En mayo del año pasado, una pequeña compañía de alimentos frescos sufrió la caducidad de una importante cantidad de su inventario, lo que se tradujo en la pérdida de una importante suma de dinero; en junio, cuando se intentó reducir la caducidad, ocurrió una escasez extrema de producto, lo que ocasionó quiebres de stock, clientes disconformes y pérdidas de ingresos. Ambos problemas tuvieron un origen común: falló el proceso de control de stock.
El control de stock consiste en equilibrar el nivel de servicio al cliente deseado, por un lado, con los costos de suministrar un nivel determinado de disponibilidad de producto, por el otro. Un control de stock eficiente permite disponer de los productos requeridos, en el momento y lugar adecuados, minimizando al mismo tiempo el costo de mantener el inventario.
Nivel de Servicio o disponibilidad de producto
El objetivo principal del control de stock es asegurar que el producto esté disponible en el momento y en las cantidades deseadas. Lamentablemente, solo contando con un inventario prácticamente ilimitado se puede garantizar que un producto se encuentre disponible en absolutamente todas las oportunidades en que es solicitado a lo largo de su vida, aunque esto es, en la práctica, imposible.
Es por esto que las organizaciones deben fijar un nivel de servicio mínimo sobre el cual calcular la base del inventario a mantener, de modo de asegurar una disponibilidad de producto que satisfaga a los clientes, acotando al mismo tiempo la cantidad de inventario a mantener. El nivel de servicio establecido actuará como un porcentaje por debajo del cual todos los pedidos podrán ser abastecidos con el inventario existente.
Una vez determinado el nivel de servicio que se quiere brindar, y suponiendo que la demanda es incierta y puede variar respecto de los pronósticos, se podrá calcular por medios estadísticos el inventario de seguridad que se deberá mantener de cada artículo, de modo de satisfacer el nivel de servicio propuesto.
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Costos de Inventario
El segundo objetivo del control de stock será el de minimizar el costo total del inventario para cada nivel de servicio establecido. Existen tres clases generales de costos que formarán el costo total de inventario: costos de adquisición, costos de mantener inventario y costos por falta de existencias.
Los costos de adquisición incluyen aquellos costos en los que se incurre al colocar un pedido de reaprovisionamiento: costos relacionados con el procesamiento, ejecución, transmisión y manejo de la orden, así cómo también el costo del transporte si correspondiera. Algunos de estos costos pueden variar de acuerdo al tamaño de la orden.
Los costos de mantener inventario incluyen los costos de espacio, de capital, de servicio (seguros e impuestos) y de riesgo de inventario (obsolescencia, daño o deterioro). Los costos de capital, referidos al costo del dinero en conexión con el inventario, o el costo de oportunidad del dinero inmovilizado en el inventario, pueden representar más del 80% del costo total del inventario.
Al no contar con suficiente inventario como para surtir un determinado pedido se incurre en los llamados costos por falta de existencias. Estos costos contienen una componente intangible, los costos derivados de la pérdida de la venta, y una componente medible, aquellos costos derivados de la entrega de un pedido pendiente (necesidad de reprocesamiento de orden y distribución por canales que suelen no ser los tradicionales).
Política de Inventarios
La política de inventarios deberá definir el nivel óptimo de inventarios de la compañía, aquel que permita garantizar el nivel de servicio establecido, por un lado, minimizando los costos de inventario, por el otro.
Esto significa que se deberá llegar a una solución de compromiso entre el nivel de servicio que una empresa desea brindar y el inventario que es capaz de mantener, modificando estas variables hasta arribar a un punto óptimo. El control de stocks será el encargado de mantener los niveles óptimos tan cerca de lo planificado como sea posible.
Métodos de Control de Stock
Los métodos de control de stock corresponden a herramientas que permiten mantener equilibrado el nivel de inventario, y pueden diferenciarse en dos grupos: herramientas de acción, que actúan a nivel de cada artículo, y herramientas de control, que actúan a nivel de categorías o familias de productos, y que son las comúnmente utilizadas al nivel de la gerencia de la compañía.
Conociendo el nivel de disponibilidad de producto que la empresa desea mantener (nivel de servicio), y los costos que supone adquirir y mantener el inventario, la forma de mantener equilibrado el mismo es actuando sobre las órdenes de abastecimiento, decidiendo cuanto y cuando comprar. Comprar en grandes cantidades favorecerá a la disponibilidad de producto, y a los costos de adquisición, pero impactará fuertemente en los costos de mantener inventario.
Por otro lado, comprar en pequeños lotes que se vendan rápidamente favorecerá los costos de mantener inventario, pero pondrá en serio peligro el nivel de servicio que la compañía desea brindar.
