Si usted es un gerente de operaciones o se encarga de las actividades en un centro de distribución es probable que ya haya escuchado acerca del picking dirigido por voz. Una tecnología de este tipo bien implementada puede lograr una exactitud de 99.9%, mejorar la productividad laboral entre 10 y 50% , además de reducir las lesiones en los trabajadores, elevar la satisfacción del cliente, retenerlo, y lograr el retorno de inversión de los accionistas.
Sin embargo, conocer los beneficios del resurtido mediante la voz es una cosa, convencer a su ocupado ejecutivo de TI para implementarla y contar con los lineamientos necesarios para lograr un proyecto exitoso son dos retos aparte. Así que, ¿cuál es la mejor manera de acercar a su encargado de TI a la voz? y ¿cuáles son aquellos detalles necesarios a tener en cuenta? Aquí se plantean las respuestas a las preguntas más comunes acerca de la forma de involucrar al área de sistemas en un proyecto de implementación de picking por voz para lograr una óptima adopción.
¿Cómo identificar las oportunidades de rendimiento de la tecnología de picking por voz?
Antes del acercamiento con el área de TI, debe conocer cuáles son los puntos débiles de su compañía y qué clase de impacto puede tener la voz en ellos. Asimismo, se requiere hacer uso de datos duros para explicar los beneficios esenciales de la voz. Una vez que haya identificado las oportunidades específicas de mejora en su empresa, puede empezar a elaborar las proyecciones sólidas que capten la atención de su CIO (chief information officer).
¿Básicamente, cuáles serían los temas a demostrar con cifras?
Más específicamente, los asuntos que querrán discutir (usando sus propios números) son: ganancias en productividad, rangos de exactitud, costos laborales frecuentemente reducidos debido a un entrenamiento más eficaz, disminución de movimientos de personal, y la posibilidad del trabajo dirigido por voz para alojar múltiples lenguajes simultáneamente.
¿Por qué ayudar al encargado del área de tecnología a indagar sobre las oportunidades del picking dirigido por voz?
La pregunta podría venir acompañada de ésta otra: ¿No sería este responsabilidad del especialista en TI de la empresa? La respuesta es “sí, en un mundo perfecto”. Pero el hecho es que este individuo está expuesto día a día a un flujo interminable de nuevas tecnologías a través de muchas disciplinas de negocio, y simplemente no tiene el tiempo de evaluar cada una de ellas a profundidad.
¿La tecnología de picking por voz es una aplicación que cuenta con suficiente madurez?
El trabajo dirigido por voz es una tecnología madura que ha sido probada efectivamente en algunas de las más grandes compañías en el mundo.
¿Qué tan sencillo es desplegar este tipo de solución en el resurtido?
Instalar tecnología de voz no es del todo similar a la implementación del WMS (warehouse management system) o del sistema ERP (enterprise resource planning). El trabajo dirigido por voz puede ser desplegado literalmente en un día, y los empleados usualmente se familiarizan con el sistema en horas.
¿Cuáles son los requerimientos mínimos de infraestructura para esta implementación?
El despliegue del trabajo dirigido por voz usualmente requiere un WMS local, un ERP o un sistema de administración y una red de conexión inalámbrica (de 802.11b / 802.11g) compatible dentro del almacén.
¿Cómo es que la voz se integra a un WMS existente?
Muchos WMS de la compañía ya tienen la interfase necesaria para soportar la voz. Las mejores aplicaciones de voz han sido diseñadas para integrar directamente (sin ningún software intermedio) muchos de los WMS más comerciales y populares. Y en el caso de los sistemas WMS creados en casa, hay en el mercado soluciones de software de conectividad especiales, muchos de los usuarios de voz han colaborado en conjunto con su distribuidor para implementar una interfase en tiempo real.
¿Qué tanto apoyo por parte del área de sistemas será necesario para el proyecto?
El apoyo que se necesite por parte del área de TI será mínimo una vez que las interfaces técnicas estén completas. Para ello será importante conducir el proyecto (desde el diseño, desarrollo, pruebas e implementación de los sistemas de voz) de la mejor manera.. Por supuesto que el departamento de TI estará involucrado, pero el tiempo y el trabajo adicional que se le pedirá al equipo de sistemas será mínimo cuando se compara con los beneficios finales que se obtienen del esfuerzo. Además, una vez que el sistema de voz esté corriendo, será muy poco el soporte que necesite.
La seguridad es un asunto importante para un ejecutivo de TI, ¿cómo garantizarla?
La tecnología soporta un estándar de seguridad de 802.1x, incluyendo el Wi-Fi, WPA-PSK, y WPA-Enterprise.
¿Se requiere de un tercero para la administración para los dispositivos móviles de la solución?
Con los sistemas de voz más avanzados, la administración por parte de un tercero no es necesaria, debido a que el mecanismo de administración ha sido construido sobre un sistema de voz.
¿Puede la tecnología por voz aplicarse a ambientes de TI tanto centralizados como distribuidos?
Sí. Mientras las redes de rango amplio se vuelven más dominantes, cada vez más compañías están buscando sistemas centralizados donde sólo las computadoras portátiles y los auriculares de voz sean usados en el centro de distribución y el WMS esté localizado en un lugar central. Los proveedores de voz pueden acomodar este escenario y crear sistemas autónomos para su uso en el ambiente de distribución si es necesario.
¿Puede la voz ser personalizada?
Sí. El trabajo dirigido por voz incluye una herramienta de desarrollo que permite a las compañías acoplar el sistema a su proceso y requerimientos específicos.
¿Hay limitantes sobre dónde puede ser usada la tecnología con respecto a lugares ruidosos o algún otro ambiente difícil?
No en lo absoluto. La voz puede ser usada en los más difíciles ambientes de distribución, incluyendo —por ejemplo— refrigeradores industriales con temperaturas bajo cero, almacenes extremadamente calurosos, ambientes ruidosos y hasta con 100% de humedad.
¿Qué tan rápido la compañía verá el retorno sobre su inversión (ROI)?
En operaciones intensas y de alto volumen, las compañías usualmente ven un retorno de lo esencial en menos de un año. El distribuidor de voz cuenta con herramientas que ayudarán a calcular el ROI en números reales, información que servirá para que el CIO aprecie las ganancias que se obtienen por medio de la voz.
¿Algún ejemplo claro de esto?
Por ejemplo, si la precisión es uno de los mayores problemas de la operación, será interesante analizar cuántos son los costos anuales por errores dentro del negocio y compararlos contra los costos. Si el rango de error se reduce a uno por cada 10 mil (99.99% de exactitud) ésa es una de las más comunes mejoras que trae la implementación de voz.
¿Qué pasa cuando el problema radica en la falta de productividad?
Si la productividad es el problema, será bueno calcular cuánto se ganaría si los trabajadores se volvieran 20% más efectivos. Si a los ahorros por mejoras en la exactitud anteriormente mencionados se les añade los de aumento en la productividad y esto se observa anualmente, será posible crear una proyección sólida sobre cuánto tardaría el ROI en este caso particular. Con rangos de precisión mejorando inmediatamente de 60 a 80% y la productividad incrementando 50% o más, la implementación del trabajo dirigido por voz se paga por sí sola en menos de un año.
