados, los miembros desarrollan un sentido sicológico de logro en el espacio de clientes y del negocio reservado para ellos.
Existen siete tipos de e-procurement:
1. ERP basada en web (web based ERP). Sirve para crear y aprobar requisiciones de compra, realizar órdenes de compra y recibir mercancías y servicios a través del uso de una solución de software basada en la tecnología de internet.
2. E-MRO (mantenimiento, reparación y puesta a punto). Es lo mismo que el ERP basada en Web, excepto que los bienes y servicios ordenados son suministros de MRO no relacionados a productos.
3. E-sourcing (e-perfilación). Identificar nuevos proveedores para una categoría específica de requerimientos de compra, usando tecnologías de internet.
4. E-tendering (e-licitación). Enviar peticiones para información y precios a proveedores y recibir las respuestas de los mismos, usando tecnologías de internet.
5. E-reverse auctioning (e-subasta revertida). Usar tecnologías de internet para comprar bienes y servicios de un número de proveedores conocidos o desconocidos.
6. E-informing (e-información). Reunir y distribuir información de operaciones para entidades internas y externas, usando tecnologías de internet.
7. E-marketsites (e-sitios mercantiles). Se expande sobre el ERP basada en Web para abrir cadenas de valor. Las comunidades compradoras pueden acceder a productos y servicios de proveedores preferidos, añadir a carros de compra, crear requisiciones, buscar aprobación, emitir recibos de órdenes compra y procesar facturas con integración a las cadenas de proveedores y sistemas financieros de compradores.
Si analizamos los tipos fundamentales de e-procurement y los conceptos de la organización celular, se observa la importancia importante el uso de las TI, y dentro de éstas, el ERP y el E-MRO, para hacer operar correctamente estas células o grupos autodirigidos de trabajo de forma armónica y colaborativa dentro de las organizaciones de negocios, al menos en lo que a una parte de la logística se refiere, y por tanto hacer efectiva esta nueva forma organizacional.
Es casi imposible en un mundo cada vez más globalizado encontrar nuevos y mejores proveedores que permitan hacer más efectivo el trabajo de las células o grupos de trabajo autodirigidos sin el uso de del e-procurement, ya que juega un papel fundamental en la implementación de nuevas formas estructurales como la organización celular, que a su vez permiten a las empresas competir de manera más exitosa en un mundo en constante cambio.
* Director General de eFreeCommerce.com. Ingeniero en Telecomunicaciones y cuenta con una maestría en Administración de Empresas por la Universidad Iberoamericana.