Existen en la práctica dos modelos comúnmente utilizados para lograr esto:
- El control de stock por punto de reorden y el control de stock por revisión periódica. El primero supone identificar un nivel determinado de inventario llamado “punto de reorden” y colocar una orden cada vez que el nivel de inventario se reduce hasta este punto. La cantidad de stock a solicitar se calcula matemáticamente y se conoce como “cantidad económica de pedido”.
- El segundo supone revisar el stock disponible a intervalos regulares de tiempo, colocando en cada revisión una orden de abastecimiento que devuelva el nivel de stock hasta una cantidad máxima predeterminada. La cantidad de stock a solicitar será la diferencia entre este punto máximo y el stock disponible al momento de la revisión.
El control de stock por revisión periódica da por resultado un poco más de inventario respecto del de punto de reorden, pero los costos añadidos de su manejo suelen estar compensados por costos administrativos reducidos, precios más bajos y costos de adquisición más bajos, ya que el hecho de revisar el stock a intervalos regulares permite que se haga simultáneamente para varios artículos, con lo que pueden solicitarse juntos, logrando economías de producción, transporte y compras.
Artículos individuales y en grupos
Sin embargo, con frecuencia la gerencia está más interesada en la cantidad total de dinero destinada a los inventarios y a los niveles de servicio para amplios grupos de artículos, que en el control de artículos individuales. Por lo tanto, existen métodos de control de stock destinados específicamente a controlar colectivamente los artículos en grupos, como el coeficiente de rotación de inventario, la clasificación de productos ABC y la agrupación de riesgos.
El coeficiente de rotación de inventario (o ITO por sus siglas en inglés) es una relación entre las ventas anuales a costo de inventario y la inversión promedio en el inventario durante el mismo período de ventas. Es un indicador que permite conocer la rapidez con la que rota el inventario, o lo que es lo mismo, cuantas veces en el año el inventario se convierte en dinero o en cuentas por cobrar. Mientras más alta sea la rotación de inventarios, más eficiente será el manejo del inventario de una empresa.
Siendo que no todos los productos tienen la misma importancia para una empresa en términos de ventas, contribución marginal, cuota de mercado o competitividad, tiene sentido diferenciar los productos en un número limitado de categorías mediante por ejemplo, un análisis ABC. De este modo, se pueden aplicar en forma diferenciada políticas de inventarios a cada uno de estos diferentes grupos, logrando, con niveles más bajos de inventario, cumplir con los objetivos de servicio planteados.
Una última herramienta de control, la agrupación de riesgos, supone revisar los nodos de la red logística donde se encuentra el inventario, siendo que en cuantas menos ubicaciones se encuentre ubicado menor será el nivel del mismo.
Tanto a nivel de artículo como a nivel de grupo o categoría, se puede mencionar como una buena práctica del control de stock la revisión periódica de aquellos productos de baja rotación y de rotación nula, de modo de tomar, junto con las áreas de la empresa correspondientes, las acciones necesarias para su reducción. Esto permitirá reducir costos de almacenamiento, obsolescencia y deterioro, favoreciendo el equilibrio de costos del inventario.
Importancia de los procesos de control de stock físico
Ningún análisis será confiable si la compañía no puede garantizar la veracidad del inventario con el que se cuenta físicamente. De aquí la importancia de contar con procesos operativos adecuados que permitan proteger el inventario, minimizando las diferencias que puedan llegar a ocurrir.
Serán en este sentido de suma importancia todos aquellos procesos que impacten sobre el inventario, desde su recepción hasta su despacho, pasando por el almacenamiento y la preparación de pedidos, y reforzando los controles con conteos cíclicos e inventarios anuales. Los procedimientos logísticos que hacen a la integridad y confiabilidad del inventario serán la base operativa sobre la que se soportará el modelo analítico de control de stock.
En resumen
- El control de stock es para cualquier compañía un proceso de vital importancia, independientemente de si la empresa tiene o no un sector dedicado exclusivamente a ello. Las tareas del control pueden dividirse en sectores tan diversos como finanzas, compras o logística, pero nunca deben dejar de realizarse.
- Un pobre manejo del inventario puede llevar a una empresa a sobre estoquearse, lo que puede derivar en graves problemas financieros, o puede llevar a una compañía a quebrar producto reiteradamente, generando disconformidad y pérdida de clientes.
- Un control eficiente permitirá, en cambio, mantener sanos los estados financieros de la compañía, asegurando al mismo tiempo un nivel de disponibilidad de producto que satisfaga a los clientes, tornándose una ventaja competitiva para cualquier empresa que sepa como utilizarla.
