Estructuras modulares desarmables a voluntad, desarme y rearmado hechos por empresas especializadas y con una buena supervisión, verificación estricta de la buena verticalidad de los montantes y de la horizontalidad de las vigas de apoyo, y supervisión del reemplazo de tornillos usados son algunas recomendaciones a tener en cuenta al elegir un centro de distribución.
Veamos ahora el análisis de los procedimientos de control de inventario, comenzando por el diseño general del sistema de información, reconociendo que habrá, casi seguro, movimientos de logística inversa, imposibles de evitar, y que no deberán quedar fuera de los debidos controles. En efecto, de nada, o casi nada, sirve tener un control informatizado de los stocks si no se conocen instantáneamente las devoluciones de los clientes, y sus respectivas causas. De no conocerse estas causas de devolución al momento del reingreso del material a la empresa, pero estando identificada en algún documento no informatizado, será necesario ingresar el material a un subdepósito separado y con acceso restringido sólo al personal del mismo, procediéndose a continuación a la carga de esta información al sistema y al traslado de los ítems a su consiguiente ubicación.
Para los casos de materiales dañados, deteriorados, vencidos en su vida comercial, etc., se deberá proceder al reprocesado, a la venta como rezago, a la donación a entidades sin fines de lucro, o a la destrucción, según sea el caso, y el tratamiento en el inventario será acorde al procedimiento adoptado. En el caso de la industria farmacéutica estos procedimientos están regulados por las autoridades respectivas, que requieren además un control transparente de la información generada.
A esta altura del desarrollo informático, se podría considerar, sin cometer grandes errores, que todos los controles están apoyados por identificaciones por el sistema de códigos de barras, lo que admitiría la idea de que no existen errores, no hay demoras en la registración, y todo funciona como sobre rieles. Pero todavía hay en el país numerosas actividades industriales y comerciales que no utilizan este sistema de identificación, y ello ocurre tanto más cuanto menor es el tamaño de la empresa, esto sin mencionar los casos de empresas con varias plantas y centros de distribución, que carecen de conexión informática entre las distintas instalaciones.
Hace unos años tuve la oportunidad de comprobar uno de estoa casos, típicos como se puede ver, en que los saldos de productos terminados se informaban por teléfono, de persona a persona, todos los días al cierre de actividades. El uso de radiofrecuencia hubiera sido allí el camino más adecuado para mantener permanentemente actualizados los datos del inventario, así se decidió proceder, con gran satisfacción de todos los estamentos de la compañía.
Aquí una reflexión adicional: si la empresa está ubicada fuera de alguna de las grandes ciudades, es importante priorizar la velocidad de atención de los servicios de mantenimiento del proveedor de los equipos informáticos, de poco sirve un sistema de transmisión de datos que cuesta el 15% menos que otros similares, si el representante del service luego tarda 3 días en llegar a la planta o al Centro de Distribución (CD) y no existe un sistema paralelo, aunque fuere más lento, para seguir con los procedimientos.
Además, es importante unificar las marcas de equipos en uso, no debe permitirse que distintos técnicos o profesionales decidan acerca de las marcas a usar sin consultarse entre todos.
La cantidad de personal del CD, sus niveles de conocimientos, sus exigencias en cuanto a experiencia, sus condiciones de capacidad para el trabajo en equipo, su posible liderazgo, serán funciones de toda esta combinación de factores de la empresa. La única recomendación sería proveer siempre personas multifunción, de manera que ante la ausencia de uno haya siempre un reemplazante posible; esto se facilita en general con rotaciones previstas, con una programación de mediano plazo.
Un par de palabras finales: no caer en la tentación de copiar lo que hizo la competencia, o la otra empresa del mismo grupo, o el amigo, o un familiar. Podrá parecer más barato, pero casi seguro resultará más caro a largo plazo.
